2.7 Trabajar con Tablas: Hoja de datos.

Desde la vista hoja de datos (véase figura 2.11) podemos realizar las operaciones de añadir, modificar, ordenar, buscar y reemplazar datos de las tablas.

	Figura 2.11. Vista Hoja de datos de la tabla Libros.

En este apartado veremos también la creación de los diferentes filtros que podemos crear sobre los datos de las tablas.

La selección tanto de campos como de registros, e incluso de la tabla entera, van a ser operaciones a realizar con bastante frecuencia. Para realizarlas:

Selección

- De registros: hacemos clic en el selector de fila, situado a la izquierda de cada registro (véase figura 2.11). Para seleccionar varios registros mantener la tecla mayúsculas pulsada o sin dejar de pulsar el ratón, nos desplazamos.

- De campos: sólo hacemos clic sobre el selector de campo. Para seleccionar varios campos lo haremos igual que para los registros.

- Tabla: haciendo clic sobre el selector de tablas, o en el menú Edición ejecutar Seleccionar todos los registros.

Otras de las operaciones que podemos adelantar son las de mover y copiar, para las cuales seguiremos los siguientes pasos:

1 Realizar la selección de los registros a mover o modificar.
2 Pulsar botón derecho del ratón y elegir Copiar, Mover; o mediante la combinación de las teclas Control+C (Copiar) y Control+X (Mover).

3 Situarse en la nueva posición y realizar el pegado, bien con el menú emergente al pulsar el botón derecho del ratón o con las combinación de teclas Control+V.

Añadir datos a la Tabla

Para añadir datos a la tabla debemos ir a un registro nuevo y rellenar los campos. Para esto podemos realizar cualquiera de la siguientes operaciones:

a) Ejecutar el comando Nuevo Registro del submenú Ir a del menú Edición.

b) Botón derecho del ratón y elegir la opción Nuevo registro.

c) Botón Nuevo Registro de la barra de botones de desplazamiento.

Modificar datos a la Tabla

Modificar datos:

- Situamos el cursor en el campo a modificar y utilizamos las técnicas habituales de edición de textos de Windows.
- Si el campo está seleccionado, cualquier operación que se realice afectará al campo completo.

Eliminar datos de la Tabla
Podemos eliminar datos de un determinado campo, un campo completo y registros. Para ello:

Seleccionar y pulsar la tecla Supr o Retroceso
ó
Botón derecho del ratón y Eliminar.

Para el caso de registros y campos tendremos que contestar los mensajes que ACCESS presente.

Ordenar los datos.
Excepto campos del tipo: hipervínculo, memo u OLE.

La ordenación podemos realizarla sobre uno o varios campos del mismo modo, la diferencia es que para la segunda debemos desplazar hacia la izquierda

todos los campos y colocarlos consecutivamente. En la figura 2.12 podemos ver los efectos de la ordenación.

Los pasos a seguir son:

- Seleccionar campo o campos.

- Establecer ordenación:

Ascendente Descendente

Ó Menú Registro, Ordenar, elegir opción.

		Ascendente.
		Descendente.

Hay que tener en cuenta que cuando se ordena por varios campos el criterio de ordenación se establece de izquierda a derecha, es decir, se comienza ordenando los registros por el campos situado más a la izquierda en la hoja de datos; en caso de empate se ordena por el siguiente campo.

	Figura 2.12. Efectos de la ordenación.
	Tabla sin ordenar.	Tabla ordenada por Nombre en sentido creciente.

Para devolver la hoja de datos a su estado original, es decir, sin ordenar hacemos clic en el botón derecho del ratón y elegimos la opción Quitar filtro u ordenar o desde el menú Registro ejecutamos el comando Quitar filtro u ordenar.

Buscar Registros.

Excepto para campos del tipo: Sí/no, OLE o búsqueda.

Para realizar la búsqueda seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionar campo.

2. Hacemos clic en el botón Buscar de la barra de herramientas o ejecutamos el comando Buscar del menú Edición.

3. Rellenamos el cuadro de diálogo Buscar en campo mostrado en la figura 2.13. En el campo Buscar podemos utilizar los caracteres comodines.

	Figura 2.13. Cuadro de diálogo Buscar en Campo

Nota. Si buscamos en un campo de búsqueda y el campo Coincidir está puesto en Todo el campo o Comienzo del campo, debemos activar la opción Buscar los campos con formato.

Reemplazar los datos

Excepto campos del tipo: OLE, autonumérico y Búsqueda.

Para reemplazar datos seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionar el campo o los campos donde se desea realizar la operación.

2. Ejecutar el comando reemplazar del menú Edición.

	Figura 2.14. Cuadro de diálogo de Reemplazar.

3. Actualizamos los campos del cuadro con los valores que deseemos y ejecutamos:
a) Reemplazar todos, de forma que ACCESS no pida verificación cada vez que aparezca la palabra a reemplazar.
b) Buscar siguiente, así iremos reemplazando el que queramos con sólo pulsar Reemplazar.

Utilización de Filtros

Utilizaremos los filtros para ver los datos que queramos en un momento determinado y ocultar los no deseados. Por ejemplo, podemos visualizar las facturas cuyo importe es superior a 10000 y ocultar las demás.

Tenemos varias formas de crear un filtro:

a) Filtro por entrada.
Para crear un filtro por entrada:
1. Hacemos clic en el botón derecho del ratón sobre cualquier parte del campo que queremos utilizar para el filtrado, excepto en la cabecera del campo.
2. Introducimos un valor (podemos utilizar los comodines) en el cuadro Filtrar por y pulsamos Intro.

Podemos utilizar operadores de comparación o funciones para realizar el filtrado. Figura 2.15.

	Figura 2.15. Filtro por entrada.

b) Filtrar por selección o exclusión.

Este filtrado consiste en seleccionar el valor de un campo (o parte del campo) de un registro cualquiera y mostrar los registros con valores coincidentes con la selección (Filtrar por selección) o no coincidentes (Filtrar excluyendo la selección).
Para crearlo seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el valor del campo de un registro cualquiera para el cual se quiere realizar el filtrado.
2. Hacemos clic sobre el botón derecho del ratón y elegimos bien filtro por selección, aparecerán todos los registros que tienen valores coincidentes con la selección, o bien filtro excluyendo la selección, aparecerán todos los registros que no tienen los valores seleccionados en el paso 1.

c) Filtrar por formulario.

Opción que permite crear el filtro rellenando huecos en blanco.
Los pasos a seguir son:

1. Haga clic sobre el botón Filtro por formulario de la barra de herramientas o seleccione del menú Registros, el submenú Filtro y ejecute el comando Filtro por formulario. Aparecerá la hoja de datos en blanco.

2. Sitúese sobre le campo en el que va a especificar los criterios que deberán cumplir los registros para estar incluidos en el filtrado.

3. Si desea especificar valores alternativos haga clic en la lengüeta O en la parte inferior de la ventana; a continuación especifique los criterios para esa lengüeta repitiendo el paso 2 tantas veces como sea necesario.

4. Haga clic sobre el botón Aplicar Filtro de la barra de herramientas o seleccione Filtro Aplicar filtro u ordenar de los menús, una vez que desee aplicar el filtro.

d) Filtro u orden avanzado.
Esta opción se utiliza para crear filtro complejos.Los pasos a seguir son:

1. Seleccione del menú Registro el submenú Filtro y ejecute el comando Filtro u orden avanzado. Aparecerá la ventana de diseño de filtro de la figura 2.16.

2. Arrastre el nombre de un campo que quiera examinar o por el que quiera ordenar, de la lista situada en la zona superior de la ventana a la cuadrícula QBE situada en la zona inferior de la ventana. O haga doble clic sobre un campo para copiarlo en la siguiente celdilla Campo disponible en la cuadrícula QBE.

3. Seleccione Ascendente o Descendente en la celdilla Orden si desea ordenar los registros por el campo especificado en el paso anterior.

4. Escriba el valor que está buscando en la celdilla Criterios y bajo el nombre del campo correspondiente.

5. Repita los pasos del 2 al 4 para especificar tantos criterios como desee.

6. Cuando termine el filtro ejecute Aplicar filtro u ordenar de la barra de herramientas.