TEMA 2. Tablas |
2.3 CreaciÓn de Tablas. En Access podemos elegir entre crear tablas vacías o crear tablas a partir de los datos ya existentes. La creación de tablas se puede realizar con o sin Asistente (recomendamos crearla sin Asistente, ya que nadie mejor que nosotros sabemos lo que queremos y cómo lo queremos). Nota. No debemos incluir campos calculados en las tablas, ya que derrocharemos espacio en disco, y no necesitamos realizar los cálculos nosotros mismos, ya que puede dar lugar a resultados erróneos basados en campos no actualizados. Creación de Tablas Vacías Con Asistente 1. Seleccionada la lengüeta Tablas en la ventana de la Base de Datos hacemos clic en Nuevo. Esto mismo se puede hacer también desde la barra de herramientas o desde el menú principal. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva Tabla, entonces elegimos la opción Asistente para tablas. Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para tablas. En este cuadro seleccionamos el tipo de tabla que deseamos Negocios o Personal (véase esquina inferior izquierda de la figura 2.3).
Figura 2.2. Cuadro de diálogo Nueva tabla.
3. Podemos seleccionar los campos de varias tablas, figura 2.3, para ello elegimos la tabla y seguidamente, de la lista de campos, añadimos a la tabla en construcción los campos que deseemos mediante los botones correspondientes:
Figura 2.3. Cuadro de diálogo para elegir los campos que formarán la nueva tabla
| Añadir campo seleccionado.
| Añadir todos los campos de la tabla.
| Eliminar campo seleccionado
| Eliminar todos los campos seleccionados
Si la nueva tabla está basada en campos de dos o más tablas tendremos que seleccionar cada tabla y añadir los campos correspondientes. 4. Una vez elegidos los campos hacemos clic en el botón Siguiente. Entraremos en la pantalla por la cual asignaremos un nombre a la tabla e indicaremos al Asistente si debe crear la clave principal o no. En caso de especificar nosotros la clave mostrará una ventana donde indicaremos el tipo de datos que contendrá la clave principal. 5. Cuando se crea la tabla se deben establecer las relaciones, en caso de existir, entre las demás tablas de la base de datos (véase figura 2.4). El cuadro de diálogo de la figura 2.5 permite establecer el tipo de relación existente entre la nueva tabla y la seleccionada del cuadro de diálogo de la figura 2.4, tras pulsar el botón Relaciones.
Figura 2.4.Establecimiento de las relaciones.
Figura 2.5.Establecer la relación con otra tabla.
6. Por último el asistente pregunta que deseamos hacer, si abrir la tabla para comenzar la introducción de datos, entrar en la ventana de diseño o crear un formulario para la entrada de datos en la tabla. Elegimos una opción y Terminar. Creación de Tablas Vacías Sin Asistente 1. Seleccionada la lengüeta Tablas en la ventana de la Base de Datos hacemos clic en Nuevo. Esto mismo se puede hacer también desde la barra de herramientas o desde el menú principal. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva Tabla (Véase figura 2.2), entonces elegimos la opción vista de Diseño. Tendremos la ventana de vista de diseño de una tabla, figura 2.6. Nos encontramos en la ventana donde indicamos a Access qué campos irán en la Tabla. Aquí especificaremos el nombre, tipo de datos y descripción de cada campo, así como sus propiedades.
Figura 2.6. Vista de diseño de una tabla.
Estando en la vista de diseño de una tabla debemos comenzar a definir los campos de la tabla especificando su Nombre, Tipo de datos y una breve Descripción (opcional, pero recomendable). También (esto es opcional) podemos seleccionar la lengüeta General o la de Búsqueda para especificar las Propiedades que deseemos para el campo que se está definiendo. Durante el proceso de definición de los campos podemos tanto introducir como eliminar campos en el diseño de cualquiera de las formas que a continuación se exponen: a) Estando en una de las filas pulsar el botón derecho del ratón y hacer clic en insertar o eliminar filas. b) Insertar fila del menú Insertar Eliminar fila del menú Edición. c) Haciendo clic en el icono correspondiente de la barra de herramientas.
|  | Insertar Fila |  | Eliminar Fila
Terminada la definición de los campos o cuando se está en ello debemos especificar la clave principal de la tabla. Al ser Access un sistema gestor de bases de datos relacionales tenemos que indicar la forma de enlazar los datos de las diferentes tablas. Es por ello por lo que incluimos en cada tabla un campo, o conjunto de campos, que garanticen la exclusividad de los registros almacenados. A este campo, o conjunto de campos, se le denomina Clave Principal o Clave Primaria (Véase figura 2.7). Para establecer la clave principal seguimos los siguientes pasos: 1 Seleccionar el campo que se utilizará como clave principal haciendo clic sobre el botón selector de fila. Si la clave principal está formada por más de un campo la selección de los mismos se realizará manteniendo pulsada la tecla Control y haciendo clic sobre el selector de fila de cada campo. 2 Hacer clic sobre el botón clave de principal de la barra de herramientas. O seleccionando el comando clave principal del menú Edición. O haciendo clic con el botón derecho del ratón estando en campo seleccionado y seleccionar clave principal.
Figura 2.7 Diferentes tablas con sus claves principales. (Campos en negrita)
Los valores del campo Clave Principal no se repiten, es decir, cada registro de la tabla tiene un valor diferente para el campo clave principal. Acabado el diseño de la tabla podemos cerrar y guardar la estructura de la tabla, para ello: 1 Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de diseño, o pulsando Control-W o ejecutando el comando cerrar del menú Archivo o pulsando el icono de la barra de herramientas correspondiente. 2 Aparecerá un cuadro de diálogo para decidir si guardar o no el diseño de la tabla. Elegiremos la opción Sí. 3 Escribiremos el nombre de la tabla y en caso de no haber asignado ninguna clave principal aparecerá un aviso, véase figura 2.8.
Figura 2.8. Clave principal no definida.
En el caso de aceptar la operación ACCESS creará como clave principal un campo de tipo autonumérico, sin embargo, si no aceptamos la operación creará una tabla sin clave principal y si cancelamos la operación volvemos al diseño de la tabla. |
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