Depósito es el conjunto de referencias bibliográficas externas al programa Abies que ayudan a la catalogación de la colección propia de cada centro. Hay dos tipos de depósito, el de Abies y otro auxiliar.

El Depósito de Abies se distribuye con el cederrón de Abies y está compuesto de un archivo de sólo lectura, llamado cdrom.mdb, ubicado en la carpeta Depósito y formado por 388.063 registros bibliográficos hasta el año 2000. Para crearlo es conveniente instalarlo en el mismo momento que se realiza la instalación general del programa Abies.

• Descarga del archivo: Depósito de Abies

En Abies es posible activar un Depósito auxiliar con los datos bibliográficos obtenidos de bases de datos externas, como Rebeca, Biblioteca Nacional…, conformando un archivo llamado deposito.mdb que se guarda en la carpeta Datos. Estaría formado por datos bibliográficos posteriores al año 2000 y que complementaría al propio Depósito de Abies.

Para tener ambos depósitos operativos es necesario indicarle al programa el lugar exacto donde se ubican. Es lo que se denomina enlazar a datos. Desde la pantalla Depósito se activa la referencia a un depósito auxiliar. En el menú Herramientas > Enlace a datos se detecta la ubicación del depósito auxiliar.

Si bien el depósito auxiliar se puede crear en función de las necesidades de la propia biblioteca, existen ya algunos depósitos auxiliares disponibles en internet que facilitarán nuestra labor de catalogación.

1. Como complemento al Depósito de Abies existe a disposición de los usuarios de Abies dos archivos de especial interés: un depósito auxiliar, sacado de Rebeca, con datos bibliográficos entre los años 2000 y 2009, y otro depósito auxiliar para las escuelas de idiomas.

• Este depósito auxiliar se encuentra en la Dirección Provincial de Educación de Palencia. Una vez localizados en la tabla, haga clic en Descargar. A continuación es necesario introducir unos datos sobre quién realiza la descarga, y posteriormente ya es posible proceder a la descarga del archivo, que habrá que descomprimir. El resultado será un archivo llamado deposito.mdb.

2. También hay disponible un depósito auxiliar, actualizado hasta noviembre de 2011:

• Depósito auxiliar.

Con estos depósitos auxiliares se pueden seguir dos procedimientos diferentes en cuanto a la ubicación de dicho archivo:

a) Si el archivo del Depósito auxiliar está vacío, existen pocos datos o éstos no son relevantes, se sustituye uno por otro. El archivo deposito.mdb se encuentra dentro de Abies > Datos.

b) Si ya existen algunos datos importados al archivo y quiere conservarlos, entonces es posible copiar el archivo deposito.mdb en otra ubicación para poder manejar más de un depósito auxiliar. Cada vez que se cambie la ubicación es preciso Reabrir para cambiar la configuración, pues de lo contrario daría error y se podrían perder los datos.

Sin embargo, no siempre se encuentran los datos bibliográficos que se necesitan, por lo que será preciso recurrir a otras bases de datos para importar aquellos datos concretos para realizar la catalogación de los documentos de la biblioteca. Para ello se encuentran a disposición de los interesados bases de datos como la de Rebeca y la de la Biblioteca Nacional, de las cuales es posible importar tanto lotes de datos de documentos como registros bibliográficos individuales.

Con el fin de facilitar la catalogación de las colecciones Clásicos Escolares I y II que la Consejería de Educación ha enviado a todos los centros educativos andaluces, se pone a disposición de los responsables de catalogar estos libros y guías didácticas dos archivos.

El primero de ellos es un documento donde se explica paso a paso el procedimiento para instalar y usar el depósito auxiliar de los clásicos escolares. El segundo archivo Depósito auxilar contiene los datos bibliográficos de los libros y guías didácticas.