Traslado del Archivo Central del Patronato de la Alhambra y Generalife

Dentro del proceso de renovación de instalaciones, en la sede del Patronato se ha procedido a realizar obras en las oficinas con el fin de mejorar sus instalaciónes, estas obras se han llevado a cabo en diferentes fases. La última fase debía desarrollarse en la zona del sotano, lugar donde se había instalado años atrás un mueble compactus que servia para conservar la documentación de oficina generada por el Patronato.

Por parte de la Secretaría General del Patronato de la Alhambra se encomendó al personal técnico del Archivo gestionar la transferencia, puesto que las obras debían comenzar en el mes de agosto, por lo que era necesario transferir toda la documentación para su adecuada custodía e instalación a la sede el Archivo, en los denominados Nuevos Museos de la Alhambra.
 
El personal de archivo procedió a  ocuparse de todos los pasos que conlleva una transferencia de un volumen elevado de documentación, que consistía en el control de la documentación a transferir, traslado e instalación definitiva de las 2.197 cajas. Tras este proceso la Empresa Gama  en colaboración con Gruas Jaldo desmontó el compactus y lo traslado para dejar el espacio libre .
 

El tiempo empleado en todo el proceso ha sido un mes.

• 1.- Preparación de la documentación a transferir:

El proceso consta de los siguientes pasos:

-Numeración currem de todo el archivo una vez comprobadas las posibles lagunas.
-Cotejo con la Base de datos denominada Archivo Central.
-Precintado de las cajas para evitar que cualquier accidente permitiese la perdida o deshorden de la documentación.
-Elaboración de una hoja de transferencia con la equivalencia entre el numero currem y la signatura correspondiente otorgada en el   Archivo Central

Equipo de Archivo: 4 personas (técnicos de Archivo, personal contratado y becario de archivos del master de la UNED.

Tiempo empleado: 3 días.

 
Biblioteca de la Alhambra y Generalife
La necesidad de espacio donde instalar el fondo a transferir obligó a la Biblioteca de la Alhambra y Generalife a trasladar gran parte del Fondo Jacinto Bosh Vilá instalado en un compactus al primer piso de la estructura metálica del depósito; Una vez terminada esta primera fase se procedió a compactar parte del depósito un total de m/l de libros desplazados y compactados. Sin estos trabajos previos hubiera sido imposible la transferencía del Archivo Central.

• 2.-Traslado de la documentación.

El problema fundamental que planteó la salida de la documentación, tanto de la sede el Patronato de la Alhambra como la entrada en los depósito del Archivo sito en los Nuevos Museos de la Alhambra eran unos circuitos muy complicados de salvar, por lo que fue necesaria la utilización de grúas para conseguir trasladar la documentación y evitar escaleras, pasillos estrechos, etc.
 
-las cajas de Archivo salian por una ventana con rejas.
-se establecio una cadena con el personal encargado de la transferencia.
-las cajas se sacarón en orden inverso instalandose en canastas
-las canastas una vez completas eran elevadas por una grúa pluma e instaladas en un camión.
-Una vez completado el camión se trasladaba todo el equipo del Archivo y el personal de Grúas Jaldo a los depósitos de los Nuevos Museos y alli con una grúa se salvaban las alturas de tres pisos para dejarlos en el jardín de nuestraa instalaciónes, desde donde ese trasladaba con una transpaleta a laos depósitos para ser instalada por número currem en las estanterías que previamente habían liberado el personal de la Biblioteca.

Equipo de Archivo: todo el personal del Archivo (funcionarios y personal contratado para tareas de restauración, digitalización y descripción documental y personal en prácticas de la UNED.

Gruas Jaldo: dos camiones, 11 canastas de plástico de gran capacidad  para la documentación, y tres trabajadores.
 
Tiempo empleados: 2 dias con sus tardes.

Una vez finalizado el traslado se ha procedido por parte del personal técnico a cotejar las cajas transferidas con la Hoja de transferencia que puesta en limpio ha sido firmada por la Secretaría General de Patronato de la Alhambra y la responsable del Archivo de la Alhambra y Generalife, como establece la norma archivística.

Desde este momento el personal técnico del Archivo se ocupará de la descripción de todo el Fondo del Patronato de la Alhambra y Generalife, organísmo autónomo de la Junta de Andalucía,transferida según la normativa ISAD(G)  y tal y como establece el Reglamento de Archivos de la Junta de Andalucía, estará para servir, conservar y difundir la documentación que en cualquier momento se nos consulte, hará fotocopias o en su caso si es necesario copias digitales tanto de la documentación gráfica como textual, que se generá en el desarrollo de las competencías que tiene encomendado el Patronato.