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Arch-e. Revista Andaluza de Archivos

Nº 3  09 junio 2010


3.010. El proceso de evaluación del Archivo General de la Universidad de Jaén: Nuevas herramientas de gestión y calidad

María Dolores Sánchez Cobos09 junio 2010

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María Dolores Sánchez Cobos
Archivo General de la Universidad de Jaén
mdcobos@ujaen.es




Resumen

En 2010 el Archivo General de la universidad de Jaén ha recibido de la UCUA, una MENCIÓN DE RECONOCIMIENTO a su labor en las acciones de mejora llevadas a cabo, como consecuencia de su proceso de valuación. Este artículo describe el camino recorrido hasta llegar a este punto y la forma en que la implantación de un sistema de gestión de calidad ha transformado e impulsado el Archivo General de la UJA.

 

Palabras clave: Archivos Universitarios. Gestión de calidad. Archivo General de la Universidad de Jaén.



Abstract

In 2010 the General Archive of the University of Jaén received from the UCUA, a recognition mention because of its role in the improvement actions undertaken as a result of its assessment process. This article describes the way which has been followed until reaching this point and how the implementation of a quality management system has transformed and promoted the General Archive of the UJA.

 

Keywords: University archives. Quality management. General Archive of the University of Jaén.

 

La globalización no debería llevarnos a una uniformación
 que limitara nuestra identidad, ni la integración habría de
 suponer imposición de unas partes sobre las otras.

Antonia Heredia Herrera

 

1. INTRODUCCIÓN.

Desde hace algunos años, los organismos responsables de la enseñanza superior en Europa han lle-gado a la conclusión de que es necesario reemplazar los modos tradicionales de funcionamiento de la Universidad, si se desea alcanzar cotas elevadas de excelencia y transmitir a la sociedad una imagen positiva de la institución. En esta línea, las Recomendaciones generales de la Comisión de Educación Superior de las Comunidades Europeas, fundamentalmente en los años 1997 y 1998, indicaban ya las directrices que deben cumplir los sistemas de aseguramiento de la calidad en la Universidad, entre las cuales el requisito de la evaluación ocupa un lugar destacado.

En este artículo intentamos exponer una muestra del cual es el papel del Archivo y de su situación actual dentro de una Institución que está encaminada a conseguir cotas de excelencia.

Si la Universidad, como servicio público tiene la obligación de rendir cuentas de sus actuaciones a la sociedad, la cual exige cada vez más transparencia y más responsabilidad, la calidad del sistema de gestión integral de la documentación es fundamental para alcanzar estos objetivos1.

Para ello tomaremos como punto de partida el proceso de evaluación llevado a cabo por El Archivo General de la Universidad de Jaén - en adelante AGUJA-

Para realizar dicha evaluación interna, se ha seguido el modelo de excelencia EFQM2 y, en concreto, la versión ampliada y corregida del mismo recogida en la Guía adoptada para este fin por el Plan Anda-luz de Calidad de las Universidades Andaluzas3, guía que ha servido de orientación, desde una pers-pectiva eminentemente práctica, al Comité encargado de ejecutar la evaluación del Servicio de Archi-vo General de la Universidad de Jaén, trasladándole la filosofía de calidad y los principios metodológi-cos utilizados en la evaluación institucional de la Universidad.

Aunque el concepto de calidad es de difícil definición, lo cierto es que se entiende como una estrate-gia para perseguir la mejora continua empleando una serie de herramientas integradas de gestión, entre las cuales la información, la planificación y la evaluación de procesos son actividades de primera línea. En este punto radica el alcance de la orientación que demanda a la Universidad, concretando el cambio de cultura (perfeccionamiento, responsabilidad social, orientación al usuario, etc.) en una modificación de las prácticas diarias de gestión de la organización.

En resumen, como se cita en la Guía, el objeto fundamental de esta evaluación era el de contribuir al perfeccionamiento, modificando los modos de funcionamiento y fomentando la autorreflexión, la autocrítica y la toma de decisiones con base racional. La evaluación debe servir principalmente para señalar áreas de debilidad, reconocer errores y realizar los cambios oportunos dentro de la gestión.

Teniendo en cuenta el compromiso institucional de la Universidad de Jaén de evaluar todos sus servi-cios en el período 2001-2006, el Vicerrectorado de Calidad y Dirección Estratégica comunicó en sep-tiembre de 2006 la conveniencia de que el Servicio de Archivo General fuese evaluado en la convoca-toria del año 2006 del Plan Andaluz de Calidad de las Universidades, siendo aceptado por el propio Servicio.

La autoevaluación se ha realizado siguiendo las directrices que marca el Plan Andaluz de Calidad de las Universidades 2001-2006, y teniendo como base metodológica la Guía de Autoevaluación de Servi-cios Universitarios editada por la Unidad para la Calidad de las Universidades Andaluzas4.

El Servicio de Archivo General de la Universidad de Jaén se encuadra dentro del Área de Apoyo a la Comunidad Universitaria junto con el Servicio de Planificación y Evaluación, Información y Asuntos Generales, Servicio de Informática y Servicio de Bibliotecas.

La Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades, establece que corresponde al personal de administración y servicios la gestión técnica, económica y administrativa, así como el apoyo, la asistencia y asesoramiento a las autoridades aca-démicas, el ejercicio de la gestión y la administración en las áreas que se determine necesario para la Universidad en el cumplimiento de sus objetivos.

Los Estatutos de la Universidad de Jaén, en su Capítulo II, contemplan los Servicios de Apoyo a la Do-cencia y a la Investigación5, entre los cuales aparece el Archivo General. Asimismo, establecen su de-pendencia orgánica del Secretario General, indicando que éste es el encargado de proponer al Conse-jo de Gobierno para su aprobación el régimen de funcionamiento del Archivo General.

Por otro lado, los mismos Estatutos, en su artículo 59, establecen que el Gerente es el “responsable de la gestión de los servicios administrativos y económicos de la Universidad de acuerdo con las di-rectrices marcadas por sus órganos de gobierno”, por lo que entendemos que la Jefatura del Servicio de Archivo General depende orgánicamente del Gerente.

La ubicación del AGUJA en el contexto general de la Universidad de Jaén es el siguiente:

Estructura Administrativa de la Universidad de Jaén

 

2. EL PROCESO DE EVALUACIÓN

El proceso de evaluación realizado por el AGUJA basado en el modelo EFQM6, ha seguido el protoco-lo de evaluación, proporcionado por la unidad Técnica de Evaluación.

Éste se ha llevado a cabo a través de varias fases:

  • Fase previa.
  • Fase de evaluación.
  • Fase Fase final.

Estas a su vez engloban una serie de actuaciones que de forma esquemática exponemos a conti-nuación:

 

FASE PREVIA FASE DE EVALUACIÓN FASE FINAL
Planificación del proceso de evaluación del
AGUJA
Autoevaluación.
Evaluación externa
Informe Final
Compromiso con la
evaluación
Recogida de información Elaboración del
Informe final
Constitución del CASAGUJA Utilización de la Guía y de las tablas
de evaluación
Exposición pública del Informe final
Jornada de Formación Sesiones de trabajo del ASAGUJA Plan de Mejora
Entrega de material de trabajo Análisis y valoración Procesos de seguimiento del Plan de mejora
Planificación del proceso de evaluación Elaboración del Informe de autoevaluación  
Presentación pública Publicidad y participación (alegaciones)  
  Formación del Comité Externo por la UCUA  
  Análisis del informe de Autoevaluación  
  Visita del CEE7.  
  Publicidad y participación  
  Informe de la Evaluación Externa  
CAS-VCAL CAS-CEE CAS-VCAL

 

 

Fase Previa: Planificación del proceso:

Siguiendo las indicaciones del Vicerrectorado de Calidad y Dirección Estratégica8 el Grupo de Cali-dad del Servicio de Archivo General propuso que dicho Comité estuviese representado además de por todos sus integrantes por otros sectores vinculados al Servicio, para lo cual se propuso la si-guiente composición:

  • Presidente: un miembro del equipo de Gobierno de la Universidad 
  • Coordinador: El Jefe del Servicio
  • Tres representantes del Personal del Servicio 
  • Dos representantes del PDI
  • Dos representantes del PAS
  • Un representante de los estudiantes9

No resultó difícil encontrar miembros del PDI dispuestos a colaborar, igual ocurrió con los dos miembros del PAS y con el representante de los estudiantes.

El objetivo del Grupo de Calidad fue que el Comité tuviese una representación lo más amplia posi-ble para que en ella tuviesen cabida todos los sectores existentes en la institución. Dicha propues-ta fue comunicada al Vicerrectorado de Calidad y Dirección Estratégica y una vez recibido el visto bueno del Vicerrectorado, los integrantes del Comité fueron los siguientes:

Presidenta: Secretaria General de la UJA.

Miembros en representación del Servicio:

  • Jefe de Sección de Documentación Administrativa.
  • Técnico Especialista de Archivos Bibliotecas y Museos.
  • Jefe de Negociado del Archivo General.
  • Jefe del Servicio

Representantes de otros sectores vinculados con el Servicio:

  • Catedrático (Área de Química Física).
  • Profesor (Área de Filología Latina).
  • Jefe de Sección de Gestión Económica.
  • Coordinador de la Facultad de Sociales y Jurídicas.
  • Alumno de Derecho

Esta propuesta fue comunicada al Vicerrectorado de Calidad y Dirección Estratégica

Constituido el Comité, se llevó a cabo una Jornada de Formación de Comités Internos impartida por el Vicerrectorado de Calidad y Dirección Estratégica y el Servicio de Planificación y Evaluación. También participaron, para exponer sus experiencias, los servicios que hasta el momento se habí-an autoevaluado10.

Esta actividad formativa tenía como finalidad:

a) Difundir los objetivos del Plan Andaluz de Calidad de las Universidades.
b) Comentar las actuaciones en materia de calidad que se están desarrollando en la UJA.
c) Explicar la metodología del proceso de evaluación interna.
d) Entregar y comentar los materiales de que disponen los Comités de Evaluación Interna.
e) Establecer un calendario de trabajo.

 

Fase de evaluación:

a) Autoevaluación.

Después de la jornada de formación, se convocó en una primera reunión a los miembros del Co-mité, en la que se acordó el método de trabajo, periodicidad de las reuniones y publicidad de la autoevaluación.

Las primeras actuaciones a realizar fueron las siguientes:

Recogida de toda la información posible relacionada con el AGUJA, para poder llevar a cabo el análisis y valoración de los distintos criterios y subcriterios contemplados por el modelo EFQM11.

Con este modelo se evalúan de forma global todos los componentes que puedan intervenir en su actividad.

Éstos se estructuran en dos partes:

Componentes llamados agentes que son los responsables de la calidad12 y están representados por los siguientes criterios:

Liderazgo
Política y estrategia
Personas
Alianzas y recursos
Procesos

Componentes que muestran los resultados obtenidos y que están representados por los criterios:

Resultados en los clientes
Resultados en las personas
Resultados en la sociedad
Resultados clave.

Siguiendo las indicaciones de las Guías promovidas por el Consejo de Universidades13 se incluyó también un apartado previo para analizar la evolución y el contexto actual del AGUJA.

Siguiendo la enumeración del modelo, se denominó criterio 0. En este criterio se describe y analiza de forma resumida toda la trayectoria del AGUJA desde su creación hasta el momento actual.

  • A continuación se llevó a cabo la valoración de la calidad del Servicio. 
  • Se realizaron encuestas al personal y a los clientes.
  • Se detectaron las debilidades y fortalezas del Servicio.
  • Se formalizó un plan con sugerencias de mejora.
  • Se confeccionaron las distintas tablas propuestas por dicho modelo.

Las reuniones14 se realizaron semanalmente y las diferentes valoraciones no se hicieron por votación, sino por consenso.

El Comité valoró la excelencia de cada actividad de gestión analizada, asignando puntuaciones en una escala que oscilaba del 1 al 5, siendo ambos extremos los valores mínimos y máximo de cali-dad. En todo caso, para otorgar una puntuación 3 o superior, se requirió la existencia de alguna evidencia que pudiera confirmarla.

Del proceso de trabajo del Comité podemos destacar:

  • La participación e implicación de todos los miembros del Servicio, lo que supuso un mayor conocimiento de las tareas que se realizan en el mismo, conocimiento que se hizo extensivo al resto de los miembros del Comité y también al resto de la Comunidad Universitaria.
  • La colaboración recibida del Vicerrectorado de Calidad y el asesoramiento de carácter técni-co del Jefe del Servicio de Planificación y Evaluación fueron bastante positivas sobre todo a la hora de aclarar problemas terminológicos recogidos en la Guía de Autoevaluación.

Una vez elaborado el informe de autoevaluación se envió al Vicerrectorado de Planificación Estra-tégica y Gestión de la calidad. Se elaboró un folleto para publicitar el autoinforme entre la Comu-nidad Universitaria y con el objetivo de que se hicieran las alegaciones que se considerasen opor-tunas.

El Autoinforme se remitió al UCUA para que fuese analizado por el Comité Externo, formado por expertos en Calidad.

Posteriormente se llevó a cabo la visita de dicho Comité Externo.

 

b) Evaluación externa

La composición del CEE ha sido la siguiente:

  • Presidenta: María Pinto Molina (Universidad de Granada)
  • Profesional del servicio universitario: Severiano Hernández Vicente (Universidad de Salamanca15)
  • Experto en evaluación: Francisco Javier García Marco (Universidad de Zaragoza)

Los miembros de este CEE16 tienen probada experiencia en el campo de evaluación de unidades de información y en la aplicación de los sistemas de calidad. Vienen desempeñando cargos de responsabilidad en el ámbito universitario y han formado parte de comités de calidad de otras universidades y organismos, a lo largo de su carrera profesional. De ahí que el CASAGUJA considerase que la designación de sus miembros se había ajustado a su perfil para evaluar el Servicio de Archivo General de la Universidad de Jaén.

El CASAGUJA, elaboró un programa de la visita y asistencia a las Audiencias y demás incidencias.

El Comité de Evaluación Externa (CEE) comenzó su actividad con una reunión de carácter interno con el fin de planificar su actividad durante la visita.

Las actividades que se llevaron a cabo fueron las siguientes:

  • Reunión con el CASAGUJA.
  • Visita a las instalaciones del Archivo General de la Universidad. 
  • Entrevista con el Vicerrectorado de Planificación Estratégica y Gestión de Calidad.
  • Entrevista con Los Jefes de Servicio.
  • Entrevista con Los usuarios del Servicio de Archivo General. 
  • Audiencia pública. 

Todo ello con el objetivo de conocer la opinión que cada uno de estos sectores tenían sobre el Ser-vicio Evaluado.

  • Elaboración de un informe preliminar que fue comunicado de forma oral al CASAGUJA.

 

Fase final

Durante esta etapa El Comité de Evaluación Externa emitió por escrito el Informe de Evaluación Externa17. Dicho Informe fue un resorte fundamental para la elaboración del Informe final y la puesta en marcha del Plan de Mejora por parte de CASAGUJA.

El proceso de seguimiento del Plan de Mejora fue el siguiente: Una vez evaluado el Servicio, el Plan de mejora se envió a la Unidad de Calidad de las Universidades Andaluzas (UCUA).

Dicho Plan de Mejora fue admitido en el Plan de Apoyo a los Planes de Mejora. Éste tenía como objeto el fomentar en los servicios evaluados el desarrollo de las acciones de mejora, consecuencia del proce-so de evaluación.

Los plazos para el desarrollo de las acciones contempladas en el Plan de Mejora fueron los siguientes, contados a partir de la fecha de admisión del Plan de Apoyo:

Acciones a corto plazo: 6 meses.
Acciones a medio plazo: 12 meses.
Acciones a largo plazo: 24 meses.

En un plazo de doce meses a partir de la fecha de admisión18 al Plan del Servicio, el responsable de éste debía emitir una memoria de seguimiento del desarrollo de las acciones a corto y medio plazo acom-pañados de los correspondientes justificantes de acuerdo con los indicadores definidos en el Plan de Mejora.

A los 24 meses a partir de la fecha de admisión al Plan del Servicio, el responsable del mismo tenía que emitir una nueva memoria de seguimiento del desarrollo de todo el Plan de Mejora y justificar las acciones realizadas.

Una vez evaluado su cumplimiento y habiendo sido éste favorable, el UCUA ha otorgado recientemen-te al Servicio de Archivo General una MENCIÓN DE RECONOCIMIENTO.

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