Con motivo de la propagación del Coronavirus, la Agencia Ejecutiva en el ámbito Educación, Audiovisual y Cultura (EACEA) ha establecido unas medidas de flexibilidad dirigidas a los beneficiarios, a los contratantes y a los expertos de los diversos programas que gestionan y que se han visto afectados por esta situación.
Si la implementación del proyecto o de los contratos se ve afectada por la propagación del virus, como primer paso, los beneficiarios, los contratantes o los expertos han de informar por correo electrónico a la EACEA, al responsable oficial del proyecto con el que suelen estar en contacto o al buzón funcional de la acción concreta describiendo detalladamente el problema y el impacto que han tenido.
En cualquier caso, las siguientes medidas de flexibilidad serán aplicadas:
1) Elegibilidad de los costes en las acciones o contratos en curso
Cuando se impide que las personas participen en reuniones o acontecimientos, a causa por ejemplo de su contacto reciente con alguien que sufre el virus o a causa de su presencia en una zona considerada de alto riesgo, EACEA podrá considerar como elegibles (*) los gastos de desplazamiento o alojamiento que no se podrían cancelar y que no se reembolsan de otras fuentes, siempre que los beneficiarios, contratantes o expertos presenten documentos justificativos y relevantes en este sentido (en particular que hayan reclamado un reembolso y que les haya sido denegado).
2) Cuando el Coronavirus impide poner en práctica la acción o el contrato
Cuando la ejecución de los contratos se vea impedida por culpa del Coronavirus (por ejemplo a causa de la no disponibilidad del personal clave, de la imposibilidad de realizar trabajos en una zona afectada por el virus o de cualquier otro caso que pueda considerarse como de fuerza mayor), la EACEA podrá aceptar actividades de sustitución o retrasar la ejecución. Esto se podría hacer después de una solicitud justificada del beneficiario, contratante o experto para modificar el contrato incluyendo la ampliación del período de implementación/ejecución.
Documentación
Los beneficiarios, contratantes y expertos han de recopilar y guardar la documentación relevante que se pueda necesitar en una fase posterior para demostrar/justificar cualquier decisión tomada con incidencia en la realización del proyecto (sobretodo desde el punto de vista financiero). Se podrán hacer otras actualizaciones a medida que evolucione la situación.
(*) Si cumplen con las condiciones generales de elegibilidad establecidas en el acuerdo de decisión de la subvención o en el contrato.
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