Procedimiento Seguimiento y Control del Proyecto

El Jefe de Proyecto elaborará el Informe de Seguimiento. Dicho informe es una fuente de información básica para el conocimiento del progreso del proyecto por parte del Comité de Seguimiento y una herramienta muy útil para la gestión de proyecto. Se elaborará según la plantilla propuesta por MADEJA y con la frecuencia que se haya establecido en la operativa del proyecto en las Normas de Gestión del Proyecto. Este documento persigue los siguientes objetivos:

1. Comunicar el grado de progreso del proyecto.
2. Informar de las incidencias y riesgos encontrados.
3. Proponer un plan de acciones a realizar para el próximo periodo de seguimiento.
4. Comunicar la relación de entregables y cambios que deban ser aprobados.
5. Resaltar modificaciones en el alcance o peticiones de cambio.

De la misma forma, el Jefe de Proyecto deberá elaborar la Agenda de la reunión de seguimiento siguiendo la plantilla propuesta por MADEJA.

El Gestor de Proyecto convocará a los diferentes miembros del Comité se Seguimiento para la celebración de la reunión de seguimiento; para ello, se enviará vía mail a los miembros del Comité de Seguimiento la convocatoria en el que adjuntará el Informe de Seguimiento elaborado y la Agenda de Reunión correspondiente, con el objetivo de que los miembros del Comité de Seguimiento puedan remitir al Gestor de Proyecto las modificaciones que estimen oportunas.

En esta reunión se tratarán y discutirán los puntos relevantes relacionados con el progreso del proyecto y se establecerán acuerdos con el Comité de Seguimiento acerca del alcance, planificación, riesgos, etc.

Durante la reunión se validará el Informe de Seguimiento correspondiente, revisando la planificación actualizada, actividades realizadas, actividades a realizar, etc., y se comprobará que todos los acuerdos especificados en actas de reuniones anteriores estén recogidos en el Informe de Seguimiento del periodo actual.

También será objeto de esta reunión comentar los posibles riesgos y problemas asociados a la ejecución del proyecto y en el caso que sea necesario comunicar modificaciones en el alcance del proyecto.

El Jefe de Proyecto elaborará el Acta de Reunión de Seguimiento celebrada y actualizará el Informe de Seguimiento con los comentarios aportados en la reunión. El objetivo es poder recoger todos los temas tratados, así como los temas pendientes y futuros pasos a realizar en el proyecto. Para ello, se deberá seguir la plantilla de Acta de Reunión definida en la MADEJA.

Una vez elaborada el Acta de Reunión y actualizado el Informe de Seguimiento, en los casos que proceda, se incorporarán en el gestor documental.

El Acta de Reunión de Seguimiento y el Informe de Seguimiento se deberán aprobar de forma explícita por parte de todos los asistentes a la reunión de seguimiento (Comité de Seguimiento). Para ello, el Gestor de Proyecto remitirá vía mail ambos documentos.

Los miembros del Comité de Seguimiento remitirán al Jefe de Proyecto las modificaciones y comentarios que consideren necesarios incorporar al Acta de Reunión y al Informe de Seguimiento.

El Jefe de Proyecto deberá actualizar el Informe de Seguimiento y/o Acta de Reunión con los comentarios aportados por el Comité de Seguimiento. Una vez actualizados los documentos, se deberán incorporar en el gestor documental.

El Gestor de Proyecto deberá aprobar el Acta de Reunión y el Informe de Seguimiento; para ello, deberá asegurar que el Jefe de proyecto ha incluido los comentarios y modificaciones solicitados por el Comité de Seguimiento. En caso contrario, solicitará su modificación al Jefe de proyecto.
En el caso de que transcurrido un tiempo prudencial no hubiera comentarios por parte del Comité de Seguimiento, se procederá a la aprobación del Acta de Reunión.
De la misma forma, el Gestor de Proyectos aprobará el Informe de Seguimiento en la herramienta de gestión documental.