USO DEL AULA VIRTUAL DE HELVIA

Manejo del Aula Virtual como usuario.

Términos básicos

Conocer algunos conceptos es fundamental para entender el funcionamiento de nuestra plataforma educativa. Hablemos brevemente de los más importantes:

Inicio de una sesión.

Los pasos a seguir para iniciar una sesión de trabajo con Helvia son los siguientes:

Hacer click sobre el icono del Aula Virtual desde cualquiera de los espacios de Helvia o bien introducir http://c0/helvia/aula/ desde el navegador si nos encontramos en la red del centro o http://www.juntadeandalucia.es/averroes/centros-tic/códigodelcentro/helvia/aula/ si estamos fuera del centro. Conviene definir este sitio como página predeterminada de inicio para nuestro navegador; ya sabes, si estás ya en el Aula Virtual: Editar >> Preferencias >> Usar página actual. Accederemos a la portada de Helvia, donde se nos pedirán nuestros datos personales. Introduce el nombre de usuario y la contraseña (estos datos serán suministrados inicialmente por el administrador/a de la plataforma). Acceso al aula virtual

El nombre de usuario será siempre el mismo pero la contraseña podrá (y deberá) ser modificada en la primera sesión de trabajo, tal y como se describe al final de este punto.

La manera de entrar en la plataforma puede variar un poco según la configuración, pero por lo general cuando hayamos introducido nuestro nombre de usuario y contraseña aparecerá un menú desplegable donde seleccionaremos el grupo en el que queremos trabajar (esta ventana no aparecerá si el usuario en cuestión pertenece a un único grupo).

Accederemos entonces a la página principal del grupo que describiremos con más detalle en el siguiente apartado. Antes de eso veamos cómo podemos cambiar la clave e introducir o modificar nuestros datos personales.

En la parte superior de la página principal del grupo podemos ver varias funciones, entre las que se encuentra Mis datos. Mis datos

Mis datos es una función privada desde la que el usuario/a puede actualizar su propia información personal y administrar su clave personal. Debe tenerse en cuenta que muchos datos de los que se introduzcan podrán ser visualizados por todos los usuarios/as del grupo en la sección Contactos, por lo que te aconsejamos que no rellenes los datos personales que quieres que desconozcan “por siempre jamás” tus alumnos/as (por aquello del riesgo que conlleva, claro). Por supuesto, es conveniente cambiar la clave personal la primera vez que se utiliza la plataforma ya que seguramente el/la webmaster habrá buscado un sistema de claves que se puede “piratear” fácilmente.

Las secciones cambian según entremos en un grupo u otro (depende de su configuración de secciones, del tipo de grupo que se haya creado,...). El administrador/a del grupo es el que decide el número de secciones que se incluyen en el menú. Por esta razón y porque grupos como el de profesorado y los de alumnos/as son de distinto tipo, detallaremos un poco ambos.

Secciones que encontraremos en un grupo de alumnos

Secciones de los grupos de alumnos Las secciones habituales en un grupo de alumnos/as son las que encontramos en la imagen (corresponden a lo que Helvia denomina un grupo a distancia y debemos tener en cuenta que son totalmente configurables desde la administración, es decir, se les puede cambiar los nombres, eliminar secciones, añadir otras que no nosotros no hemos incorporado, como el chat por ejemplo, etc)

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Conviene saber que disponemos de una Ayuda sensible al contexto en cualquiera de las secciones. El botón de ayuda que aparece en el menú superior de la plataforma nos mostrará información detallada de la sección en la que nos encontramos en ese momento.

Detallemos una a una las secciones que vamos a encontrar, aunque advirtiendo que sus nombres y el orden en el que aparecen lo fija el administrador/a del grupo, por lo que pueden cambiar un poco:

Secciones que encontraremos en un grupo de trabajo:

Algunos de los grupos no son como los de alumnos/as, por su estructura y su propósito; por ello tienen secciones que difieren un poco en su nombre y número. Estos grupos a los que nos referimos son, por ejemplo, el grupo del profesorado, los departamentos, o el del AMPA,... Las posibilidades que tiene la plataforma hacen que estos grupos se ajusten más a un tipo que Helvia denomina “grupo de trabajo”.

Realizar un estudio pormenorizado de estos grupos sería una pérdida de tiempo puesto que encontramos en ellos, en esencia, las mismas aplicaciones que en los grupos de alumnos/as. Realmente, lo que cambia un poco es la terminología y el número de secciones.

Brevemente, las diferencias fundamentales son:

Por último, comentamos que la plataforma Helvia incorpora otros tipos de grupos, además de los que hemos nombrado (a distancia y de trabajo). Corresponde al equipo coordinador del proyecto TIC decidir si conviene o no tener otros en consideración y crearlos. Las secciones no cambian considerablemente y los aquí expuestos son los que, a nuestro juicio, convenía utilizar.

Manejo del Aula Virtual como administrador.

Introducción

Antes de comenzar esta sección, quizá deberíamos hacer algunas aclaraciones sobre su título. En la plataforma Helvia existe la posibilidad de definir a un tipo de usuario/a como Administrador y este usuario/a se encargará de administrar todo un grupo, con las funciones que iremos detallando. Es importante distinguir a este de aquel usuario/a que tiene ciertos privilegios (como administrar el calendario del centro, o los enlaces web públicos, o las noticias...) y que también puede considerarse en ciertos aspectos como un administrador/a o responsable. Las funciones de éstos últimos se detallaron en el primer bloque de la unidad, puesto que son accesibles desde el menú de usuario, sin tener que acudir al menú que ahora nos ocupa: el de Administración. Conviene tener por lo menos un administrador/a por grupo y, aunque se puede tener más de uno, tampoco parece bueno que haya muchos. No obstante, este administrador/a del grupo puede delegar competencias en otros usuarios/as (profesores/as y alumnos/as); eso se consigue asignando los privilegios adecuados a estos responsables.

Por otro lado y como sabemos, también está definida en la plataforma la figura del webmaster; posiblemente haya quien piense que nos hemos dedicado poco en estos apuntes a sus funciones, pero la unidad se alargaría todavía más y confiamos en que los webmasters tengan en los manuales que facilita E-ducativa y en estos apuntes todo cuanto necesitan.

Al menú Administración no sólo podrán acceder los webmasters y los administradores/as, sino también los responsables de unidades en la sección Contenidos. El acceso puede hacerse desde la vista de administración, desde una opción que aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Las acciones que ahora desarrollaremos se hallan todas en el menú Administración, que es bastante extenso. Las funciones que encontraremos en este menú pueden cambiar un poco según la configuración del grupo, por lo que intentaremos cubrir todas las opciones que se puedan plantear. Antes de empezar, unos consejos “paternales”:

  1. Si nos perdemos, disponemos aquí también de un botón de ayuda, que nos mostrará el manual de administración.
  2. Si queremos regresar al menú de usuario, bastará con que hagamos clic en el logotipo de la Junta de Andalucía. logotipo de Helvia
  3. Dentro la vista administración, es muy útil el menú despegable que se encuentra a la derecha de la pantalla, y que permite un acceso rápido a todas las funciones de administración. Opciones de administración
  4. Contaremos en muchos de los apartados de la vista administración con un editor de texto que posee interesantes herramientas de edición, como la posibilidad de vincular a sitios web, a archivos,... El editor de texto

Las funciones que este editor de texto tiene son importantes pero siempre debemos tener en cuenta que existe la posibilidad de utilizar un editor web cualquiera y pegar en el editor el producto que deseemos.

Pero, volviendo a nuestro tema, ¿qué funciones son propias del administrador?

Menú administración >> Usuarios.

Detallaremos las funciones más importantes de este menú:

Menú administración >> Grupos.

Menú administración >> Contenidos.

Presentación: esta sección pretende exponer a los usuarios/as los objetivos e intenciones del grupo y las sugerencias para su mejor funcionamiento. La información se organiza en tópicos (categorías), en los que se puede incluir distintos datos (el nombre, el título, la descripción y un texto en el que se pueden incluir vínculos). La pantalla de Presentación permite gestionar los tópicos desde la parte izquierda (agregar, eliminar y modificar los datos de los mismos). Aparece en cada tópico el editor de texto, que podremos utilizar para añadir varios tipos de vínculos, así como trabajar con todas las opciones de formato típicas.

Categorías públicas.

Como se habrá observado ya, hay determinadas subsecciones que no se han mencionado explícitamente en este bloque. Entre ellas se encuentran las categorías públicas que aparecen, por ejemplo, en la administración de Enlaces Web o Noticias.

Las categorías públicas responden a la posible necesidad en determinadas secciones de contar con categorías comunes a todos los grupos de usuarios definidos. En la sección de Administración >> Usuarios >> Permisos, en las subsecciones Archivos, Enlaces Web, Noticias, Foros, Calendario y Mensajes podemos elegir la opción Alta Pública. En el apartado Dudas, aunque existen públicas y no públicas, sólo se puede marcar la opción Alta (ésta faculta al usuario/a para realizar altas públicas y no públicas).

Si tenemos los permisos necesarios, en las secciones de administración de Enlaces Web, Archivos, Foros y/o Noticias tendremos opción a entrar en el menú Categorías Públicas y gestionar las mismas. Las funciones que encontraremos en el menú son similares a las explicadas ya para categorías no públicas. No obstante y como siempre, la introducción de enlaces web, archivos, foros, dudas, eventos del calendario, mensajes y/o noticias se realizará desde el menú de usuario, aunque sea en una categoría pública.

Uso del editor que incorpora Helvia.

Hemos avanzado que el menú administración dispone de una herramienta bastante potente para mejorar las presentaciones que verán los usuarios/as. Se trata del editor de texto disponible en varias secciones: concretamente en GRUPOS >> ADMINISTRACIÓN, CONTENIDOS >> PRESENTACIÓN y CONTENIDOS >> CONTENIDOS.

Este editor de texto, cuya imagen aparece aquí, dispone de múltiples funciones: bastantes opciones de formato de texto (fuente, color, alineación, sangría) y la posibilidad de insertar líneas y vínculos. De estos últimos queremos ocuparnos, pues el resto es de sencillo uso. Los distintos tipos de vínculos (señalados en la imagen) son: Hipervínculo, Repositorio Local y Repositorio Global. Hablemos de los dos primeros, pues el Repositorio Global se comporta igual que el Repositorio Local.

Menú administración >> Repositorio.

Como hemos indicado, el repositorio es una “biblioteca” en la que los administradores/as y webmasters (estos últimos con muchas más ventajas) colocan distintos objetos: archivos, sitios web y micrositios; este material podrá ser usado por ellos mismos y por los responsables de las unidades en la sección contenidos (hablaremos extensamente de ella en el siguiente bloque).El repositorio de Helvia

En la sección Repositorio encontramos tres opciones:

La sección de contenidos.

Introducción.

En los dos bloques anteriores hemos dejado “de lado” la sección Contenidos. El motivo es que esta sección tiene suficientes extensión e interés como para estudiarla en un bloque distinto. Nos permite incorporar diversos métodos de evaluación y seguimiento de los estudiantes, como pueden ser la propuesta de tareas prácticas, evaluaciones tipo test, etc. Aparece la figura del Responsable, que será el profesor/a de la asignatura y el encargado del seguimiento de la misma.

La sección contenidos está categorizada en Asignaturas o Unidades. Además, éstas pueden ser para el alumno/a “correlativas”, en el sentido de tener que realizar por completo una unidad antes de pasar a la siguiente. Esto crea un conflicto, puesto que como aquí estamos hablando más bien de asignaturas y no de unidades, si el campo “correlativa” aparece marcado al agregar una asignatura, los alumnos/as no podrían realizar las actividades de una asignatura si no se han hecho las de la anterior, lo cual no tiene mucho sentido (veremos cómo evitar este problema). Por otro lado, para no acumular mucho material en la sección, interesa que cada asignatura tenga en general sólo una unidad activa (las demás pueden estar en la plataforma, pero sin activar).

Puesto que el material debe añadirse, modificarse y eliminarse desde el menú Administrador, se hace conveniente que el responsable pueda acceder a ese menú. Esto lo consigue el administrador/a en la configuración del grupo, concretamente en el menú administración: ADMINISTRACIÓN >> GRUPOS >> ADMINISTRACIÓN y seleccionando la casilla “Los responsables podrán acceder a la Administración”.

Administración de la sección de contenidos.

Vamos a cambiar el orden habitual de la unidad y presentaremos en primer lugar la administración de la sección. Es más sencillo entender la vista de usuario si primero sabemos administrarla. Administración de la sección de contenidos

Tendremos que ir a Administración >> Contenidos >> Contenidos para llegar al menú que nos interesa. En él encontramos varias opciones:

Guadalinex

Rafael Bracho López
Marta Pacheco Gras
Paco España Pérez