TEMA 7. Opciones Avanzadas |
7.6 combinar correspondencia. La fusión es un instrumento de WORD 2000 que nos permite combinar el texto de un documento con una base de datos. Distinguiremos dentro de la fusión dos conceptos: Campo: cada dato que introducimos en el archivo de datos. Registro: conjunto de campos en que se divide el archivo de datos. El documento de texto puede ser de varios tipos: cartas, etiquetas, sobres, etc. La base de datos puede crearse en el mismo momento o bien utilizar una ya archivada. Para preparar cualquier documento combinado, por ejemplo, una carta modelo, normalmente es necesario combinar dos documentos: un documento principal y una fuente de datos. El documento principal contiene el texto y otros elementos que deben ser idénticos en todas las versiones del documento combinado. La fuente de datos contiene la información que varía en cada destinatario de una carta modelo. En el documento principal se insertan instrucciones especiales, denominadas campos de combinación, que indican a WORD 2000 dónde debe imprimir la información variable procedente de la fuente de datos. Cuando combine la fuente de datos y el documento principal, WORD 2000 reemplazará los campos de combinación del documento principal por la información correspondiente de la fuente de datos. Para realizar una fusión elegiremos la opción Combinar correspondencia del menú Herramientas. El cuadro de diálogo principal es el siguiente: Este cuadro de diálogo tiene tres partes: . Documento principal. En esta primera parte se creará el documento principal donde introduciremos los datos idénticos para todos los registros de la base de datos.
Figura 11. Esta ventana nos guiará paso a paso hasta terminar todo el proceso.
Para crear el documento principal presionamos sobre y aparecen las opciones para elegir entre un documento de hoja normal o bien etiquetas o sobres. Nos pregunta si se va a utilizar el documento que tenemos debajo, es decir, activo, o bien vamos a crear uno nuevo.Podemos elegir entre gran variedad de colores y formas para aplicar a nuestra tabla una presentación atractiva e interesante.
En caso de querer modificar el documento a combinar podemos hacerlo pulsando en el botón . . Origen de datos. En este apartado tenemos que indicar la base de datos donde se encuentran los registros a combinar. Pulsando en el botón podemos elegir entre abrir una base de datos ya existente o crear una nueva. Si seleccionamos la opción para crear la base de datos, el programa nos situará en la siguiente ventana:
Donde eligiremos los campos que contendrá nuestra base de datos desde el cuadro Campos en el registro inicial:, o bien lo añadiremos desde el cuadro Nombre de campo: si no se encontrara el campo que necesitamos en el cuadro anterior. Una vez seleccionados todos los campos pulsaremos sobre y pasaremos a la ventana de Guardar como para darle nombre a la base de datos. Acto seguido tendremos que empezar a introducir los registros. WORD 2000 admite formato de base de datos externas como .mdb de Access. . Combinar los datos con el documento Una vez elegida la opción deseada el programa nos remite al documento principal, donde aparece una nueva barra de herramientas llamada Barra Combinar correspondencia.
Con el botón podemos insertar los campos que necesitemos a la hora de confecionar nuestra plantilla de documento a combinar. Para esto sólo tendremos que pulsar sobre el botón y acto seguido sobre el nombre del campo deseado. Con el botón podemos ver una presentación rápida de los datos una vez combinados. Y con los botones situados a la derecha de este podemos movernos por todos los registros. Por último, una vez insertados todos los campos necesarios pulsaremos sobre lo que nos devolverá a la ventana principal de Combinar correspondencia, donde pulsaremos sobre el botón "combinar" mostrándonos la siguiente pantalla:
Figura 12. Ventana para seleccionar registros y crear consultas.
Desde aquí podemos decir al programa que combine todos los registros o bien un intervalo, o incluso realizar una consulta pulsando en el botón apareciendo la ventana de Opciones de consulta. Esta ventana es muy sencilla de utilizar, primero elegimos el campo en el cuadro combinado Campo, después elegimos un tipo de comparación para el texto que nos interesa, por ejemplo, si quisiéramos combinar sólo los registros que fueran de Sevilla lo pondríamos como muestra en la siguiente figura:
Figura 12. Ventana para seleccionar registros y crear consultas.
Después de haber creado una consulta sólo nos queda pulsar sobre para terminar el proceso de combinación y tener un nuevo documento donde se encuentran todos los registros seleccionados. |
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