11.1.- La comunicación interna en la empresa.

Caso práctico

Reunión de trabajo en mesa partida.

Esta mañana mientras iban camino de la empresa, Alejandro y Lucas, un compañero de Marketing, Alejandro se ha enterado que igual este año empiezan la jornada intensiva de verano en el mes de mayo, por lo que le afectará a su periodo de prácticas.

Ha pensado comentarlo, pero claro, ¿será cierto lo que le comentó Lucas?, ¿será solo un rumor, o será comunicación informal veraz, que va más rápida que la comunicación formal?

La comunicación interna es la organizada por la propia empresa y determina las relaciones entre el personal de acuerdo con el organigrama establecido.

Es necesario que se establezca una coordinación entre los distintos departamentos de la empresa para conseguir los objetivos propuestos, evitando las duplicidades o contradicciones que pudiesen surgir.

Como hemos visto anteriormente, se generan flujos de comunicación vertical, horizontal, formal e informal. Ahora desarrollaremos cada uno de ellos:

Vertical. Es la que se desarrolla entre los distintos niveles de la estructura empresarial. Puede ser:

  • Descendente, la que va desde los niveles altos hacia los niveles inferiores. Se utiliza normalmente para informar sobre cuestiones relacionadas con el puesto de trabajo, objetivos y estrategias empresariales o para informar sobre elementos externos que afectan a la organización (leyes, modificaciones del sector al que pertenece, etc.). Este tipo de información se suele transmitir a través de distintos canales, como reuniones de trabajos, manuales informativos de la empresa, comunicaciones escritas, etc.
  • Ascendente, va de los niveles inferiores hacia los superiores. Este tipo de comunicación ha de promoverse especialmente, ya que facilitará que el ambiente laboral sea agradable, el trabajador se sentirá valorado al sentirse escuchado. También se pueden utilizar las reuniones de trabajo como canal transmisor, o mediante entrevistas, colocación de un buzón de sugerencias en la empresa, etc.

Horizontal. Es la que se genera en el mismo nivel de la organización, no solo en el mismo departamento, sino también entre distintos departamentos de la empresa. 

Con este tipo de comunicación se favorece el trabajo en grupo, que generalmente favorece la aparición de un clima laboral agradable donde los trabajadores rinden más y mejor.

Al estar en el mismo nivel jerárquico suele ser más eficiente que la comunicación vertical, ya que surge de forma espontánea y sin tantos formalismos.

Los canales para transmitir la información suelen ser también las reuniones de trabajo, comunicaciones escritas dentro del mismo departamento o interdepartamentales, etc.

Otra clasificación de la comunicación interna es:

  • Comunicación formal. Es la que viene establecida en la propia estructura organizacional, son relaciones en las que existe un protocolo de actuación, lo que hace que sea una comunicación lenta como consecuencia de todas las formalidades a cumplir. Aunque se utilicen otros medios (reuniones, conferencias, etc.), generalmente el medio más utilizado es la escritura (informes, copias de documentos, cartas, etc.).
  • Comunicación informal. Es la que surge de forma espontánea como consecuencia de las relaciones interpersonales entre los distintos miembros de la organización. Al no utilizar los canales oficiales, es una comunicación mucho más rápida que la formal. Este tipo de comunicación puede en ocasiones distorsionar la información, por lo que debe utilizarse de forma adecuada si no se quiere crear un clima de confusión con contradicciones entre la comunicación formal e informal. Dentro de la comunicación informal podemos incluir los rumores, que se mueven por la organización con mucha rapidez.