El procedimiento para elaborar y remitir a la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos las propuestas de eliminación de documentos originales que cuenten con tablas de valoración aprobadas, está recogido en el artículo 18 de la Orden de 7 de julio de 2000, por la que se regula el funcionamiento de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos y los procesos de identificación, valoración y selección documentales (BOJA núm. 88, de 1 de agosto de 2000). 

Para facilitar la tarea de los y las profesionales de archivos a la hora de emprender dicho procedimiento, se publica esta propuesta de modelos de formularios.

En este mismo sentido, y en virtud de lo dispuesto en el artículo 2.3 de la citada Orden, la Comisión acordó en la sesión plenaria celebrada el 26 de junio de 2008 que en el informe preceptivo para la propuesta de eliminación, en el caso de que la fecha de los documentos de la propuesta rebase la fecha del período estudiado, debe aparecer obligatoriamente información sobre la normativa, el procedimiento, series relacionadas y valoración desde la fecha del período estudiado hasta las nuevas fechas extremas (que se procurarán ampliar para que el período de aplicación de la tabla sea lo más extenso posible). Si, a estimación del archivero o archivera que realiza el informe, la valoración difiere de la de la tabla ya publicada, la Secretaría derivará la propuesta al Grupo de Trabajo pertinente, para que este recabe la revisión del estudio a los archivos necesarios.

Por tanto, para dar cumplimiento a este acuerdo, cuando la fecha de los documentos cuya eliminación se propone rebase la del período estudiado deberá cumplimentarse el Anexo 1, no requerido en el resto de los casos.

Dado el proceso de revisión en el que se encuentran las tablas de valoración de contenido económico (impuestos, subvenciones y series de la Intervención General/Delegada/Provincial), la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos, en su 32ª sesión ordinaria celebrada el 13 de marzo de 2012, acordó por unanimidad no tramitar las propuestas de eliminación de series acogidas a tablas de valoración en proceso de revisión hasta tanto no haya finalizado este proceso, con el encargo a la secretaría y a los grupos de trabajo implicados en el mismo de priorizar esta tarea de revisión como urgente.

IMPORTANTE

La Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos, en virtud de lo dispuesto en el artículo 2.3 de la Orden de 7 de julio de 2000, por la que se regula el funcionamiento de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos y los procesos de identificación, valoración y selección documentales, acordó por unanimidad en su 31ª sesión plenaria, celebrada el 24 de enero de 2012, la necesidad de clarificar algunos de los requisitos exigidos a las propuestas de eliminación de documentos y comunicar a los órganos y organimos que proponen la selección de los documentos, la forma concreta en que deben ser presentadas las propuestas de eliminación para que no sean rechazadas por defectos de formas.
En este sentido, el art. 18.1 de la citada Orden dispone que la propuesta de eliminación sea remitida a esta Comisión por el titular de los documentos, entendiéndose por esta Comisión que el “titular de los documentos”, es la persona responsable del órgano o del organismo, en su caso, o del centro directivo productor de los documentos, según se trate de unas Administraciones u otras, según el siguiente esquema: 

Presidencia de la Junta de Andalucía: Personas responsables de los centros directivos productores de los documentos.

Administración de la Junta de Andalucía. Central: Personas responsables de los centros directivos productores de los documentos.Territorial: Delegados/as provinciales.

Entidades instrumentales de la Administración de la Junta de Andalucía. Central: personas responsables de organización homólogas a centros directivos.Territorial: directores/as provinciales.

Entidades locales de la Comunidad Autónoma. Ayuntamiento: Alcaldes o cualquier órgano con acuerdo de la Junta de Gobierno Local.
Diputaciones: Presidentes o cualquier órgano con acuerdo de la Junta de Gobierno Provincial.

Entes, organismos o empresas dependientes de las entidades locales de la Comunidad Autónoma de Andalucía. Personas responsables de organización homólogas a centros directivos.

Universidades públicas de Andalucía y centros y estructuras de ellas dependientes. Decanos con acuerdo de la Junta de Gobierno de la Universidad.

Órganos de la Administración de Justicia radicados en Andalucía. Junta de Expurgo de Archivos Judiciales de Andalucía.

En lo sucesivo, las propuestas de eliminación habrán de ser remitidas a esta Comisión, y por tanto autorizadas por la persona titular de los documentos según la interpretación que se ha expuesto.

• Oficio de propuesta de eliminación (doc 52 Kb en nueva ventana)

• Informe del archivero sobre propuesta de eliminación (doc 60 Kb en nueva ventana)

• Relación de documentos a eliminar (doc 30 Kb en nueva ventana)

• Acta de eliminación de documentos (doc 64 Kb en nueva ventana)

• Anexo 1 (doc 74,5 Kb en nueva ventana)