5.7 PREPARAR UN DOCUMENTO PARA LA IMPRESIÓN.

PowerPoint crea e imprime de forma predeterminada diapositivas horizontales de 24 cm. de ancho por 18 cm. de alto, aunque existen otras opciones. Para verlo, desplegamos el menú Archivo y seleccionamos el comando ”Configurar Página”:

A continuación podemos elegir el tamaño en el cuadro “Tamaño de diapositivas para”, donde aparecerán las distintas opciones, todas ellas para una orientación horizontal:

Cambiar la orientación de las diapositivas.

Si seleccionamos la opción “Vertical” podemos modificar la presentación de nuestra diapositiva. Para cambiar la orientación de las diapositivas utilizaremos el cuadro “Orientación” y, en concreto el cuadro “Diapositivas” dentro del menú mencionado anteriormente. Una orientación vertical de una imagen más alta que ancha y una horizontal, más ancha que alta.
También podemos variar la orientación de las de notas, documentos y esquemas, utilizando los botones de opción del segundo grupo del cuadro “Orientación”.

Acudir al comando adecuado. Imprimir lo que realmente deseemos.

Cuando estemos en condiciones de imprimir alguno de los componentes de nuestra presentación, desplegaremos el menú “Archivo” y seleccionaremos el comando “Imprimir”:

Aparecerá un cuadro de diálogo donde dispondremos de un conjunto de opciones de impresión. En una lista desplegable denominada “Imprimir” situada en la parte inferior, elegiremos lo que realmente deseamos imprimir:

Si seleccionamos la opción “Diapositivas” imprimiremos las diapositivas de nuestra presentación a razón de una imagen por página.

Si escogemos la opción “Páginas de notas” se imprimirán las notas para el orador correspondientes a las diapositivas seleccionadas.

Las opciones “Dos, tres y seis diapositivas por página” imprimirán respectivamente 2,3 ó 6 diapositivas por página.

Por último, la opción “Presentación del esquema” imprimirá una página idéntica al contenido en el modo de presentación “Ver esquema”.

Imprimir varias capas.

Si deseamos imprimir varias copias de una misma presentación, basta con escribir dentro de este cuadro la cantidad de copias deseada:

Por otra parte, no siempre estaremos obligados a imprimir todas las diapositivas de nuestra presentación. Para seleccionar las diapositivas o páginas de notas a imprimir, recurriremos a uno de los botones de opción del cuadro “Intervalo de impresión”:

La opción “Todas” imprimirá todas las diapositivas de la presentación.

La opción “Diapositiva actual” imprimirá sólo la diapositiva o página de notas actual, es decir, la que se encuentra en pantalla.

Por último, la opción “Diapositivas” nos permitirá imprimir las diapositivas o páginas de notas que especifiquemos dentro de este cuadro. Por ejemplo, si escribimos “1-3” se imprimirán las diapositivas números 1,2 y 3.

Opciones de impresión adicionales.

Para finalizar, veamos la utilidad de ciertas casillas de verificación que podemos encontrar dentro de la ventana de impresión.

La casilla “Imprimir en archivo”, permite que las diapositivas se impriman a un archivo PostScript para que puedan ser enviadas a una empresa dedicada a la producción de diapositivas:

En la parte inferior izquierda disponemos de un grupo de casillas de verificación:

La casilla “Imprimir Diapositivas ocultas” la podremos activar cuando tengamos al menos una diapositiva oculta. Gracias a esta casilla podremos imprimir este tipo de diapositivas que de otro modo no aparecerían en papel.

Las casillas “Blanco y negro” o “Blanco y negro puros”, permiten conseguir distintos efectos en blanco y negro y escala de grises o bien blanco y negro solamente, para nuestras diapositivas.

Las casillas “Blanco y negro” o “Blanco y negro puros”, permiten conseguir distintos efectos en blanco y negro y escala de grises o bien blanco y negro solamente, para nuestras diapositivas.

La casilla “Enmarcar diapositivas” nos permitirá dibujar un marca alrededor de las diapositivas.

La casilla “Ajustar al tamaño del papel” permite ajustar el tamaño de las diapositivas al de nuestro papel.

Otra casilla existente en esta pantalla, denominada “Intercalar copias” nos permitirá intercalar las diapositivas de nuestra presentación, cuando vayamos a imprimir varias copias de la misma.

Una vez seleccionadas nuestras opciones de impresión, pulsaremos sobre el botón “Aceptar”, para que se imprima nuestra presentación.

Tengamos en cuenta por otro lado que el botón “Imprimir” de la barra de herramientas no permite establecer opciones de impresión e imprime el archivo activo completo según las especificaciones que el cuadro de diálogo “Imprimir” tenga en ese momento, si quiere establecer las opciones de impresión que desee, deberá desplegar el menú “Archivo y ejecutar el comando “Imprimir”.