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Grabación de los datos de móvil/email para los Avisos Pasen. Aclaraciones.

Aclaración sobre los distintos datos de email y teléfonos presentes en las distintas entidades de Séneca (ficha del alumno, familia, tutores legales, alumnado, usuarios, etc), dónde están, qué procedimientos seguir  para su grabación/actualización y su vinculación con los datos necesarios para realizar los Avisos Pasen.

Entidades que contienen datos de email y teléfonos en Séneca.

  • Familia: Accesible desde la Ficha del alumno, y desde Familias y Tutores / Tutores. Corresponden a la familia formada por el alumno/a y uno o dos tutores legales. Los datos son:

    • Teléfono, Teléfono de urgencias, Correo electrónico.

  • Tutores legales: Estos datos pueden ser distintos de los anteriores y diferentes para cada tutor legal. Corresponden a cada uno de los tutores legales. Son accesibles desde Familias y Tutores / Tutores. Los datos son:

    • Teléfono, Teléfono de urgencias, Correo electrónico.

  • Alumno/a: Accesibles desde el apartado Domicilio del alumno/a de la Ficha del alumno. Se asocian al alumno/a cuando es emancipado. Los datos son:

    • Teléfono, Teléfono de urgencias, Correo electrónico.

  • Usuario de la aplicación (alumnado / tutores legales): Son aquellos que han sido habilitados como usuarios de Séneca/Pasen mediante su activación a través de Utilidades / Panel de control Pasen / Gestión de usuarios Pasen. Estos datos los graban los mismos usuarios accediendo a Utilidades / Mis datos / Datos Personales, como cualquier otro usuario del sistema, o bien desde Utilidades / Comunicaciones / Avisos / Suscripciones.  También pueden ser modificados por el propio centro educativo a través de Utilidades / Panel de control Pasen / Carga de móvil/email para Avisos o bien desde Utilidades / Comunicaciones / Avisos Pasen / Enviar SMS/email (usando las opciones de menú contextual de cada usuario). Los datos son:

    • Móvil y Correo electrónico para recibir los Avisos/Notificaciones

Todos los datos anteriores se encuentran resumidos en la pantalla Datos de contacto accesible desde la Ficha del alumno mediante el botón Datos de contacto, o bien desde Utilidades / Panel de control Pasen / Carga de móvil/email para Avisos (usando las opciones de menú contextual de cada usuario).

  • Usuario de la aplicación (profesorado): A través de Utilidades / Mis datos / Datos Personales  los propios usuarios pueden actualizarlos. También el propio centro educativo puede actualizar los datos de email/móvil a través de Comunicaciones / Avisos Pasen / Enviar SMS/email (usando las opciones de menú contextual de cada usuario). Los datos son:

    • Móvil y Correo electrónico para recibir los Avisos/Notificaciones

Consideraciones.

  • El centro puede mantener actualizados los datos arriba mencionados editándolos a través de las opciones de menú antes citadas.

  • Cuando se modifican los datos de la Familia en la Ficha del alumno, se actualizan los datos de los Tutores legales, si no están rellenos y estos pertenecen a la misma familia.

  • Cuando se activan los usuarios de Pasen de tutores legales y alumnado, a través de Utilidades / Panel de control Pasen / Gestión de usuarios Pasen, se procede como se describe a continuación para cargarles los datos de email/móvil:

- Si el usuario que se activa ya tiene datos, no se hace nada.
- Si el tutor legal o el alumno/a emancipado tiene datos rellenos, se toman de él. Si el primer teléfono no es móvil, se comprueba el segundo.
- Si los datos del tutor legal están vacios, se toman de la familia. En este caso, también, si el primer teléfono no es móvil,  se comprueba el segundo teléfono.

Aclaración resumen.

  • Al activar los usuarios de Pasen, si estos no tienen datos de email/móvil, se cargan automáticamente tomándolos según el procedimiento descrito anteriormente.

  • En cualquier momento se puede utilizar la opción de menú Utilidades / Panel de control Pasen / Carga de móvil/email para Avisos para cargar automáticamente los datos de email/móvil,  para aquellos usuarios Tutores legales y alumnado que no los tengan cargados, según el procedimiento descrito anteriormente.

  • Si los usuarios ya tienen datos cargados y es necesario actualizarlos, bien pueden hacerlo ellos mismos accediendo a  Utilidades / Mis datos / Datos Personales o Utilidades / Comunicaciones / Avisos / Suscripciones, o bien el centro educativo a través de Utilidades / Panel de control Pasen / Carga de móvil/email para Avisos o Utilidades / Comunicaciones / Avisos Pasen / Enviar SMS/email, usando las opciones de menú contextual de cada usuario en ambos casos.

  • No es posible hacer una carga automática de los datos de email/móvil para Avisos en el caso en que estos estén rellenos, pues estaríamos reemplazando aquellos que los propios usuarios pudieran haber aportado a través de Utilidades / Mis datos / Datos Personales o Utilidades / Comunicaciones / Avisos / Suscripciones.

 

Nueva opción 'Carga de móvil/email para Avisos Pasen'.

Se ha puesto disponible una nueva pantalla para facilitar la carga de los datos de móvil/email para los Avisos Pasen. Se encuentra en la siguiente opción de menú:

Utilidades / Panel de control Pasen / Gestión de Usuarios Pasen / Carga de móvil/email para Avisos

Se recomienda leer la entrada en este mismo blog "Grabación de los datos de email/móvil para los Avisos Pasen. Aclaraciones." o bien pulsar en el botón de información de la propia pantalla, para tener claro de dónde se toman los datos que se cargarán para los Avisos.

En el menú contextual de cada usuario de la citada pantalla se podrá acceder a:

Envío por email de las calificaciones a las familias.

Se ha puesto en funcionamiento la posibilidad de enviar las calificaciones correspondientes a las distintas convocatorias, a las familias, mediante correo electrónico. Esta información tendrá únicamente caracter informativo, por lo que no sustituye a la entrega de los boletines en papel.

Para ello, en el menú

Utilidades/ Comunicaciones / Avisos Pasen / Enviar SMS/E-mail

después de elegir Curso y Unidad, procederemos normalmente para realizar un aviso por el modo 'Correo electrónico'. Tendremos que marcar el check Añadir al cuerpo del mensaje las calificaciones de la evaluación y elegir la Convocatoria correspondiente.

El Asunto y el Cuerpo del mensaje son libres, por lo que podremos redactarlos a nuestra conveniencia.

Por último, habrá que seleccionar a los destinatarios antes de enviar el aviso.

El envío lo puede realizar el perfil Dirección o Profesorado que sea tutor/a de unidad.

Un ejemplo del mensaje que recibirán las familias:

Uso más racionalizado de los envíos de avisos por SMS.

En atención a llevar a acabo un uso más racional de los recursos existentes en relación al envío de avisos, por parte de los centros a las familias, en formato SMS,  el sistema queda con la siguiente restricción:

Tanto en avisos automáticos como en manuales, solo se enviará una copia del aviso a uno de los tutores legales (no a los dos, como hasta ahora). Por defecto, y de manera automática, se ha asignado el teléfono del usuario que figura como 'Primer tutor legal' en la ficha del alumno, como teléfono destinatario del aviso. Se recuerda que estos teléfonos se pueden dar de alta / modificar en  Utilidades / Comunicaciones / Avisos Pasen / Enviar SMS/email.

En cualquier caso, en la pantalla de confirmación de tutores legales (Alumnado / Alumnado / Familias y Tutores/ Tutores) se ha habilitado una nueva columna donde poder elegir el tutor que recibirá los avisos.

Únicamente se podrán mantener como destinatarios a los dos representantes legales del alumno/a cuando lo soliciten y conste que, teniendo ambos la patria potestad, no conviven entre ellos. De lo contrario, se entenderá un mal uso de los recursos existentes, pudiendo ser monitorizados y amonestados los centros que incurran en esta anomalía.

Por otra parte, se recuerda expresamente que la comunicación por esta vía entre los distintos colectivos del centro educativo (Tutores Legales, Profesorado, Consejo Escolar y PAS, y Alumnado Emancipado) debe restringirse exclusivamente para cuestiones de carácter académico y de funcionamiento, descartando avisos de otra índole.

Curso 2011-2012. Borrado de las categorías de avisos: 5 de septiembre.

Se comunica que las categorías de avisos definidas por cada centro educativo para el envío de los Avisos del Centro serán borradas de cara al comienzo del nuevo curso escolar 2011-2012.

La razón de este borrado es evitar la inconsistencia de los datos relativos a los destinatarios definidos en las citadas categorías.

Por ejemplo, supongamos que hubiéramos creado una categoría para comunicarnos con los tutores legales de los alumnos de 1ºB ESO. Se pueden dar diversas circunstancias para el próximo curso relativas a los destinatarios:  la mayoría de estos alumnos habrán promocionado a 2º, la agrupación de los mismos podrá cambiar, habrá alumnos que se hayan cambiado de centro, etc..

En el caso de categorías definidas para comunicarnos con el profesorado, nos encontramos con la misma situación de variabilidad en los destinatarios: cambios de destino, profesorado nuevo en el centro, etc.

De todo lo anterior resulta más que conveniente el borrado de las mencionadas categorías de cara al nuevo curso, de manera que sea necesaria la creación de las mismas para poder elegir a los destinatarios reales.

La fecha del borrado será el próximo 5 de septiembre.

Curso 2011-2012. Borrado de los avisos en Bandeja de Salida: 1 de septiembre.

Se comunica que debido al gran volumen de avisos enviados por los centros educativos durante el curso escolar 2010-2011, se hace necesario vaciar las bandejas de salida correspondientes. Como dato informativo se hace saber que han sido cerca de  4 millones de sms enviados, tanto en avisos automáticos como directos.

La fecha del borrado será el próximo 1 de septiembre.

 

Contador de caracteres en envío de Avisos por SMS.

En el envío de Avisos SMS, se ha habilitado un contador de caracteres descendente, con el fin de llevar un control de los que restan para completar el máximo permitido. Esperamos que esta funcionalidad resulte útil.

 

Disponible Bandeja de salida de avisos.

Se ha habilitado una bandeja de salida para todos los avisos enviados desde Pasen, de manera que:

 

  • Desde los perfiles Dirección y Gestor/a Pasen se tiene acceso a un resumen con los datos de envío en cada modo de notificación (sms y email) y tipo (automático y manual), así como a la bandeja de salida general del centro, pudiendo en este caso filtrar por el usuario que realiza los envíos.

Utilidades / Comunicaciones / Avisos Pasen / Resumen Estadístico

Utilidades / Comunicaciones / Avisos Pasen / Bandeja de Salida

 

  • Desde el perfil Profesorado se tiene acceso a su Bandeja de salida.

Utilidades / Comunicaciones / Avisos Pasen / Bandeja de Salida

 

 

Suscripción a avisos y grabación de móviles y email de tutores legales.

A partir de hoy se permite grabar los teléfonos móviles y email de los tutores legales. Esta función está accesible desde los perfiles Dirección y profesorado en la siguiente opción de menú:


 Utilidades->Comunicaciones->Avisos Pasen->Enviar SMS/Email


Una vez aquí, se selecciona el curso y la unidad correspondiente. Al pinchar sobre el nombre de los tutores legales aparece un menú donde podemos elegir editar el teléfono móvil o el correo electrónico.

Para poder hacer esto , previamente hemos tenido que crear los usuarios, tal como se indica en el punto 2 del artículo anterior.

Por otra parte, atendiendo al uso generalizado que se venía haciendo de la gestión de avisos, se ha establecido como opción por defecto la suscripción de los tutores legales a los avisos por SMS para las ausencias y por email para las actividades evaluables. Los tutores legales que no deseen recibir estos avisos por estas vías de comunicación, tendrán que entrar a Pasen y desactivar dichas suscripciones.

Además, a partir de mañana, para los usuarios activos, se recuperarán los datos del curso pasado del teléfono móvil y email que tuvieran grabados en la versión antigua de Pasen. Este proceso se mantendrá vivo indefinidamente, para permitir que a medida que los centros que ya usaban Pasen vayan migrando a la nueva versión, recuperen esta información. Esta recuperación se hará visible al día siguiente a la creación de los usuarios.
 

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Se han elaborado los siguientes manuales para los perfiles de: