4.3 CreaciÓn de Formularios.

Utilizando el ASISTENTE

Para crear un formulario con el Asistente debemos seguir los siguientes pasos:

1. Estando en la ventana de base de datos hacemos clic en la lengüeta de Formularios, y seguidamente pulsamos el botón Nuevo. Aparecerá el cuadro de diálogo Nuevo formulario (Véase figura 4.13). Seleccionamos la tabla/consulta en la que deseamos basar el formulario.

	Figura 4.13. Cuadro de diálogo Nuevo Formulario.

2. Hacemos clic en Aceptar. Tendremos ante nosotros el cuadro de diálogo mostrado en la figura 4.14 donde elegiremos los campos que van a formar parte del formulario.

	Figura 4.14. Cuadro de diálogo para especificar los campos que formarán parte del formulario. Podemos elegir campos de varias tablas/consultas, Access decidirá cómo presentar el formulario basándose en los campos seleccionados.

3. Si seleccionamos campos de varias tablas y no tenemos definidas las relaciones Access presentará un cuadro de diálogo con las opciones:

ACEPTAR : para salir del Asistente y crear las relaciones.

CANCELAR: con lo cual regresamos al paso anterior para eliminar
campos.

4. Seguidamente debemos seleccionar el tipo de distribución a utilizar para el formulario: en columnas, tabular..., dependiendo de los campos seleccionados en el paso 2.
Seleccionamos la opción deseada y hacemos clic en Siguiente.

5. Ahora nos pedirá el Asistente que seleccionemos un estilo (Estándar si se desea mayor facilidad de lectura). Pulsamos siguiente y aparecerá el cuadro de diálogo presentado en la figura 4.15.

	Figura 4.15. Último cuadro de diálogo del Asistente para formularios. Este ejemplo es para un formulario simple. Si fuera para formulario con subformularios vinculados sería similar.

6. Hacemos clic en Terminar, y tendremos el formulario creado.

Sin el ASISTENTE

La creación de un formulario sin Asistente conlleva la realización de los siguientes pasos:

1 Estando en la ventana de la base de datos podemos empezar de las dos
formas siguientes:

• Haciendo clic en la lengüeta Formularios y seguidamente pulsar el botón Nuevo de la ventana de base de datos.

• Haciendo clic en la lengüeta Tablas o Consultas, seleccionamos la tabla o consulta que deseemos relacionar con el formulario y seguidamente pulsamos sobre la flecha desplegable del botón Nuevo Objeto de la barra de herramientas. Ahora se selecciona formulario. Aparecerá entonces el cuadro de diálogo Nuevo Formulario (véase figura 4.13 Cuadro de Diálogo Nuevo Formulario).

2 Seleccionamos la tabla o consulta sobre la que basamos nuestro formulario. Si el formulario es independiente no haría falta este paso.

3 Hacemos clic sobre la opción Vista Diseño en el cuadro de diálogo y seguidamente pulsamos Aceptar.

Estamos ante la ventana de un formulario en blanco en vista de diseño (Véase figura 4.16).

	Figura 4.16. Vista de diseño de formulario.

Controles

Los controles son los objetos de la base de datos que contienen la información, en forma de datos, ordenes e imágenes, presentada en los formularios e informes. Pueden ser (véase figura 4.17):

• Dependientes: utilizados para introducir, mostrar y actualizar valores de los campos de las tablas o consultas a los que están unidos.

• Independientes: no están unidos a campos, es decir, no tiene origen de datos. Son utilizados para mostrar líneas, rectángulos, imágenes e información.

• Calculados: es un control dependiente de una expresión. Una expresión puede utilizar datos de un campo de una tabla o consulta base de un formulario o informe o bien datos de otro control del formulario o informe.

La hoja de propiedades

Mediante la hoja de propiedades podemos modificar las propiedades tanto del formulario como de los controles existentes en el mismo. Para cambiar una propiedad seguiremos los siguientes pasos:

1 Abrir la hoja de propiedades del objeto a modificar.
2 Seleccionar la lengüeta correspondiente al tipo de propiedad a modificar: formato, datos, eventos, otras o todas.
3 Pulsamos el cuadro de texto situado a la derecha de la propiedad a modificar. Según lo que aparezca (lista desplegable, botón genera...) realizaremos lo siguiente:

• Escribir el valor de la propiedad que deseemos.
• En el caso de ser el botón desplegable, seleccionamos un valor de los que aparecen en la lista
• Haremos clic en Generar cuando deseemos generar una expresión
• Haremos doble clic sobre el cuadro de texto para seleccionar la siguiente propiedad disponible de una lista desplegable.

Podemos observar las propiedades de los formularios en las figuras 4.17 y 4.18.

Pasaremos a describir a continuación algunas de estas propiedades, algunas de las cuáles son compartidas por varios objetos:

Vista Predeterminada: permite especificar la presentación inicial del formulario. Los valores posibles son: formulario simple (muestra un registro cada vez), formularios continuos
(muestra múltiples registros) y hoja de datos (muestra los campos del formulario organizados en filas y columnas).

Presentaciones Permitidas: permite especificar si los usuarios pueden o no cambiar entre vista Hoja de Datos y la vista Formulario. Los valores posibles son: ambas, formularios o hojas de datos.

Selectores de Registro: permite especificar si un formulario muestra o no selectores de registros en la vista de formulario.

Ajuste de tamaño automático: permite especificar si una ventana formulario se abre con su tamaño ajustado automáticamente para mostrar completos los registros.

Figura 4.17. Propiedades de formato.

Figura 4.18. Propiedades de datos.

Origen del registro: permite especificar el origen de los datos para el formulario. Se pueden mostrar los datos de una tabla, consulta o instrucción SQL.

Filtro: para especificar que se muestra un subconjunto de registros.

Activar Filtro: permite especificar o determinar si se aplica la propiedad filtro.

Entrada de datos: se utiliza para especificar si se abre un formulario dependiente para permitir sólo la entrada de datos. Los posibles valores son Sí (se abre el formulario mostrando un registro en blanco) o No (se abre el formulario mostrando los registros existentes).