Boletín Oficial de la Junta de Andalucía - Histórico del BOJA Boletín número 205 de 23/10/2006

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Una de las novedades más notables de la Ley Orgánica 16/1994, reformadora de la Ley Orgánica del Poder Judicial fue la redacción dada al artículo 230, precepto que significa de modo claro y rotundo la recepción en el mundo judicial de los medios informáticos. Dicho precepto vino a reparar, en parte, el vacío normativo que la mejor doctrina venía denunciando respecto de los ficheros de datos personales existentes en los juzgados y tribunales.

Hoy en día es posible incorporar a soporte informático todo tipo de diligencias y actuaciones judiciales. Ello exige, como es lógico, acentuar las garantías de confidencialidad, privacidad y seguridad de los datos personales incorporados a dichos ficheros judiciales. Así, el número 3 del artículo 230 de la expresada Ley Orgánica del Poder Judicial establece que "Los procesos que se tramiten con soporte informático garantizarán la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce, así como la confidencialidad, privacidad y seguridad de los datos de carácter personal que contengan en los términos que establezca la Ley". Ahora bien, debe tenerse en cuenta que dichas garantías deben ser contrastadas y en ocasiones matizadas por el principio de publicidad que afecta, según el artículo 120 de la Constitución, a las actuaciones judiciales.

Por otra parte, el número 5 del citado precepto, dispone que "Reglamentariamente se determinarán por el Consejo General del Poder Judicial los requisitos y demás condiciones que afecten al establecimiento y gestión de los ficheros automatizados que se encuentren bajo la responsabilidad de los órganos judiciales de forma que se asegure el cumplimiento de las garantías y derechos establecidos en la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal". De donde se deduce que el fichero judicial se haya sujeto a la Ley Orgánica 5/1992, hoy Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, convirtiéndose así dicha Ley en punto de referencia de los niveles de protección aplicables a aquéllos. No obstante, debe advertirse la singularidad de la actividad jurisdiccional y los intereses generales que en ella subyacen, que exigen, en ocasiones, una limitación o modulación de los derechos y garantías de los ciudadanos. Por tal motivo, el propio precepto habilita al Consejo General del Poder Judicial para que por vía reglamentaria determine "los requisitos y demás condiciones que afecten al establecimiento y gestión de los ficheros automatizados que se encuentren bajo la responsabilidad de los órganos judiciales"; previsión que permite que por vía reglamentaria se de respuesta a algunos de los problemas derivados de las singularidades y peculiaridades inherentes a la actividad judicial.

El mandato y habilitación reglamentaria contenida en el citado artículo 230.5 de la Ley Orgánica del Poder Judicial es consecuencia directa de la consideración del Consejo General del Poder Judicial como órgano de gobierno del mismo (artículo 122.2 de la Constitución), por lo que a él le corresponde determinar el régimen jurídico aplicable a los ficheros que se encuentren bajo la responsabilidad de los órganos judiciales, la creación de los expresados ficheros, así como la aprobación de los programas y aplicaciones informáticas que se utilicen en la Administración de Justicia.

Tal normativa, consecuencia de la expresada habilitación, se contiene en el Reglamento núm. 1/2005, de 15 de septiembre, de los Aspectos Accesorios de las Actuaciones Judiciales, fundamentalmente en sus artículos 86 a 97, bajo la rúbrica "Del establecimiento y gestión de los ficheros automatizados bajo la responsabilidad de los órganos judiciales", constituyendo el Título V; constatándose en su Exposición de Motivos la exigencia y vigencia ante los órganos judiciales de los derechos de autodeterminación informativa.

Ahora bien, como quiera que la Ley Orgánica 15/1999, de 11 de diciembre, extiende su protección a todo tipo de tratamiento, automatizado o no, de los datos de carácter personal, así como a cualquier modalidad de uso posterior, sea o no automatizado, el presente debe referirse, en consecuencia, no sólo a los datos registrados en soportes automatizados, sino también a los que sean objeto de registro manual, siempre y cuando los mismos se encuentren incorporados a ficheros organizados y susceptibles de tratamiento, automatizado o no.

Dentro de los ficheros de los órganos judiciales deben distinguirse los "jurisdiccionales" y los "no jurisdiccionales" o "gubernativos"; distinción ésta que aparece recogida en el artículo 87.1 del citado Reglamento. Por "ficheros jurisdiccionales" deberán entenderse aquellos que contienen un conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso, que se han obtenido como consecuencia del ejercicio de la potestad jurisdiccional que corresponde exclusivamente a los jueces y tribunales determinados en las Leyes y en los tratados internacionales; y por "ficheros gubernativos" deberán entenderse aquellos obtenidos o que consten en los procedimientos gubernativos.

El artículo 95.1 del expresado Reglamento previene que la creación de tales ficheros de carácter personal tendrá lugar mediante acuerdo del Consejo General del Poder Judicial, que se publicará en el Boletín Oficial del Estado y en los diarios oficiales de las Comunidades Autónomas, notificándose a la Agencia de Protección de Datos.

I I

Resulta procedente acordar la creación de los ficheros de carácter personal dependientes de los órganos judiciales, referidos en los Anexos I y II que acompañan al presente, que adoptarán la estructura y medidas de seguridad declaradas en dichos Anexos.

El Anexo I se refiere a los denominados "ficheros jurisdiccionales", contemplándose la creación de dos ficheros: "Asuntos Jurisdiccionales" y "Registro de Asuntos". En el primero de los citados se contempla al órgano judicial que conozca del procedimiento como Responsable del tratamiento, toda vez que al mismo le corresponde determinar, en el caso concreto, la finalidad, contenido y uso que se da al tratamiento con sujeción a las normas procesales que resulten de aplicación y, en todo caso, a las funciones y competencias que la Ley Orgánica del Poder Judicial atribuye a los Jueces, Tribunales y Secretarios Judiciales al configurar el diseño de la Oficina Judicial, quedando su funcionamiento bajo la dependencia directa del Secretario Judicial. Será en la sede del órgano judicial donde deban ejercitarse, en su caso, los concretos

derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. El ejercicio de estos derechos, dada la naturaleza de la actividad jurisdiccional, está sujeto al doble límite del régimen procesal aplicable en cada caso y de las previsiones del artículo 93 del Reglamento núm. 1/2005, de 15 de septiembre, de los Aspectos Accesorios de las Actuaciones Judiciales.

En el fichero de "Registro de Asuntos" se prevé como Responsable del tratamiento al Secretario Judicial encargado del registro.

Para ambos tipos de ficheros se reconoce a las Administraciones Públicas competentes en la dotación de medios materiales la cualidad de Encargados del tratamiento, al ser los responsables de los centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas, programas, así como del personal técnico que interviene en el tratamiento. Para el Tribunal Supremo se prevé que la actuación del Ministerio de Justicia como Encargado de tratamiento deberá efectuarse en coordinación con el Gabinete de Información y Documentación del dicho Alto Tribunal. En orden a las medidas de seguridad se prevé la adopción de aquellas calificadas de nivel alto en atención a que la información que se maneja en el marco del proceso judicial puede ser considerada, con carácter general, toda ella sensible. En efecto, en algunos supuestos así lo serán por entrar en las categorías a las que se refiere el artículo 7 de la Ley Orgánica de Protección de Datos: Ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual. Pero, incluso, los que no tengan que ver directamente con estas cuestiones pueden guardar con ellas alguna relación que justifica su especial protección o, simplemente, por constar en un proceso judicial, es posible que adquieran un sesgo o connotación por terceros fuera de las actuaciones judiciales. A ello debe añadirse que, en aplicación de las normas procesales, la mayor parte de la información personal obrante en los ficheros de datos judiciales se habrá obtenido sin que mediara el consentimiento de aquél a quien pertenecen. Igualmente, tampoco conviene olvidar que su titular no podrá normalmente recuperar la disposición y el control sobre cuanto sobre él consta en esos registros.

El Anexo II viene referido a los "ficheros gubernativos", contemplándose la creación de dos ficheros. El primero, el propiamente "gubernativo", que contendrá los datos de carácter personal que deriven de los procedimientos gubernativos, así como los que, con las normas administrativas aplicables, sean definitorias de la relación funcionarial o laboral de las personas destinadas en los órganos judiciales y de las situaciones e incidencias que en ella acontezcan, así como los datos médicos imprescindibles relativos a dichas situaciones. Y el segundo, el de "usuarios", que contendrá los datos de carácter personal de los usuarios de las distintas aplicaciones informáticas existentes en los órganos judiciales. Para el primero de los ficheros se previene la adopción de las medidas de seguridad de nivel alto, y para el segundo, de nivel básico.

Por tanto, resulta procedente acordar:

Primero. La creación de los ficheros de carácter personal dependientes de los órganos judiciales, referidos en los Anexos I y II que acompañan al presente, que adoptarán la estructura y medidas de seguridad declaradas en dichos Anexos.

Segundo. Notificar el presente a la Agencia Española de Protección de Datos.

Tercero. Publicar el presente en el Boletín Oficial del Estado, así como en cada uno de los diarios de las Comunidades Autónomas.

Anexo I: Ficheros jurisdiccionales

A) Nombre del Fichero: Asuntos Jurisdiccionales.

a) Finalidad y usos previstos: Gestión, consulta de información y emisión de documentos procesales relativos a procedimientos tramitados ante los órganos judiciales.

b) Personas de las que se obtendrán datos:

1. Demandantes, demandados y promotores de los procesos civiles en los que ha de intervenir el Ministerio Fiscal en defensa de la legalidad, de los derechos fundamentales y del interés público tutelado por la Ley.

2. Denunciante, querellante, denunciado, querellado, perjudicado y responsable civil.

3. Profesionales a los que se encomiende la defensa o representación procesal de las partes.

4. Testigos.

5. Peritos.

c) Procedimiento de recogida de datos: Documentos, grabaciones, escritos, resoluciones obrantes en los procedimientos y demás actuaciones que, con sujeción a las normas procedimentales, se realicen en ellos, procedentes del órgano judicial, de las partes, de organismos o terceros requeridos por los órganos judiciales.

d) Estructura básica del fichero y tipos de datos: Se contendrán los datos de carácter personal que deriven de las actuaciones jurisdiccionales y, en particular, los siguientes:

1. Los que en atención a lo dispuesto en las leyes procesales sean necesarios para el registro e identificación del procedimiento con el que se relacionan.

2. Los que sean necesarios para la identificación y localización de quienes pudieran tener derecho a intervenir como parte.

3. Los que sean necesarios para la identificación de quienes asuman las labores de defensa o representación procesal o intervengan en cualquier otra calidad en el procedimiento.

4. Los que exterioricen las resoluciones dictadas y las actuaciones en él realizadas.

5. Los derivados de la instrucción o tramitación de las diligencias judiciales.

e) Cesiones y transferencias:

1. Organo judicial, por aplicación de las normas de cooperación jurisdiccional, o de competencia territorial, objetiva o funcional, que determinen la atribución del conocimiento del asunto o procedimiento, o de alguna de sus incidencias, o la realización de actuaciones determinadas, a un órgano judicial distinto.

2. Defensor del Pueblo, Ministerio Fiscal o el Tribunal de Cuentas, en el ejercicio de las funciones que tienen atribuidas.

3. Las derivadas de Convenios internacionales ratificados por España, así como de normas comunitarias de cooperación judicial.

4. Consejo General del Poder Judicial, en el ejercicio de las funciones que tiene atribuidas.

f) Responsable del tratamiento: Organo judicial que conozca el procedimiento, quedando su funcionamiento bajo la dependencia directa del Secretario Judicial.

g) Servicios ante los que se ejercerán los derechos: En la sede del órgano judicial que conozca del procedimiento.

h) Encargado del tratamiento:

1. Tribunal Supremo: Ministerio de Justicia en coordinación con el Gabinete Técnico de Información y Documentación del Tribunal Supremo.

2. Resto de órganos judiciales: Administración Pública competente en la dotación de medios materiales, en su respectivo ámbito territorial.

i) Nivel de seguridad: Alto.

B) Nombre del Fichero: Registro de Asuntos.

a) Finalidad y usos previstos: Gestión, consulta y emisión de documentos relativos a los asuntos registrados y la información sobre el órgano judicial que conoce de los mismos.

b) Personas de las que se obtendrán datos:

1. Demandantes, demandados y promotores de los procesos civiles en los que ha de intervenir el Ministerio Fiscal en defensa de la legalidad, de los derechos fundamentales y del interés público tutelado por la Ley.

2. Denunciante, querellante, denunciado, querellado, perjudicado y responsable civil.

3. Profesionales a los que se encomiende la defensa o representación procesal de las partes.

c) Procedimiento de recogida de datos: Documentos, grabaciones, escritos procedentes de las partes, de organismos o terceros requeridos por los órganos judiciales.

d) Estructura básica del fichero y tipos de datos:

1. Los que en atención a lo dispuesto en las leyes procesales sean necesarios para el registro e identificación del procedimiento con el que se relacionan.

2. Los que sean necesarios para la identificación y localización de quienes pudieran tener derecho a intervenir como parte.

3. Los que sean necesarios para la identificación de quienes asuman las labores de defensa o representación procesal o intervengan en cualquier otra calidad en el procedimiento.

e) Cesiones y transferencias:

1. Organo judicial, por aplicación de las normas de cooperación jurisdiccional, o de competencia territorial, objetiva o funcional, que determinen la atribución del conocimiento del asunto o procedimiento, o de alguna de sus incidencias, o la realización de actuaciones determinadas, a un órgano judicial distinto.

2. Defensor del Pueblo, Ministerio Fiscal o el Tribunal de Cuentas, en el ejercicio de las funciones que tienen atribuidas.

3. Las derivadas de Convenios internacionales ratificados por España, así como de normas comunitarias de cooperación judicial.

4. Consejo General del Poder Judicial, en el ejercicio de las funciones que tiene atribuidas.

f) Responsable del tratamiento: Secretario Judicial encargado del registro.

g) Servicios ante los que se ejercerán los derechos: En la sede del registro.

h) Encargado del tratamiento:

1. Tribunal Supremo: Ministerio de Justicia en coordinación con el Gabinete Técnico de Información y Documentación del Tribunal Supremo.

2. Resto de órganos judiciales: Administración Pública competente en la dotación de medios materiales, en su respectivo ámbito territorial.

i) Nivel de seguridad: Alto.

Anexo II: Ficheros gubernativos

A) Nombre del Fichero: Gubernativo.

a) Finalidad y usos previstos: Gestión, consulta y emisión de documentos gubernativos relativos a las plantillas de Jueces y Magistrados, Secretarios Judiciales, así como del resto del personal adscrito a la Oficina judicial.

b) Personas de las que se obtendrán datos:

1. Jueces y Magistrados.

2. Secretarios Judiciales.

3. Resto de personal adscrito a la Oficina judicial y, en su caso, al Gabinete Técnico de Información y Documentación del Tribunal Supremo.

c) Procedimiento de recogida de datos:

1. Directamente de los propios afectados.

2. De los órganos competentes sobre los cuerpos o carreras a los que pertenezcan los afectados, cuando la Ley así lo permita y dentro de los límites en ella establecidos.

3. Los que consten en las disposiciones de nombramiento publicados en el Boletín Oficial del Estado y Boletines Oficiales de las Comunidades Autónomas.

d) Estructura básica del fichero y tipos de datos: Se contendrán los datos de carácter personal:

1. Que deriven de los procedimientos gubernativos.

2. Los que, con arreglo a las normas administrativas aplicables, sean definitorios de la relación funcionarial o laboral de las personas destinadas en los órganos judiciales y de las situaciones e incidencias que en ella acontezcan, así como los datos médicos imprescindibles relativos a dichas situaciones.

e) Cesiones y transferencias. En el ejercicio de las funciones que tienen encomendadas por una norma con rango de Ley:

1. Consejo General del Poder judicial.

2. Organos Gubernativos.

3. Administraciones Públicas territoriales con competencia en materia de personal de la Administración de Justicia.

f) Responsable del tratamiento: El órgano gubernativo con competencia según las previsiones de la Ley Orgánica del Poder Judicial.

g) Servicios ante los que se ejercerán los derechos: En la sede del órgano gubernativo correspondiente.

h) Encargado del tratamiento:

1. Tribunal Supremo: Ministerio de Justicia en coordinación con el Gabinete Técnico de Información y Documentación del Tribunal Supremo.

2. Resto de órganos judiciales: Administración Pública competente en la dotación de medios materiales, en su respectivo ámbito territorial.

i) Nivel de seguridad: Alto.

B) Nombre del Fichero: Usuarios.

a) Finalidad y usos previstos: Gestión, mantenimiento y control de las cuentas de usuarios habilitadas en los sistemas de Gestión Procesal y demás aplicaciones informáticas, aprobadas por el Consejo General del Poder Judicial.

b) Personas de las que se obtendrán datos: Personas a las que están asociadas las distintas cuentas de usuario.

c) Procedimiento de recogida de datos:

1. Directamente de los usuarios.

2. De los órganos competentes sobre los cuerpos o carreras a los que pertenezcan.

d) Estructura básica del fichero y tipos de datos: Se contendrán los datos de carácter personal de los usuarios de las distintas aplicaciones.

e) Cesiones y transferencias: Consejo General del Poder Judicial y Administraciones Públicas competentes, en el ejercicio de las funciones que tienen atribuidas.

f) Responsable del tratamiento y servicios ante los que se ejercerán los derechos: ante la Administración Pública competente en la dotación de medios materiales, en su respectivo ámbito territorial.

g) Encargado del tratamiento:

1. Tribunal Supremo: Ministerio de Justicia en coordinación con el Gabinete Técnico de Información y Documentación del Tribunal Supremo.

2. Resto de órganos judiciales: Administración Pública competente en la dotación de medios materiales, en su respectivo ámbito territorial.

h) Nivel de seguridad: Básico.

En Madrid, a 20 de septiembre de 2006.- El Presidente del Consejo General del Poder Judicial, Francisco José Hernando Santiago.

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