Procedimiento para el préstamo administrativo de documentos
El préstamo administrativo de documentos es “la entrega o remisión de expedientes o, en general, documentos, a los órganos jurisdiccionales o administrativos en cumplimiento de lo dispuesto en el Ordenamiento Jurídico” (artículo 98 del Reglamento del Sistema Archivístico de Andalucía), y se rige según lo dispuesto en dicho reglamento. Conforme a ello, el Archivo General de Andalucía ofrece la siguiente guía para facilitar la gestión de dichos préstamos.
Las solicitudes podrán realizarse:
preferentemente a través del Sistema de Información @rchivA;
mediante correo electrónico a coordinacion.aga.ccul@juntadeandalucia.es;
a través de cualquier otra forma de comunicación contemplada en la normativa de procedimiento administrativo. A estos efectos, se recuerda que para el envío y recepción de comunicaciones electrónicas interiores, la Junta de Andalucía dispone de la herramienta BandeJA.
El Archivo General de Andalucía facilitará, en caso necesario, el formulario creado al efecto, en el que se recogen todos los datos necesarios para la correcta gestión.
Deberá realizarse una solicitud por unidad documental.
En el caso de no ser el órgano o unidad administrativa peticionaria la productora de los documentos solicitados, será necesario adjuntar a la solicitud de préstamo una autorización del órgano o unidad administrativa productora o remitente de los mismos. Se exceptuarán de este requisito los requerimientos de los órganos jurisdiccionales.
Siempre que sea posible y que concurran circunstancias que no hagan estrictamente necesaria la remisión de los documentos originales, se preferirá la remisión de copias, autenticadas o no, de los documentos solicitados.
Los documentos objeto del préstamo serán entregados personalmente a la persona competente del organismo peticionario, que firmará a su retirada el oportuno recibí en el impreso correspondiente.
Con carácter general, se establece un plazo máximo de préstamo de tres meses, que podrá ser ampliado por razón de la naturaleza del procedimiento que lo motivó.
La devolución de los documentos objeto del préstamo se realizará por la misma vía por la que se produjo la entrega. La devolución se verificará igualmente en mano al personal del Archivo General de Andalucía, que firmará el correspondiente recibí.
En el caso en que por razón de la tramitación administrativa se hubieran agregado nuevos documentos a las unidades documentales objeto del préstamo, se comunicará por escrito esta circunstancia al Archivo General de Andalucía, con especificación de los documentos agregados.