TEMA 5. Informes |
5.2 CreaciÓn de Informes. Imprimir los datos almacenados en las tablas o la información recopilada de las consultas es una parte esencial en la utilización de una base de datos (Véase figura 5.1). La creación de informes, como ocurre con los demás objetos que forman la base de datos, puede llevarse a cabo con o sin Asistente.
Figura 5.1. Vista preliminar de la página 1 del informe de facturas.
Creación de Informe con Asistente La creación de un informe con Asistente se realiza siguiendo los siguientes pasos: 1. Situados en la pestaña Informes de la ventana de la base de datos elegimos el botón nuevo. 2. Del cuadro de diálogo Nuevo Informe elegimos la opción del Asistente y seleccionamos la consulta o tabla en la que se basará nuestro el informe. 3. Ahora nos encontramos ante el cuadro de diálogo que permite seleccionar los campos de la tabla o consulta seleccionada anteriormente y que queremos que aparezcan en nuestro informe (véase figura 5.2)
Figura 5.2. Cuadro de elección de campos para el informe. Podemos seleccionar campos de diferentes tablas y/o consultas.
Figura 5.3. Cuadro de diálogo para agregar niveles de agrupamiento.
4. En el siguiente cuadro de diálogo podremos elegir la forma de ver los datos en el informe, siempre y cuando los datos se puedan agrupar (véase figura 5.3). En el caso de que los campos seleccionados en el paso 3 sean de varias tablas no relacionadas se producirá el mensaje correspondiente.
Figura 5.4. Establecimiento del tipo de ordenación.
5. Una vez seleccionados los niveles de agrupamiento podemos establecer varios niveles de ordenación y varias opciones de resumen (véase figura 5.4) 6. Nos encontramos ahora ante el cuadro de diálogo para elegir la distribución para el informe (véase figura 5.5).
Figura 5.5. Cuadro de diálogo para la elección de la distribución. Este ejemplo es para un informe agrupado
7. Una vez elegida la distribución y el estilo aparecerá el cuadro de diálogo que permite poner el nombre al informe. 8. Finalmente aparecerá el informe en vista preliminar (véase figura 5.6).
Figura 5.6. Vista preliminar del informe Pedidos por empleados.
Creación de informe Sin Asistente Para realizar un informe sin asistente elegimos la vista de diseño en la ventana Nuevo informe (Véase figura 5.7).
Figura 5.7. Vista diseño de un informe.
Lo único que debemos hacer es recordar un poco el tema de los formularios ya que la construcción de informes es similar. Debemos añadir los controles que deseemos al formulario y los niveles de agrupamientos correctos. Creación de grupos o subtotales Comenzaremos en la vista de diseño del formulario y seguiremos los pasos siguientes: 1) Seleccionamos del menú Ver la opción Ordenar y Agrupar(véase figura 5.7). En la columna Campo/Expresión seleccionamos el campo por el que agrupar, o escribimos la expresión personalizada para tal efecto. 2) La columna de la derecha Orden, indica el orden ascendente o descendente. 3) Establecemos las propiedades para cada grupo: Encabezado y pie de Grupo: estas propiedades tendrán el valor NO si sólo queremos un orden. Agrupar en: las opciones disponibles dependen del tipo de campo por el que se está agrupando. Intervalo del grupo Mantener Juntos: para evitar que un grupo que sea menor de una página sea dividido en dos páginas, cambie esta propiedad de No a Grupo Entero o Con primer Detalle (mantener simplemente el encabezado del grupo y el registro del primer detalle juntos). Una vez que sabemos realizar una agrupación podemos establecer varios niveles de agrupamiento. Crear varios grupos Creamos otro grupo en la ventana de Ordenar/Agrupar pero en otra fila, dependiendo de donde queramos establecer el 2º criterio de agrupamiento : en la fila anterior o siguiente a la de la agrupación establecida. |
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