Procedimiento Gestión de Solicitudes de Formación

Los usuarios finales que deseen asistir a una de las actividades formativas contempladas en el Plan de Formación TIC en vigor, deberán solicitarlos a través de la herramienta de gestión del servicio.

En esta actividad se recepcionarán y analizarán las solicitudes a las actividades de formación del Plan de Formación actual, presentadas por los usuarios. En función de los datos de la solicitud y de los solicitantes ya gestionados para la actividad formativa solicitada, se determinará el estado de la solicitud: aceptada, rechazada o en estado de reserva.

El Equipo de Atención y Soporte se encargará de comunicar al usuario que solicitó la asistencia a la actividad de formación, el estado en el que se encuentra la solicitud:

• Si la solicitud está aceptada, se solicitará al usuario confirmación.
• Si la solicitud está rechazada, se le comunicarán los motivos del rechazo.
• Si la solicitud está en estado de reserva, se le indicará que más adelante se le comunicará si finalmente la solicitud es aceptada o rechazada.

En caso de recibir notificación de que la solicitud ha sido aceptada, el usuario deberá confirmarlo para proceder a actualizar el registro de solicitudes, o anularla, en cuyo caso pasará a estado Cancelada. En caso de no confirmar la asistencia, también se procederá a pasar la solicitud a estado Cancelada.

El Equipo de Atención y Soporte recibirá las confirmaciones de solicitudes aprobadas y lo comunicará al Gestor de Formación para que lleve a cabo la actualización del registro de solicitudes de la actividad formativa correspondiente.

El Gestor de Formación, a partir de las solicitudes confirmadas/anuladas, procederá a actualizar el registro de solicitudes.

El Gestor de Formación deberá revisar la solicitud en caso de estar en estado 'en reserva'. Para ello, con una antelación predeterminada, antes de la celebración de la actividad formativa, deberá revisar todos las solicitudes que se encuentren en este estado para decidir cuáles son aceptadas y cuáles rechazadas, de acuerdo a factores preestablecidos, por ejemplo: número de plazas aún disponibles, asignación de plazas por Organismos, perfil y nivel de cada uno de los solicitantes.