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Trabajar con los datos en hojas de cálculo con Libreoffice Calc

En este tutorial vamos a mostrar algunas de las funcionalidades más útiles para tratar conjuntos de datos mediante programas de hojas de cálculo. Utilizaremos para ello el programa LibreOffice Calc, que es software libre y gratuito, aunque las mismas operaciones pueden realizarse de manera similar con otras alternativas como Google Hojas de cálculo (online, gratuito), Microsoft Excel (windows, mac, de pago) o Numbers (mac, de pago).

Para este ejercicio vamos a utilizar el conjunto de datos "Relación de puestos de trabajo de la Junta de Andalucía", en formato XLS (Excel). Este conjunto de datos se actualiza periódicamente; en este ejercicio se ha utilizado este fichero en concreto como fuente de datos: totales_22092016.xls.

Sobre el conjunto de datos

Este conjunto de datos recoge los puestos de trabajo de personal funcionario e interino que trabaja para la Administración General de la Junta de Andalucía. Este listado no recoge, por tanto, el personal de los servicios públicos, como educación (maestros, profesores, etc.) o salud (médicos, enfermeros, etc.), el que trabaja para otras instituciones de la Junta de Andalucía (p.ej. el Parlamento de Andalucía) ni el de las agencias empresariales y otras entidades del sector público andaluz (empresas públicas, fundaciones...).

Entre otros datos, para cada puesto de trabajo se recoge:

  • Cuantas plazas existen para este puesto de trabajo.
  • Si es un puesto para personal funcionario o laboral.
  • Qué grupo o grupos pueden ocupar la plaza. El personal de la administración pública se organiza en grupos en función del nivel de estudios requerido para el ingreso.
  • Una estimación de las retribuciones anuales del puesto. En el caso de que una plaza pueda ser ocupada por más de un grupo, se incluyen dos estimaciones en función de si la plaza la ocupa un trabajador del grupo superior o del grupo inferior. A la hora de interpretar este dato, hay que tener en cuenta dos salvedades:
    • El que exista una plaza no significa necesariamente que haya una persona ocupándola. En la administración es habitual que haya plazas  vacías (p.ej. por que la persona que la ocupaba la haya dejado en un concurso de traslados).
    • La cantidad indicada es una estimación. Las retribuciones finales recibidas se ven afectadas por otros factores como la antigüedad de la persona que la ocupa.

A partir de este conjunto de datos, vamos a intentar resolver esta pregunta: ¿Cuántos puestos de trabajo para laborales y funcionarios hay en cada organismo de la Junta de Andalucía?

Número de puestos de personal funcionario y laboral en cada organismo

Para este ejercicio, comenzaremos por abrir la hoja de cálculo en nuestro ordenador. 

Al abrirla, vemos que las dos primeras filas están ocupadas por una serie de celdas fusionadas que nos van a hacer difícil trabajar con la hoja de cálculo, por ejemplo para ordenar los datos. Dado que ya tenemos una fila de encabezado en la posición 3, por comodidad vamos a eliminar las dos primeras. Para ello, haremos clic con el ratón sobre las filas y, con el botón derecho, elegiremos "borrar filas", tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Opción eliminar filas en LibreOffice Calc

Una vez que hemos eliminado las filas, podemos ordenar los datos para ayudarnos a obtener la información que buscamos. En este caso, nos interesa ordenar los datos por organismo y adscripción del personal (funcionario o laboral). Para ello, pulsaremos en el menú "Datos > Ordenar" y elegiremos las opciones de ordenación "Consejería / Ent Instrumental", "Adscripción" y "Centro directivo", como muestra la siguiente imagen:

Opción ordenación en LibreOffice Calc

Una vez que tenemos la hoja ordenada, podemos desplazarnos hasta la columna G ("Plz. Totales") y marcar las celdas que nos interesen. Para ello, pulsa y arrastra con el ratón o, si prefieres utilizar el teclado, sitúate en la primera celda, pulsa la tecla "mayúsculas" y, sin soltarla, desplázate por la hoja usando las flechas del teclado. Verás que en la parte inferior derecha de la página se muestra el resultado de la suma de las celdas que tienes seleccionadas; por ejemplo, si marcas de la fila G2 a la G1338 verás que en la Agencia de Gestión Agraria y Pesquera hay 2158 plazas de personal funcionario.

Podriamos utilizar este método para resolver la pregunta que nos hacíamos al principio (cuántos puestos de trabajo de personal funcionario y laboral hay en la Junta de Andalucía), pero resultaría un poco laborioso. Hay una funcionalidad en las hojas de cálculo que nos ayuda a hacer resúmenes de los datos, las tablas dinámicas.

Pulsa en el menú "Insertar > Tabla dinámica"; LibreOffice Calc te mostrará una ventana por encima de los datos en la que podrás elegir qué filas y qué columnas tendrá tu tabla y qué datos se mostrarán en los resultados. En nuestro caso, como queremos averiguar para cada organismo cuántas plazas de personal funcionario y laboral hay, arrastraremos desde el bloque "Campos disponibles"  el campo "Consejería / Ent Instrumental" a las filas y el campo "Adscripción" a las columnas. En el apartado de datos, colocaremos el campo "Plz. Totales". Si todo ha ido bien, la ventana tendrá el siguiente aspecto:

Al pulsar "Aceptar" se genera una nueva hoja denominada "Tabla dinámica_Hoja1_1", que recoge cuántas plazas de personal funcionario y laboral hay en cada organismo:

Ya tenemos los datos, pero si queremos comunicar los resultados de nuestro análisis nos interesará generar un gráfico que muestre los datos. Para ello, marcaremos las celdas que queremos representar; en nuestro caso, hemos escogido desde la celda A2 a la C30, excluyendo la fila y la columna "Total resultado".  Una vez seleccionado el rango, seleccionaremos en el menú superior "Insertar > Diagrama".

LibreOffice ofrece varios tipos de gráficos. En nuestro caso, hemos optado por un gráfico de barras en pilas.

Al pulsar "Finalizar", se obtiene el siguiente resultado:

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