Normas de la sala de consulta

Fondos Documentales del Archivo 

1. El acceso a los Archivos y la consulta de los fondos documentales es libre y gratuito, sin perjuicio de que los ciudadanos tengan que acreditar su identidad. Para ello, cada usuario tendrá que facilitar alguno de los siguientes documentos que acrediten la identidad, el Documento Nacional de Identidad (DNI), el Número de Identificación de Extranjeros (NIE), o el pasaporte. El documento aportado será escaneado y devuelto en el momento.
   De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de datos y garantía de los derechos digitales, le informamos que sus datos personales, facilitados de forma voluntaria, pasarán a formar parte de un fichero de responsabilidad de la Consejería de Cultura, siendo tratados de forma confidencial y conservados para el acceso y uso de los servicios que prestan los archivos de la Junta de Andalucía. Este tratamiento es necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento. Asimismo, le informamos que podrá usted ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición dirigiéndose a la Dirección General de Patrimonio Histórico y Documental, de la Consejería de Cultura, en la siguiente dirección de correo electrónico: dgpatrimoniohistoricoydocumental.ccph@juntadeandalucia.es
2. Sólo está permitido introducir en la Sala los objetos necesarios para realizar la consulta y las anotaciones oportunas (ordenador, tablet, teléfono móvil, folios sueltos y lápiz). Cualquier otro objeto requerirá la autorización del responsable de la Sala. Queda expresamente prohibida la entrada de objetos que pudieran afectar la integridad de los documentos consultados, así como cualquier tipo de bebida o comida.
3. El usuario se dirigirá al responsable de la Sala para cualquier consulta sobre los fondos, así como para solicitar cualquier información que precise.
4. En lugar visible de la Sala de Consulta figurará el Cuadro de Clasificación del Archivo.
5. Disponibles para los usuarios estarán en la Sala de Consulta los instrumentos de descripción necesarios para la consulta de los fondos.
6. No podrán ser copiados, reproducidos ni publicados los instrumentos de descripción, de manera que sean protegidos los derechos relativos a la propiedad intelectual de sus autores.
7. La petición de documentos se realizará en el impreso denominado “Solicitud de consulta de documentos en Sala”, que se cumplimentará íntegramente, con caracteres legibles. Se formalizará una solicitud por cada unidad que se desee consultar (libro, caja, legajo, plano, expediente, documento...).
8. Cuando existan reproducciones de los documentos que solicite el usuario, por motivos de conservación se priorizará el acceso a dichas imágenes en lugar de a los originales.
9. Se podrán solicitar hasta tres unidades simultáneamente, aunque éstas deberán ser consultadas de una en una.
10. Las peticiones deberán realizarse con una antelación de quince minutos al horario previsto para el cierre de la Sala.
11. No está permitido consultar la misma unidad documental de manera simultánea por dos o más usuarios, salvo autorización expresa del responsable de la Sala.
12. Los documentos se manipularán con sumo cuidado, sin alterar bajo ningún concepto su orden original, especialmente de aquellos que estén sueltos o descosidos.
13. Las anotaciones y referencias se tomarán mediante el uso de lápiz o de ordenador portátil.
14. No podrán dejarse marcas o incluir objetos entre los documentos.
15. Para garantizar la conservación de este patrimonio, el Archivo excluirá de la consulta aquellos documentos en mal estado cuya manipulación haga peligrar su integridad.  
16. El usuario devolverá los documentos personalmente al responsable de la Sala una vez haya concluido la consulta. Ningún usuario podrá salir del edificio del Archivo sin haber cumplido este trámite.
17. Podrá reservar para el día siguiente los documentos que esté consultando, en cuyo caso deberá cumplimentar una nueva solicitud de consulta.
18. Se podrá reservar con una antelación máxima de siete días, fijando fecha y hora, la consulta de hasta cuatro unidades de instalación. Esta reserva quedará sin efecto pasados treinta minutos de la hora determinada. Pasada una semana sin que hayan sido consultadas las unidades reservadas, éstas serán devueltas al depósito.
19. No podrá sacarse ningún documento de la Sala de Consulta.
20. Debe respetarse el silencio en la Sala de Consulta. Los teléfonos móviles deberán estar apagados o en modo silencio.
21. Cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservación y/o la integridad de los documentos implicará la suspensión cautelar del derecho de acceso al archivo, hasta que se resuelva el procedimiento administrativo y penal correspondiente (Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal, Arts. 323 y 324. Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, Título IX. Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía, Título VI). 

Biblioteca del Archivo 

1. El catálogo de la Biblioteca Auxiliar del Archivo está informatizado y disponible en Red para los usuarios.
2. La consulta de los fondos de la Biblioteca del Archivo se realizará mediante el impreso establecido a tal fin. El procedimiento para la consulta de libros de la Biblioteca del Archivo será el mismo que el dispuesto más arriba para los fondos documentales.
3. El Archivo no ofrece servicio de préstamo domiciliario de los volúmenes de su Biblioteca Auxiliar.  

Reprografía  

Reproducciones de documentos realizadas con los medios técnicos y humanos del Archivo

1. El servicio de reproducción de documentos está concebido y organizado como apoyo a las consultas de los ciudadanos sobre nuestros fondos. La autorización por parte del Archivo de las reproducciones quedará en todo momento supeditada al informe favorable del estado de conservación de los documentos, así como a un informe que garantice que no se ven afectados los datos personales de personas mencionadas en la documentación, conforme a la normativa vigente.
   
2. Las solicitudes de reproducción de documentos se pueden realizar por correo electrónico, o mediante la plataforma @rchivAWeb, o en línea a través de la página web del Archivo, rellenando el modelo en http://lajunta.es/136ju, donde se indicarán la signatura de la unidad de instalación, el contenido, los folios y el número de ficheros de imagen (uno por carilla de folio). Para identificar los documentos referenciados en la solicitud se utilizarán testigos normalizados, disponibles a tal efecto, que deberán ir colocados al comienzo del documento solicitado.
3. El número máximo de reproducciones, los medios o técnicas por los que éstas se hagan, y el tiempo de entrega, estarán en función de los medios materiales y humanos de que disponga el Archivo en cada momento, y del formato, soporte y estado de conservación de los documentos.
4. Las reproducciones realizadas con los medios técnicos y humanos del Archivo están sujetas a los precios públicos vigentes aprobados por la Consejería de la Junta de Andalucía con competencias en el ramo de Cultura (Orden de 31 de julio de 2006, por la que se fijan y revisan los precios de los servicios de reproducción prestados por los archivos y otros centros dependientes de la Consejería de Cultura que conserven patrimonio documental andaluz). Las reproducciones se realizarán después de la aceptación previa del presupuesto de reproducción, y una vez efectuado el pago.
5. Las reproducciones de documentos solicitadas se destinarán únicamente a fines de estudio o investigación, sin finalidad lucrativa.
6. La publicación, distribución o cesión a terceras personas de las reproducciones suministradas por el Archivo deben ser expresamente solicitadas y autorizadas por éste, en cumplimiento de lo dispuesto por la legislación vigente.
7. En cualquier edición o publicación de los mencionados estudios o investigaciones es obligatorio hacer referencia a la procedencia de los documentos, citando el Archivo y la signatura de cada no de ellos.

Reproducciones de documentos realizadas por el usuario con medios propios en la Sala de Consulta

1. Los usuarios podrán realizar reproducciones en la Sala de Consulta de documentos, usando medios propios de captura de imágenes (móviles, tabletas, cámaras compactas no profesionales), sin flash, sin trípodes ni otros elementos que pongan en peligro la integridad física de los documentos o de las personas, con la autorización previa de la Dirección del Centro. Las reproducciones tendrán una finalidad exclusivamente de estudio e investigación, sin finalidad lucrativa
2. Los fondos con especiales condiciones de acceso y consulta (con especial atención a los afectados por la normativa de protección de datos personales, o que afecten a la intimidad de las personas, documentos sometidos a derechos de propiedad intelectual, etc.) no podrán ser fotografiados, salvo autorización expresa de los titulares de los derechos
3. El permiso para fotografiar los documentos estará siempre supeditado a un informe favorable de su estado de conservación, realizado por los técnicos del Archivo
4. Para obtener el permiso necesario para esta modalidad de autocopia, el usuario habrá de rellenar una solicitud que se le proporcionará en la propia Sala de Consulta
5. El usuario se compromete a cumplimentar, con fines estadísticos, un anexo en el que deberá identificar los documentos fotografiados con su signatura, así como el número de imágenes obtenidos para cada unidad documental
6. Un documento que explica el procedimiento para la realización de estas autocopias, la documentación excluida a priori de este servicio, y las condiciones de uso, figura en lugares visibles en el tablón de anuncios de la Sala de Consulta y en la mesa de los responsables de la Sala

Sevilla, a 26 de julio de 2022

LA DIRECCIÓN