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Préstamo de documentos

Concepto

Se entiende por préstamo administrativo la entrega o remisión de expedientes o, en general, documentos a los órganos jurisdiccionales o administrativos en cumplimiento de lo dispuestos en el Ordenamiento Jurídico. 

Solicitud

La solicitud y recepción del préstamo administrativo serán realizadas por el titular del organismo y órgano productor de los documentos y formuladas en el impreso correspondiente, estará dirigida a la dirección del archivo. 

Autorización

La solicitud de documentos generados por un órgano o unidad administrativa, distino del solicitante, deberá ser autorizado por el órgano o unidad administrativa productora, o remitente de os mismos, salvo cuando sean requeridos por los órganos jurisdiccionales y en aquellos casos contemplados en la legislación especial. La autorización deberá acompañarse a la solicitud de préstamo. 

Preferencia de copias autenticadas

Siempre que sea posible, y como norma general, se remitirán copias autenticadas de los documentos, salvo que otra cosa establezca la norma reguladora del procedimiento en que hayan de surtir efecto o concurra otra circunstancia que haga necesario el préstamo de originales.

Respeto a la integridad

Los documentos devueltos al archivo deberán presentar las mismas características internas y externas, ordenación, limpieza y condiciones que presentaban en el momento en que fueron prestados. Cuando se agreguen documentos a las unidades documentales objeto del préstamo, tal circunstancia deberá comunicarse al archivero o responsable del archivo. 

Plazo

Con carácter general, el préstamo administrativo se efectuará por plazo de tres meses, que podrá ser ampliado por razón de la naturaleza del procedimiento que lo motivó.
  

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