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Arch-e. Revista Andaluza de Archivos

Nº 3  09 junio 2010


3.011. La CNEDA : un nuevo modelo conceptual de descripción archivística

Antonia Heredia Herrera09 junio 2010

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Antonia Heredia Herrera
Doctora en Historia. Archivera
aherediaherrera@telefonica.net



Resumen

La autora sintetiza el nuevo modelo conceptual que se configura como base de las Normas Españolas de Descripción Archivística, sustentado en las relaciones entre las entidades archivísticas que son objeto de descripción.

 

Palabras clave: Descripción archivística, Normas Españolas de Descripción Archivística.



Abstract

The author summarizes the new conceptual model that configures the background of the Spanish Standards of Archival Description, supported in relationships between archival entities that are objetcs of description.

 

Keywords: Archival description, Spanish Standards of Archival Description.

 

Es un honor para mí participar en este homenaje a Dolores Torres Puya, cuyos valores profesionales sólo son superados por su valores humanos. Con este breve texto quiero colaborar en este número a ella dedicado.

Después de dar el gran salto de la catalogación a la descripción, la novedad para ésta empieza en el afianzamiento de su denominación, porque queda descartada la expresión ‘descripción documental’ con que algunos la habíamos llamado en alguna ocasión y prevalece la de ‘descripción archivística’, porque la otra novedad es su ampliación más allá de los documentos de archivo que dejarán de ser objeto exclusivo de la descripción aunque seguirán siendo obligatorios y prioritarios en esta función y en su proceso, pero ahora habremos de extendernos a los contextos con ellos relacionados, que al convertirse en objetos de la descripción no serán sino unidades de descripción también. Es este el marco para el nuevo modelo conceptual para ella que nace en España.

Cuando el Ministerio de Cultura pone en marcha la CNEDA, Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística en mayo de 2007, integrada por nueve expertos1, contábamos con la segunda versión de la ISAD(G) y también la segunda de la ISAAR(CPF), estaba por aprobar la ISDF para las funciones y actividades y la ISDIAH para la descripción de las instituciones archivísticas, amén de otras normas como la EAD, la EAC y otras indirectamente relacionadas, además de las numerosas adaptaciones nacionales y regionales de la ISAD(G). Nadie había intentado la integración entre ellas, ni siquiera el CIA, porque lo que se ha hecho hasta ahora eran traducciones de cada una y en algún caso adaptaciones. Y las aplicaciones no han ido más allá de aplicaciones individualizadas para cada norma.

El programa a desarrollar para elaborar el nuevo modelo conceptual de descripción archivística está constituido por una sucesión de actividades sujetas a una cronología establecida, recogidas en un documento expuesto en la web del Ministerio, porque desde el principio fue intención y voluntad involucrar a toda la comunidad archivística y garantizar la participación a lo largo de la elaboración del proyecto y no al final.

Desde el inicio del funcionamiento de la Comisión tres términos han quedado incorporados como esenciales a nuestro vocabulario: entidad archivística, relación y atributo2 desde el momento en que hemos optado por la aplicación de la técnica de modelado de datos entidad/relación que desde su propuesta en 1976 ha dado grandes resultados en el ámbito de las Bibliotecas3. El modelo entidad/relación se nos ofrece como el más apropiado en el medio informático para testimoniar los múltiples contextos en que está inserto un documento y que son los que nos dan el relieve y profundidad de éste a la hora de la descripción.

El primer texto, resultado del trabajo, es de 15 de diciembre de 2008 y ha tratado de precisar los tipos de entidades objeto de la descripción y desde principios del 2009 está colgado en la web del Ministerio de Cultura ( http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDA tiposEntidad 2008 1215.pdf ) y ha sido objeto de bastantes observaciones por parte de los profesionales españoles y de comentarios laudatorios por parte de profesionales de otro país.

Las entidades archivísticas acotadas --que no son sino objetos o unidades de descripción-- han sido en primer lugar, como inexcusables, los documentos de archivo y sus agrupaciones, que hasta ahora denominábamos ‘niveles de descripción’. El segundo grupo lo constituyen los denominados ‘agentes’ que no son sino las instituciones, familias o personas que tienen relación con los documentos de archivo, relación no limitada a la producción , así, además de productor, otros como autor, coleccionista, destinatario, editor, refrendador, etc. también podrán describirse. El tercer grupo lo integran las ‘funciones’ y sus divisiones, que no son las que producen pero sí determinan los documentos, es decir no siendo productores sí se reconoce entre ellas y los documentos una relación de procedencia. El cuarto grupo de entidades --por su relación de custodia y de gestión con los documentos-- lo forman los ‘Archivos’ como instituciones archivísticas indiscutibles pero a sabiendas de que existen documentos de archivo en otras instituciones como Bibliotecas, Museos, Academias, Bancos, también éstos serán descritos. Los otros grupos de entidades son ‘tema’ y ‘lugar’ que forman parte del contenido de los documentos y hasta ahora no se había abordado su identificación y representación, siendo posible.

Antes he comentado que había tres términos que hemos incorporado a nuestro léxico como indispensables, pero también hay otros que han desaparecido justificadamente del glosario de la CNEDA, como ‘nivel de descripción’. El entorno del nivel de descripción sólo esta relacionado con las categorías documentales de la estructura de un fondo y no era --aunque no lo dijera la ISAD(G)-- sino la representación del nivel de clasificación. La descripción archivística ha quedado ampliada más allá de los documentos de archivo. Las agrupaciones documentales correspondientes a los antiguos niveles quedan suficientemente reconocidas como entidades documentos, de aquí que ‘nivel de descripción’ no afectando a la totalidad del modelo conceptual no sea imprescindible su uso, sin perjuicio de que su concepto archivístico persista. A las unidades de descripción que coincidían con los niveles de descripción, se añaden otras unidades de descripción.

La acotación de estas entidades no va a impedir que cada una de ellas pueda jugar más de un papel. Así, una institución archivística puede ser agente por su relación de custodia y de gestión con los documentos y tema por figurar como contenido/materia de un documento.

Los distintos tipos de entidades han sido subdivididos en subtipos. Por poner un ejemplo, los subtipos de la entidad ‘agentes’ son las instituciones, las familias, las personas a las que se reconocerán relaciones de producción, de autoría, de coleccionismo, etc. con los documentos.

Cada una de las entidades podrá ser descrita mediante representaciones independientes pero relacionadas unas con otras dentro de un Sistema que evite la repetición, mejore la investigación y la recuperación de la información.

En este momento estamos precisando y reconociendo las relaciones de unas entidades con otras y todavía nos queda un buen trecho que recorrer.

El nuevo modelo conceptual se aparta de una descripción plana y rígida, como era la practicada para elaborar instrumentos de descripción, y la llena de relieve al potenciar con las relaciones, la descripción de los contextos documentales. Por otra parte busca la captura y comprensión adecuada y satisfactoria de cualquier usuario que no tiene porqué tener conocimientos de Archivística, pudiendo acceder por multitud de vías a la información que le interese. En definitiva, y esto es bien significativo: de los instrumentos de descripción hemos pasado a un sistema de descripción archivística, que representa la gran evolución del modelo estático a partir de una descripción plana, unidimensional, a un modelo pluridimensional, con una descripción con muchas dimensiones, y lo que es más extraordinario no exige la formación previa de los usuarios.

Pensad por un momento en la descripción de un acta de una Junta de comerciantes de un Consulado mercantil de los que se crearon en América a partir de 1784 en los puertos habilitados para el comercio. Podría ser el de Buenos Aires, creado el 30 de enero de 17944. Con el nuevo modelo conceptual, no tendríamos solo la descripción de ese documento concreto con fecha y contenido, sino también la descripción del Consulado de Buenos Aires como agente productor, incluso la descripción de los firmantes del Acta como agentes que han participado en la génesis del documento, también la de la función de gobierno que regulaba las reuniones de los comerciantes y ,como no, las descripciones de los temas tratados en dicha reunión, amén del Archivo que en su papel de agente custodio y gestor también tiene relación con el referido documento. Hay que reconocer que hacer una descripción, analizando todos los contextos, puede ser además de laborioso, lento, pero no olvidemos que muchas de las descripciones hechas una vez pueden valer para muchas ocasiones, así una vez descrito el Consulado de Buenos Aires no habremos de hacerlo de nuevo.

Y algo más, para perder el miedo, referente a las relaciones que se alzan como algo necesario en cualquier contexto incluso en el mundo empresarial. Ninguna empresa, actualmente, a la hora de planificar un buen funcionamiento puede prescindir de acotar y constatar las relaciones con los productos con los que trabaja, con sus fabricantes, con los proveedores, con los usuarios, con los trabajadores, etc.

No quiero terminar de hablar de la descripción sin hacer una breve alusión terminológica con relación a la misma. La descripción como función archivística forma parte de la gestión documental entendida como el largo proceso o conjunto de procesos que afecta a todo el ciclo vital de los documentos, de aquí que el vocabulario utilizado en los textos normativos de la gestión documental no debería establecer contradicciones con el utilizado en las normas para dicha función.

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