2.8 ImportaciÓn, vinculaciÓn y exportaciÓn.

Mediante la importación, vinculación y exportación ACCESS puede compartir datos con otros programas.

Importar: realizamos una copia de los datos de otros programas y formatos de archivos en una tabla. De esta manera las operaciones sobre los datos importados no afectan a los originales sino a la copia. Véase figura 2.17.

Vincular: creamos una acceso a datos de otra base de datos. En este caso los cambios sufridos por los datos afectan a los originales ya que es con ellos con los que se trabaja directamente. Las tablas vinculadas llevan un icono especial.

Exportar: realizamos una copia de los datos de nuestra base de datos a otros programas o bases de datos diferentes. Las modificaciones realizadas a los datos exportados no afectan a los originales.

Importar/Vincular

Decidir entre importar o vincular tablas a nuestra aplicación depende de los siguientes aspectos funcionales de nuestra base de datos:

	Figura 2.17. Ventana para importar objetos, en este caso la tabla Clientes.

• Si sólo va a ser utilizada por nuestra base de datos.
En este caso se importa la tabla, ya que es más rápido trabajar con las bases de datos propias.

• Si va a ser usada por varios usuarios en un entorno de red.
En este caso es mejor mantener las tablas originales en el servidor y crear vínculos desde los demás equipos, de esta manera todos los usuarios trabajan con datos actualizados.

• Si varias bases de datos van a usar las mismas tablas.
También, al igual que el anterior, es preferible crear un vínculo ya que mantenemos actualizados los datos.

Los formatos de bases de datos que se pueden importar o vincular son:

DBase III,III+,IV y 5

Paradox versiones 3.x,4.x y 5.x

Microsoft FoxPro versiones 2.0,2.5,2.6 y 3.0

Bases de datos ODBC, incluyendo Microsoft SQL Server (Se necesita un controlador ODBC)

Bases de datos creadas con el instrumento de bases de datos Microsoft Jet, incluyendo Microsoft Access 1.x, 2.0, 7.0 y Microsoft Visual Basic.

Bases de datos guardadas en hojas de trabajo de Microsoft Excel versiones 5.0 y 7.0

Tablas y listas HTML y HTX

Archivos Lotus 1-2-3 (sólo de lectura cuando son vinculados)

Importar o vincular hojas de cálculo

No todas las hojas de cálculo pueden ser importadas o vinculadas, para ello deben cumplir las siguientes condiciones:

Los pasos a seguir para importar o vincular una hoja de cálculo que cumpla las condiciones anteriores son:

1. Comenzando en el cuadro de diálogo de Nueva tabla elegiremos el comando Importar o Vincular.

2. Ahora seleccionamos el formato de hoja de cálculo, bien Excel o Lotus 1-2-3.

3. Localizamos la hoja de datos y hacemos doble clic sobre él en Buscar en. Ahora seleccionamos la hoja o el rango con nombre a importar o vincular y hacemos clic en Siguiente.

4. Si la hoja cumple la condición de que su primera fila contiene los nombres de los campos marque la casilla Primera fila contiene títulos de columnas (Véase figura 2.18). Pulsamos Siguiente.

	Figura 2.18. Determinar si la primera fila contiene los títulos de las columnas.

5. Elegiremos una tabla de la base de datos y ejecutamos el comando siguiente, figura 2.19.

	Figura 2.19. Elección de la tabla donde se importarán los datos.

6. Access muestra un cuadro de diálogo en el que podemos modificar algunas propiedades del campo a importar: mombre, indexado y tipo (Véase figura 2.20). Este paso se repetirá tantas veces como sea necesario y finalmente pulsamos Siguiente.

	Figura 2.20. Modificación de las propiedades Nombre, Tipo e Indexado de los campos a importar.

7. Ahora podremos definir la clave principal, figura 2.21.

	Figura 2.21 Definición de la clave principal para la nueva tabla.

8. Por último asignamos un nombre a la nueva tabla. Podemos analizar la estructura de la nueva tabla. Si se utilizó una tabla existente el Asistente mostrará un cuadro de diálogo pidiendo permiso para sobreescribir.

9. Una vez terminada la operación pulsar Aceptar.

Importar o vincular archivos HTML

1. Una vez elegida la opción Importar o Exportar del cuadro de diálogo nueva tabla seleccionar la opción Documentos HTML de la lista Tipo de Archivo.

2. Localizamos el archivo y hacemos doble clic sobre él en la lista situada bajo Buscar en para iniciar el Asistente para importación de HTML.

3. Activaremos la casilla La primera fila contiene nombres de archivos en el caso de que el sistema encuentre los nombres de los campos en el archivo HTML. A continuación pulsaremos Siguiente.

4. Elegimos si crear o no una tabla nueva, rellenando las opciones correspondientes. Si la opción es utilizar una existente, seleccionarla.

5. Especificaremos los nombres de los campos así como su tipo.

6. Si estamos importando sobre una nueva tabla debemos asignar la clave principal, figura 2.21. Seguidamente especificaremos el nombre de la tabla y la forma de apertura de la misma.