EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y LOS SISTEMAS DE ARCHIVOS

 

Estos documentos generados y recibidos en el ejercicio de su actividad por las distintas oficinas de la Consejería de Agricultura y Pesca, tienen, como todos los documentos administrativos, su propia vida. Cumplen un ciclo vital, lo que se ha dado en llamar las tres edades de los documentos: una primera en la que se tramita, una segunda cuando, ya tramitado, todavía puede ser motivo de recurso o de consulta como antecedente, llegando, por fin, a una última edad en la que el documento ha perdido todo valor administrativo, pero puede tener valor histórico.

En cada una de esas edades los documentos tienen distintos valores: mientras se tramita puede tener valor administrativo, fiscal, jurídico o informativo (a los que se llama valores primarios), mientras que cumplida su etapa administrativa puede alcanzar un valor exclusivamente histórico o cultural.

Consecuentemente, el documento en su ciclo vital va a ir pasando por distintos tipos de archivos: mientras dure su gestión tiene que estar lo más cerca posible de la persona concreta que maneja esos papeles, en el Archivo de oficina; cuando haya cumplido su trámite administrativo, pero todavía puede ser motivo de consulta más o menos frecuente por su productor, pasará al Archivo Central, que debe estar situado en los servicios centrales de la institución. Ahí esperará entre 10 y 15 años, donde pasará a un Archivo intermedio, idealmente situado en el extrarradio de las ciudades para poder hacer frente a un almacenamiento masivo de documentos al menor coste, que en el caso de la Junta de Andalucía es el Archivo General de Andalucía. Finalmente, la documentación que tenga que ser conservada será custodiada permanentemente en el archivo histórico. El cuadro que sigue sintetiza todo este ciclo vital

EDAD DE LOS DOCUMENTOS

1 EDAD

Elaboración o recepción del documento. Uso intensivo

2 EDAD

Documento tramitado. Motivo de recurso o consulta como antecedente. Uso menos frecuente. Va adquiriendo valor histórico.

3 EDAD

Valor histórico

VALORES DE LOS DOCUMENTOS

VALOR PRIMARIO

Como instrumento de gestión. Valor administrativo-fiscal-jurídico.

VALOR PRIMARIO

Como instrumento de gestión. Valor administrativo-fiscal-jurídico; valor informativo.

VALOR PRIMARIO/VALOR SECUNDARIO

Valor jurídico; valor informativo; valor histórico-cultural.

VALOR SECUNDARIO

Valor histórico-cultural como testimonio histórico

ARCHIVOS

Archivos administrativos

Intermedio

Definitivo

De oficina

Central

Archivo histórico

PERÍODOS DE PERMANENCIA

No superior a 5 años

10-15 años

30-50 años

permanente

EXPURGO

Eliminación en oficina: copias, duplicados, documentación informativa. Sin propuesta de eliminación (depuración)

Eliminación en Archivo central de la documentación que en ese plazo carezca de valor. Propuesta de eliminación.

Eliminación en Archivo intermedio de la documentación que en ese plazo carezca de valor. Propuesta de eliminación.

No eliminación. Conservación total.

UBICACIÓN

En las oficinas o departamentos que realizan la gestión.

Depósito central en la institución.

Almacén masivo fuera de la institución.

Edificio ajeno a la institución.

DOMINIO DEL ARCHIVERO

Las unidades administrativas manejan directamente y son responsables. Escasa intervención del archivero (etapa prearchivística gestión documental).

Dominio total y responsabilidad del archivero (etapa archivística)

NIVELES DE ACCESO / USUARIOS

Administración, ciudadanos. Restricciones de acceso.

Administración, ciudadanos. Restricciones de acceso

Administración, ciudadanos, investigadores. Restricciones de acceso

Investigadores. Sin restricciones de acceso.