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Antonia Heredia Herrera

Esta norma viene a completar las ya existentes para la descripción en el entorno archivístico, siendo el objeto de la misma los Archivos y las otras instituciones que custodian documentos de archivo.

El nuevo texto ha tenido en cuenta bastantes de las observaciones recibidas sobre la ISIAH. Las novedades, los cambios, las matizaciones (empezando por el título y continuando por sus 29 elementos de descripción) y su formalización son analizados en este trabajo.

The rough draft for the ISIAH - International Standard for Institutions with Archival Holdings (2007) has turned out to be the first version of the regulations compiled in the ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (2008), and it was presented at the International Congress on Archives held in Kuala Lumpur in 2008.

These regulations complete those already existing on archival descriptions, focusing on Archives and other institutions in charge of the safeguard and preservation of records.

The new draft was developed according to the ISIAH guidelines. Its new features, changes, slight alterations (such as the new title and the 29 elements for description) and ratification process are all analyzed in this document.

 

Palabras clave: Normalización, Descripción archivística, Política archivística

Ya está a disposición de todos la primera versión de la norma para la descripción de los Archivos y de otras instituciones con documentos de archivo, lista para aprobarse en el próximo Congreso Internacional de Archivos y que viene a sumarse a las otras normas del entorno de la descripción archivística y como de todas debe importarnos su aplicación.

Se ha modificado el título de la norma y como consecuencia sus siglas, al igual que se hiciera con la ISAF/ISDF, incluyendo la D del término: descripción, pasando así de ISIAH (1) a ISDIAH (2). No se ha variado, en cambio, el objeto de la norma manteniéndose en el caso del original ("instititutions with archival holdings"), mientras que en la traducción española se ha pasado de "instituciones que custodian recursos archivísticos" a "instituciones que custodian fondos de archivo". Fondos de archivo que también incluyen las colecciones como luego quedará expresado en el epígrafe 6; 6.1. ¿No hubiera sido mejor para los archiveros españoles referirse a los Archivos (como instituciones archivísticas por excelencia) y a otras instituciones que custodian documentos de archivo? Sin embargo del título de la norma y de su aplicación se desprende que no hay necesidad de distinguir los Archivos de las Bibliotecas o de los Museos. Y puede ocurrir que tal falta de necesidad se dé en países donde los documentos de archivo no tienen necesariamente que estar en los Archivos, lo que no suele pasar en nuestro entorno.

Entiendo que cuando se habla de las otras instituciones que no son Archivos no creo que debamos referirnos a los Archivos de las Bibliotecas, de los Museos, de los Centros de Documentación, porque estos también son Archivos, sino a la Bibliotecas, Museos o Centros de documentación que tienen documentos de archivo de otros productores. Lo cierto es que la norma no se detiene en esta apreciación.

El glosario se ha reducido. Si antes incluía calificador, custodia, descripción archivística, institución archivística, productor, registro de autoridad, ahora se han reducido los términos a cinco cambiando el nombre de institución archivística por institución con fondos de archivo y suprimiendo custodia. No cabe duda que cuando avanzan las versiones unas veces se mejora, pero no siempre, porque a veces se empeora.

Antes y ahora se repite "descripción archivística" y situándonos en el nuevo contexto de la descripción archivística, la definición dada puede dar lugar a confusión. Veamos. Esta norma, ISDIAH, del mismo modo que la ISDF es para describir las funciones, según dice es para describir "instituciones que custodian fondos de archivo", entre otras los Archivos, como instituciones, lo que supone que las referidas instituciones son unidades de descripción, pero ocurre que la definición de descripción archivística solo parece afectar a la "documentación" que debe ser los mismísimos documentos de archivo pero no, desde luego, los Archivos como instituciones. Habrá que redefinir "descripción archivística" cuando esta función a partir de un uso compatible y coordinado de todas las normas de descripción ha ampliado su objeto. Lo que no tiene sentido es incluir en este glosario la definición de descripción archivística aplicada a los documentos de archivo, que difiere de la aplicada a la descripción de los denominados "custodios" que no son sino los Archivos y otras instituciones que custodian documentos de archivo.

Hubiera sido bueno mantener la definición de custodia y habrá que explicar qué vamos a entender por unidades de descripción identificándolas con las "entidades archivísticas" que también habrá que definir, porque tan unidad de descripción es una serie, como un productor, como una función, como un Archivo. Las unidades de descripción ya no se limitan a los documentos y a sus agrupaciones.

El cambio de "institución archivística" por "institución con fondos de archivo" no solo ha afectado a la propia expresión sino a la definición en la que se han sintetizado ahora las funciones realizadas por la organización, referidas a custodiar, preservar y hacer accesibles a los documentos de archivo, cuando en la definición del texto anterior de la ISIAH ese proceso afecta solo a la "documentación". ¿Documentación es sinónimo de documentos de archivo?

Los fondos de archivo exigen en el contexto de esta norma una aclaración porque tanto se identifican con fondos y colecciones como con recursos archivísticos. El siguiente párrafo es ilustrativo al respecto: "Para que esta información /la que resulta de la aplicación de esta norma/ sea completamente útil es necesario vincular la descripción de las instituciones que custodian fondos de archivo con la descripción de los recursos archivísticos existentes" (fol. 46, 6) como si los recursos archivísticos no fueran sino los denominados "fondos de archivo".

Tengo la sensación de que estamos desnaturalizando nuestro término y concepto más esencial: "Archivo/archivo" por ese efecto globalizador de incluirlo en las "instituciones archivísticas" o "instituciones con fondos de archivo".

Sorprende además un término utilizado ahora con profusión que creo recordar no figuraba en el texto de la traducción anterior, me refiero a "detentores" unas veces referidos a los documentos de archivo (Cfr. Prefacio, p.4) y otras a los "archivos" (Cfr. Prefacio, p.5)a los que suponemos afecta la sinonimia y deben ser las mismas instituciones que hace poco custodiaban fondos de archivo y antes recursos archivísticos(Cfr. Prefacio, p.1). La referida inclinación terminológica abunda, porque el verbo detentar también se hace habitual.

De "detentar" dice el DRAE "retener uno sin derecho lo que manifiestamente no le pertenece" y de "detentor", al igual que "detentador" el que retiene la posesión de lo que no es suyo, sin título, ni buena fe que pueda cohonestarlo".

Quizá hay más. Cuando se afirma (Prefacio, p4) que: "vincular la descripción de los documentos con la información relativa a los productores y detentores de los mismos, es esencial..." da la sensación, por efecto de la redacción, que productor y detentor es lo mismo y por otra parte se habla de descripción para los documentos y no expresamente para los productores y detentores, cuando la ISDIAH es una norma de descripción para los segundos.

Esta discrecionalidad en el uso de expresiones que naturalmente tienen que trascender a los conceptos, trasmiten sensación de inseguridad ante situaciones y planteamientos básicos. Lo que no debe ser bueno.

A la hora de los ejemplos españoles, se ha corregido "sección de fondos" sustituyéndolo por "sección de Archivo" algo menos incoherente pero que sin duda no descarta la confusión.

Y del vocabulario a los objetivos y estructura, siguiendo el orden de análisis que hicimos con ocasión del primer borrador, con ocasión del último Congreso de ANABAD (3). Quizá nos ayude la reproducción en columnas de las traducciones españolas del primer y del segundo borrador.

5.1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN		5.1.ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
5.1.1. Identificador		5.1.1. Identificador
5.1.2. Forma(s) autorizada(s) del nombre		5.1.2. Forma(s) autorizadas del nombre
5.1.3. Forma(s) paralela(s) del nombre		5.1.3. Formas paralela(s) del nombre
5.1.4. Otras forma(s) del nombre		5.1.4. Otras forma(s) del nombre
5.1.5. Tipo		5.1.5. Tipo de institución que conserva fondos de archivo
5.2. ÁREA DE CONTACTO		5.2. ÁREA DE CONTACTO
5.2.1. Direccion(es)		5.2.1. Localización y direccion(es)
5.2.2. Telef.,fax, correo electrónico		5.2.2. Telef., fax, correo electrónico
5.2.3. Dirección de internet		5.2.3. Personas de contacto
5.2.4. Personal responsable
5.3. ÁREA DE DESCRIPCIÓN		5.3. AREA DE DESCRIPCIÓN
5.3.1. Contexto cultural y gfco.		5.3.1. Historia de la institución que conserva los fondos de archivo
5.3.2. Historia		5.3.2. Contexto cultural y gfco.
5.3.3. Estructura administrativa		5.3.3. Estructura administrativa
5.3.4. Política de ingresos		5.3.4. Gestión de documentos y política de ingresos
5.3.5. Edificio(s)		5.3.5. Edificio(s)
5.3.6. Fondos y agrupaciones documentales		5.3.6. Fondos y otras colecciones custodiadas
5.3.7. Instrumentos de descripción y publicaciones		5.3.7. Instrumentos descripción,guías
5.4. ÁREA DE ACCESO		5.4. ÁREA DE ACCESO
5.4.1. Horario de apertura		5.4.1. Horarios de apertura
5.4.2. Condiciones y requisitos		5.4.2. Condiciones y requisitos para el uso y el acceso
5.4.3. Acceso para discapacitados		5.4.3.Accesibilidad
5.4.4. Modo de acceso y transportes
5.5. ÁREA DE SERVICIOS		5.5. ÁREA DE SERVICIOS
5.5.1. Servicios de ayuda a la investigación		5.5.1. Servicios de ayuda a la investigación
5.5.2. Servicios de reproducción		5.5.2. Servicios de reproducción
5.6.ÁREA DE CONTROL		5.6. ÁREA DE CONTROL
5.6.1. Identificador de la descripción		5.6.1. Identificador de la descripción
5.6.2. Identificador de la institución		5.6.2. Identificador de la institución
5.6.3. Reglas y/o convenciones		5.6.3. Reglas y/o convenciones
5.6.4. Estado de elaboración		5.6.4. Estado de elaboración
5.6.5. Nivel de detalle		5.6.5. Nivel de detalle
5.6.6. Fechas de creación, revisión o destrucción		5.6.6. Fechas de creación,revisión o eliminación
5.6.7. Lengua(s) y escritura(s)		5.6.7. Lengua(s) y escritura(s)
5.6.8. Fuentes		5.6.8. Fuentes
5.6.9. Notas de mantenimiento		5.6.9. Notas de mantenimiento

Del título de la Norma y de su aplicación se desprende que el objetivo es la descripción de cualquier institución que custodie documentos de archivo sin destacar como prioritarios a los Archivos. La globalización hace de las suyas, como ya he apuntado antes.

Pero hay algo que me parece preocupante, a estas alturas, por poco exacto. En el prefacio (punto 5) cuando al relacionar las diferentes normas resume los objetivos respectivos dice de la ISAD (G) que es para los fondos y las partes que los componen dejando fuera a las colecciones y quizá a otras posibles agrupaciones documentales; de la ISAAR (CPF) comenta que es para los registros de autoridad sólo de los productores, dejando al margen a los autores, a los coleccionistas, a los destinatarios a quienes habrá que aplicar la referida norma; de la ISDF dice que es para la descripción de las funciones de los productores cuando también lo es para las divisiones de las funciones como pueden ser las actividades.

En cuanto a la estructura se han mantenido las seis Áreas con iguales denominaciones (identificación, contacto, descripción, acceso, servicios, control), con lo que se sigue manteniendo que las cinco primeras se refieren a la institución que se describe y la sexta a la descripción realizada que sin lugar a dudas son cosas bien distintas. Al mantenerse el nombre de Área de descripción se mantiene lo inapropiado de tal denominación cuando las otras Áreas, con excepción de la de control, siguen siendo parte de la descripción de la institución como ocurre en el ISAD (G).

Los 31 elementos se han reducido a 29 al refundir todas las direcciones en un solo elemento y al no duplicar los servicios de ayuda que también han quedado reducidos a un solo elemento. Las denominaciones de los elementos se han rectificado o matizado. El elemento 5 del Área de identificación (5.1.5.) ha pasado de ser simplemente "tipo" a "tipo de institución que conserva los fondos de archivo" pero ni antes ni ahora trata de precisar ni distinguir si se trata de un Archivo o de otra institución, sino de enumerar determinadas características de la institución descrita, como puede ser su carácter de pública o privada, su clasificación en razón del ciclo vital de los documentos, su titularidad. El elemento 4 del Área de descripción (5.3.4.) no se limita ya a "política de ingresos" sino que se amplia a la gestión documental en general, con lo que quizá hubiera sido coherente insistir en la política de ingresos que entiendo también es gestión documental. El elemento 6 de dicha Área (5.3.6.) ha modificado "Fondos y agrupaciones documentales" por "fondos y otras colecciones custodiadas" en la que sobra por obvio lo de custodiadas, habiendo bastado fondos y colecciones -porque resulta que fondo no es una colección-. El objetivo de este elemento pretende "proporcionar aproximación a los fondos y otras agrupaciones documentales custodiadas en la institución". Hubiera sido bueno explicar el cómo de esa aproximación que bien puede ser mediante texto libre y acumulativo, como queda plasmado en los ejemplos aportados, pero también pudiera ser razonable hacerlo mediante el cuadro de clasificación de fondos y colecciones del Archivo, facilitando de esta manera la vinculación con la descripción de los fondos y colecciones que luego se pretende en el capítulo 6 (4). El elemento 8 (5.3.8.), antes "instrumentos de descripción y publicaciones" se ha sustituido por "instrumentos de descripción, guías y publicaciones" de lo que pudiera desprenderse que las guías no son instrumentos de descripción. Si lo que se quería era priorizar las guías ¿por qué no se ha enunciado "guías y otros instrumentos de descripción", amén de las publicaciones?

En cuanto al elemento 1 del Área de servicios (5.5.1.) vuelvo a insistir, como lo hiciera con el primer borrador, que los servicios de los Archivos no se reducen a la ayuda a la investigación, sin embargo aunque se mantiene la denominación "servicios de ayuda a la investigación" en el objetivo del mismo trata de mejorarlo hablando de "servicios de ayuda a las consultas e investigación", que por fin quedan mejor aclarados a la hora de explicar la aplicación de la respectiva regla. El elemento 5.5.3. de esta misma Área ha cambiado la denominación de "Facilidades para el público" por "Espacios públicos" que no es tampoco una denominación para tirar cohetes. Más acertado en cambio (5.6.5.) "Estado de elaboración" que "nivel de elaboración"

Poco tengo que añadir a los elementos del Área de control sobre lo apuntado en el análisis del primer borrador, pero insisto en algo reiteradamente apuntado por mí, que no es sino el constatar la mayor dedicación a cumplimentar la información para este Área en relación con las otras Áreas, resultando en ocasiones excesiva para algunos elementos como "nivel de detalle" / "estado de elaboración".

En cuanto al capítulo 6 que completa el texto de la Norma sobre las relaciones que no tendrían que establecer sino la relación de los Archivos y otras instituciones con documentos de archivo con las descripciones de los fondos y colecciones u otras agrupaciones existentes, de una manera inmediata y fácil, a pesar de la supuesta aclaración a partir de los ejemplos españoles que han superado lo farragoso de la traducción y lo complicado de los ejemplos de otros países, no resulta excesivamente convincente desde mi punto de vista, por artificial.

Y hablando de ejemplos, no dejo de insistir en la utilidad de éstos para nosotros y me congratulo por ello. La inclusión de ejemplos españoles completos no hace sino testimoniar lo fácil de la aplicación de esta norma -la más fácil de todas ellas- que tanto se acerca a lo aplicado con bastante generalidad en España para describir los Archivos de nuestros respectivos Sistemas y las otras instituciones que conservan documentos de archivo de otros productores.

Esta satisfacción no me impide sin embargo hacer una observación más allá de la aplicación de la ISDIAH a la vista de la descripción incorporada del Archivo General de Indias, por el hecho de conocerlo más que los otros Archivos descritos. Me refiero y enlazo con la aplicación de la ISAAR (CPF), necesaria para conseguir las denominaciones normalizadas, entre otras, de los productores, que en la mayoría de los casos sirven para dar nombre a los fondos que van a figurar en la enumeración exigida para cumplimentar el elemento 5.3.6. del Área de descripción. Mi reflexión va por la dedicación y tiempo que la ISAAR (CPF) nos va a exigir, porque a veces la bibliografía es abundante para poder acertar con rigurosidad las denominaciones normalizadas. Es el caso de dos instituciones a las que se hace alusión cuando la información se refiere a la "sección de Archivo": "Consulados" que aunque así se conoce desde no hace excesivamente tiempo, quizá exigiría el calificativo de "mercantiles" en beneficio de la comprensión para cualquier usuario. Las instituciones a que me refiero son en primer lugar la asociación, no precisamente gremial, que fue antecedente del Consulado de cargadores a Indias que fue la "Universidad de mercaderes" y no de cargadores, porque este término tarda todavía en ser acotado, en ser delimitado (5). En segundo lugar, el que se denomina en la descripción "Consulado Nuevo de Sevilla". Denominación coloquial para distinguirlo del Consulado de cargadores denominado, coloquialmente también, con ese fin distintivo, "viejo". El nombre correcto de ese Consulado apodado "nuevo" es "Consulado marítimo y terrestre de Sevilla" y así figura en su documento fundacional y en sus Ordenanzas (6). Valga este inciso por lo que en más de un caso va a suponer aplicar esa norma complementaria que es la ISAAR (CPF).

Y siguiendo con los ejemplos, alguna otra observación. ¿Porqué la discrecionalidad de la grafía a la hora del uso del término archivo? (Cfr. ACA, 5.5.2). Por otro lado, a la hora de cumplimentar el elemento 5.6.6. del Área de control, las fechas pueden referirse a la creación de la descripción, a la revisión o a la eliminación de la misma, de aquí que consignar una fecha sin más no hace sino confundir.

Para terminar, me alegra comprobar que bastantes observaciones hechas por mí y remitidas en su día al primer borrador de la ISIAH han debido coincidir con las de otros profesionales, de aquí que hayan sido tenidas en cuenta en este nuevo texto de la ISDIAH, lo que no quiere decir que vistas las nuevas observaciones que me he permitido, todavía la norma no nos resulte plenamente satisfactoria.

(1) Consejo Internacional de Archivos. ISIA: Norma internacional para las instituciones que custodian recursos archivísticos (borrador de mayo de 2007). Adoptada por el Comité de Buenas prácticas y Normas profesionales. Madrid, España, 2007.

(2) Consejo Internacional de Archivos. ISDIA: Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo. Adaptada por el Comité de Buenas prácticas y Normas. Londres, etc., 2008.    

(3) Heredia Herrera, Antonia. "La representación de los custodios de la memoria: la ISIAH". En Actas VIII Congreso de ANABAD [CD-ROM], (Madrid 13-15 febrero de 2008).

(4) Las bases de datos CENSARA (Censo de Archivos andaluces) y CENFOCOA (Censo de Fondos y Colecciones andaluces) al incluir en la primera, a la hora de la descripción de cada Archivo, en el momento de explicitar sus fondos y colecciones mediante el cuadro de clasificación, permite con solo pinchar el nombre del fondo o la colección desplegar en CENFOCOA la descripción del fondo o colección pinchado.

(5) Sobre la denominación de la referida asociación, sobre su creación, sobre sus     asociados y sobre su actuación, cfr. Heredia Herrera, Antonia. "El Consulado de mercaderes de Sevilla, una institución retrasada del Descubrimiento", En Actas   del Congreso del Descubrimiento. Real Academia de la Historia, Madrid, 1992, pp.35-51.

(6) Heredia Herrera, Antonia: "El Consulado nuevo de Sevilla y América". En Actas de las V Jornadas de Andalucía y América. Sevilla, 1986. p. 287-301.