Abies, Aplicación para la gestión de las Bibliotecas Escolares, es el programa desarrollado por el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte y las Comunidades Autónomas para la automatización de la colección de las bibliotecas escolares.

Aunque el programa Abies es de fácil manejo, se mejorará su rendimiento si se tienen conocimientos básicos de Windows en:

• la gestión de carpetas y ficheros (crear, renombrar, copiar, pegar, mover…),
• el manejo de menús,
• el manejo de Mi Pc y el Explorer de Windows,
• el traspase de ficheros y carpetas del disco duro a dispositivos externos de almacenamiento y viceversa.

Antes de instalar Abies, hay que comprobar que el ordenador que se utilice para instalar el programa cumple con una serie de requisitos mínimos:

1. Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8 y Windows 10 (Abies no funciona en Linux).
2. Procesador: Pentium III o AMD K/ 500 MHZ,
3. Memoria RAM de 128 Mb,
4. El espacio libre en el Disco Duro de 500 Mb,
5. Unidad de CD-ROM de velocidad 6x,
6. Resolución de pantalla 800x600.
7. Además, es recomendable tener conexión y acceso a Internet.

Por último, si quiere trabajar con Abies en varios ordenadores a la vez es imprescindible tener instalada una red local.

La Consejería de Educación de la Junta de Andalucía facilitó durante el curso 2000/2001 a todos los centros educativos no universitarios un cederrón con la aplicación Abies para la gestión automatizada de la colección de la biblioteca escolar.

• En caso de no disponer del programa Abies pida información en los foros técnicos Abies de las plataformas de la red profesional de bibliotecas escolares de su provincia.
• Descarga de Abies 2.exe para quienes no poseen el CDROM:

Abies2.exe

• Descarga del Depósito de Abies para quienes no poseen el CDROM:

Deposito2.exe

Además del sitio oficial de Abies, puedes encontrar información relacionada con Abies en esta misma web, en las secciones de bibliografía y enlaces.

El sitio oficial de Abies es http://www.abies.es, actualmente gestionado por el INTEF, Instituto de Tecnologías Educativas y de Formación del Profesorado del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

Para acceder a la zona restringida de Abies (actualizaciones, foro de Abies, preguntas y respuestas...) se necesita Licencia y Código, únicos para cada centro educativo. Estos datos fueron enviados a todos los centros andaluces por la Consejería de Educación.

No obstante, los centros que no dispongan de esta Licencia y Código pueden solicitarlo en los foros técnicos de Abies de las plataformas de las redes profesionales tenrritoriales de bibliotecas escolares.

Marca: Honeywell-Metrologic.

Modelo: Voyager 9520

Pídelo con conexión USB.

Si este modelo ya estuviera obsoleto, entonces el equivalente actual.

Garantía de fabricante: 5 años.

Tiene un sensor de proximidad, de forma que no hace falta pulsar ningún botón para que el lector lea el código de barras, y trae una plataforma sobre la que se pone el lector, de forma que no tienes que ocupar una mano con el, y no acabará en el suelo. En cuanto a instalación, es simplemente armar la plataforma o peana y conectar el lector a un puerto ISB.

El precio se encuentra sobre los 120-150 € y te lo pueden pedir en muchas tiendas de infomática. ¡OJO!. Pídelo con conexión USB.

Sólo hay que conectarlo a un puerto USB y, a la hora de catalogar, pasar el código de barras del libro por el lector, así leerá el ISBN.

También es muy útil a la hora de los préstamos. Simplemente tendrás que pasar el lector por el carnet del lector y por el código de barras de la etiqueta del número de ejemplar del libro para realizar el préstamo. Para las devoluciones, simplemente pasando el lector por la etiqueta del número de ejemplar.

El lector del código de barras es un elemento técnico que favorece la automatización de la colección, los préstamos y las devoluciones de los ejemplares. Es muy fácil de instalar y usar, pero debe saber que el lector de códigos sólo lee la información contenida en el código de barras si previamente los datos del registro bibliográfico están en la base de datos del catálogo o de los depósitos.

Se instala de forma paralela al teclado (o al ratón) o bien directamente a través de un cable con conexión USB. El cable del lector de códigos de barra tiene dos conectores diferentes. En uno de ellos se conecta el teclado y el otro al ordenador. No hay posibilidad de confusión porque sólo uno de los conectores del lector se puede conectar al ordenador, y el que queda libre es el único donde se puede conectar el teclado. No es necesario instalar ningún tipo de software ni configurar ningún parámetro.

En el mercado hay una gran variedad de modelos de lectores de código de barras, pero para trabajar con Abies no hace falta un modelo muy sofisticado, bastan los modelos más sencillos. Si es importante que tenga conexión USB.

Instalar Abies directamente en la unidad C y activar el modo compatibilidad:

Instalación de Abies en Windows Vista, Windows 7 y posteriores

http://www.slideshare.net/curuena/instalacin-abies-vista

Para evitar los problemas con algunos virus, el sistema operativo Windows Vista y Windows 7 vienen con una serie de opciones de seguridad que no se pueden modificar ni siquiera siendo administrador del sistema.

De forma general en Windows Vista los programas se instalan aparentemente como hasta ahora, pero no se pueden modificar las carpetas de instalación contenidas en las siguientes ubicaciones:

• La raíz de Windows (C:\Windows)
• Archivos de programa (C:\Archivos de programa)
• La carpeta C:\ProgramData

Abies se instala en la carpeta C:\Archivos de programa. Este hecho aparentemente normal presenta un problema. Si se accede a la carpeta contenida en C:\Archivos de programa\Abies, se puede comprobar que el archivo que contiene el catálogo (Abies.mdb) está igual que cuando se instaló.

Entonces, ¿dónde se almacenan los cambios y por tanto los datos? Windows Vista crea una carpeta virtual (VirtualStore) que está ubicada en C:\Usuarios\nombre de la cuenta\AppData\Local\VirtualStore. Aquí se encuentra la carpeta “Program files”, donde se graban todas las modificaciones que se efectúen con el programa. Dentro de esta ubicación se encuentra una carpeta Abies2 donde el sistema operativo va poniendo los archivos que el programa va modificando. La ruta completa sería:

C:\Usuarios\nombre de la cuenta\AppData\Local\VirtualStore\Program Files\Abies2

Microsoft planteó que todo esto no daría problemas, pero con aplicaciones no creadas para el entorno Windows Vista (como es el caso de Abies) sí que surgen problemas. Hay casos en que necesitamos tener acceso a esos ficheros y, si por cualquier razón, modificamos directamente estos ficheros que están en la carpeta virtual, suele suceder que, cuando abramos Abies, no se reconocerán los cambios. Uno de estos casos es la modificación del archivo cdu.dat.

Ante este hecho se hace necesario instalar Abies directamente en la unidad C indicándole al instalador esa ubicación. Esta opción es la menos mala, pero tiene un inconveniente. Hay tres aplicaciones asociadas a Abies que son: Etiquetas, Consultas y Unificar auxiliares.

Con la última no hay problema, pues al instalarla se puede indicar la ruta, en este caso sería directamente en C y funcionará correctamente.

La aplicación Etiquetas funciona, pero hay que iniciarla pulsando el botón derecho del ratón y optar por la opción “Ejecutar como administrador”. Hecho este paso engorroso, la aplicación funciona.

La aplicación que no funciona es Consultas. Tal y como está hecho este programa no permite cambiar la ruta de acceso (se puede forzar el cambio de ruta, pero no funciona) y el programa no encuentra el archivo con los datos por lo que genera un error.

Si no lo localizamos en Archivos de programas\Abies2\, buscarlo en la ubicación comentada anteriormente, comprobar que esté modificado y guardarlo en la copia de seguridad cuando se produzcan modificaciones.

En caso de dudas o dificultad, preguntar a alguien entendido en informática -coordinación TIC, empresa de mantenimiento de los equipos del centro...-, pues a veces las configuraciones de los equipos dificultan esta acción.

Si no se localiza este archivo, se recuerda que la cdu de los documentos se podrá poner a mano sin necesidad de acudir a la CDU, opción que usaremos sólo en caso necesario y ante la dificultad de salvaguardar la cdu.dat modificada.

• Usar los sistemas operativos recomendados, pues son los que garantizan una correcta instalación y posterior funcionamiento sin problemas de Abies.
• En caso de usar Windows Vista, Windows 7 o posteriores, hacer la instalación en C y activar el modo compatibilidad.

En Windows 10 se puede realizar la instalación estándar de Abies2, de la misma forma que se hacía en Windows XP.

De nuevo vuelven a funcionar la “Ayudas contextuales”, tecla F1, en cualquier punto del programa.

En el proceso de traspaso “Séneca --> Abies”  no hay problema a la hora de instalar el “integrar.mdb” andaluz. Solo hay que tener cuidado a la hora de ejecutar el “Asistente para la integración de datos”, porque el camino que pone por defecto para capturar el archivo generado por Séneca (C:\Archivos de programa\Abies 2\DatosSeneca), hay que sustituirlo por el siguiente:

C:\Archivos de programa (x86)\Abies 2\DatosSeneca

o el similar

C:\Program Files (x86)\Abies 2\DatosSeneca

Seguramente se debe a que tienes instalado Abies en un ordenador con SO Windows Vista, Windows 7 o Windows 8 y has realizado la instalación del programa como si fuese para Windows XP.

Consulta las FAQ Abies en Windows Vista, Windows 7 y Windows 8 o Abies en Windows 10.

Seguramente se debe a que Abies está instalado en un ordenador con Windows Vista o Windows 7 y se ha instalado como si fuese para Windows XP. Revisa la entrada Abies en Windows Vista, Windows 7 y Windows 8.

Abies permite realizar la exportación de datos del alumnado, el profesorado y las familias desde Séneca para incorporarlos a la base de datos de lectores. 

En caso de que Abies no reconozca la base de datos de lectores descargados desde Séneca seguramente se deberá a que no se ha sustituido el archivo integrar.mdb de Abies por el archivo integrar.mdb descargado desde Séneca.

• Descarga del archivo: "Integrar.mdb"

• Importación de datos de Séneca a Abies (modo textual)
• Importación de datos de Séneca a Abies ( modo presentación)

Es aconsejable realizar este procedimiento de forma completa al principio de crear las bases de datos de lectores y realizarla de forma parcial (nuevas incorporaciones de profesorado y alumnado) a principios de cada curso, pues si se realiza de forma completa anualmente se obtendrá una base de datos de lectores duplicada, triplicada... y así sucesivamente.

Si se ha instalado Abies en Windows 10, de la misma forma que en Windows XP, hay que tener cuidado a la hora de ejecutar el “Asistente para la integración de datos”, porque el camino que pone por defecto para capturar el archivo generado por Séneca (C:\Archivos de programa\Abies 2\DatosSeneca), hay que sustituirlo por el siguiente:

C:\Archivos de programa (x86)\Abies 2\DatosSeneca

o el similar

C:\Program Files (x86)\Abies 2\DatosSeneca

Esto suele suceder porque no se ha sustituido el fichero que viene originlamente en el CD de Abies, denominado "integrar.mdb", por otro, del mismo nombre que debe bajarse desde Séneca.

ABIES------------ Programa nacional, tiene el "integrar.mdb" original

SÉNECA-------- Solo para Andalucía, por lo que Abies necesita el archivo "integrar.mdb" con datos de Séneca

Desde que Abies 2.0 se puso en circulación hasta el día de hoy se han ido encontrando algunos errores en su funcionamiento. Para corregir estas deficiencias se utilizan los “parches o actualizaciones”, es decir, los archivos que corrigen esos errores. Por tanto, una vez instalado Abies 2.0, hay que actualizarlo y poner los últimos parches disponibles para que la aplicación funcione con normalidad.

Existen varios archivos de actualización con sus correspondientes versiones, que se deben instalar individualmente, siguiendo un estricto orden ascendente.

Aunque las actualizaciones pueden realizarse en cualquier momento, es muy recomendable proceder a ello antes de usar Abies, pues el mejor rendimiento de la aplicación se produce con las últimas actualizaciones. Además, si se dejara para más adelante posiblemente se podría olvidar cómo se realiza este procedimiento.

Lo primero que debe hacer es comprobar la versión de Abies que tiene instalada. Una vez dentro del programa Abies, acceda a Ayuda > Acerca de Abies, para comprobar en la primera línea la versión instalada en el ordenador: 2.0.0.9, debiendo llegar, al mes de junio de 2012, hasta la versión 2.0.8.3.

Un sencillo procedimiento de instalación de Abies y sus actualizaciones lo puede encontrar en aquí.

Los parches o actualizaciones los puedes encontrar en la zona restringida de Abies. También los puede descargar desde aquí.

El asistente de actualización es un programa que se instala junto al programa Abies y que sirve para realizar las actualizaciones. Hay dos modos de lanzar el Asistente:

• Desde el Menú Inicio > Programas > Abies > Asistente de actualizaciones.
• En C:\Archivos de programa\Abies 2 (carpeta en la que se ha instalado Abies), hay un archivo denominado "Update.exe". Si se selecciona, se ejecuta el asistente sin problemas.

No pierde datos si usa el asistente de actualización.

Si instala una nueva versión de Abies encima de la que tienes SÍ que puede perder toda la información de tu biblioteca. Por lo tanto, haga una copia de seguridad antes de realizar actualizaciones.

Es muy importante tener COPIAS DE SEGURIDAD. No ponga siempre la copia de seguridad encima de otra, en la misma carpeta; es recomendable que pase a pen-drive u otra unidad de disco duro alguna de las copias de seguridad y la renombre con el mes y año de la copia.

Abies solo reconoce los ISBN de 13 dígitos a partir de la actualización 2.0.8.1. Actualmente, la versión de Abies que se debe tener es la 2.0.8.3., que reconoce los ISBN de 13 dígitos.

Para conocer la versión de Abies que dispone, entre en Abies, acceda a Ayuda > Acerca de Abies, y compruebe la versión que tiene instalada. 

Eso ocurre cuando Abies se instala en un ordenador con Windows Vista o Windows 7.

No obstante, a esa ayuda se puede acceder a través del grupo de programas que se creó al instalar Abies, y que suele llamarse "Abies 2". Dentro de la carpeta, está la opción "Ayuda de Abies", desde la que se podrá acceder a la ayuda deseada.

El Depósito de Abies se distribuye con el cederrón de Abies y está compuesto de un archivo de sólo lectura, llamado cdrom.mdb, ubicado en la carpeta Depósito y formado por 388.063 registros bibliográficos hasta el año 2000. Para crearlo es conveniente instalarlo en el mismo momento que se realiza la instalación general del programa Abies.

Si no tienes el cdrom, puedes descargarlo desde aquí:

• Depósito de abies

Como complemento al Depósito de Abies es posible activar un Depósito auxiliar con los datos bibliográficos obtenidos de bases de datos externas, como Rebeca, Biblioteca Nacional…, conformando un archivo llamado deposito.mdb que se guarda en la carpeta Datos. Estaría formado por datos bibliográficos posteriores al año 2000.

Para tener ambos depósitos operativos es necesario indicarle al programa el lugar exacto donde se ubican. Es lo que se denomina enlazar a datos. Desde la pantalla Depósito se activa la referencia a un depósito auxiliar. En el menú Herramientas > Enlace a datos se detecta la ubicación del depósito auxiliar.

Puedes descargar desde aquí un depósito auxiliar:

• Depósito auxiliar.

Seguramente se debe a que no tienen instalado en el programa un Depósito Auxiliar que abarca el mayor periodo posible, complementario al del Depósito "original" de Abies.

Existe un "Depósito Auxiliar" correspondiente al periodo 2000 - 2011:

Para documentos más recientes, puedes utilizar la captura de registros mediante medios externos, como Ariadna  (Biblioteca Nacional) o Rebeca (Bibliotecas Públicas del Estado).

Para determinar la cifra de control del ISBN se utiliza el módulo 11, con números del 1 al 10. El número romano X representa el 10 cuando éste número hubiera aparecido como uno de los dígitos. Por tanto, es frecuente encontrar ISBN terminado en X.

Los errores en catalogar estos libros se debe a fallos de las versiones de Abies 2.0.8.3. y anteriores, por lo que a la hora de proceder a la búsqueda en los Depósitos de estos libros deben usarse otros criterios diferentes al ISBN, tales como título, autor...

Esta incidencia sucede casi siempre que se importan registros bibliográficos de Rebeca o la Biblioteca Nacional. Es un fallo del programa Abies al añadir registros bibliográficos en el Catálogo porque en algunos campos, especialmente el ISBN, tienen una longitud mayor que la permite la base de datos de Abies.

A continuación se exponen fórmulas para solucionar esta problemática:

• Cuando estés catalogando el fondo y accedas a la segunda ventana (Datos adicionales) borra el ISBN que aparece, si es de 13 caracteres, o si prefieres, márcalo, córtalo, y pégalo en la tercera ventana (Datos del ejemplar) en el campo de ISBN encima de la signatura.
• Si en el campo "Edición nº" de la primera ventana (Datos principales) hay un texto largo, borra el texto, deja solo el número de la edición, por ejemplo "1ª ed."
• Revisa si hubiera algún otro campo cuya longitud sea excesivamente largo, reduce su tamaño.
• Completa el registro, teniendo cuidado con la CDU que viene, adaptándola a vuestra Biblioteca Escolar. A veces aparecen CDUs de 15-20 caracteres de longitud, que no tienen sentido para nuestras Bibliotecas.

Una vez completado el registro, teniendo en cuenta las instrucciones anteriores, procede a guardarlo en el Catálogo. Ahora debe admitirlo sin problemas.

Con el fin de facilitar la catalogación de las colecciones Clásicos Escolares I y II que la Consejería de Educación ha enviado a todos los centros educativos andaluces, se pone a disposición de los responsables de catalogar estos libros y guías didácticas dos archivos. El primero de ellos es un documento donde se explica paso a paso el procedimiento para instalar y usar el depósito auxiliar de los clásicos escolares. El segundo archivo depósito auxilar contiene los datos bibliográficos de los libros y guías didácticas.

Realizada la búsqueda del registro a importar, en la ficha del documento aparece por defecto "Visualización Etiquetas". Hay que desplegar la pestaña que aparece a la derecha, bajo "Documento", y  seleccionar "Visualización MARC21".

Se selecciona todo el texto del registro y se copia al portapapeles.

A continuación, en Abies,  se selcciona Archivo / Importar al depósito / Importar referencias desde el portapapeles de Windows y se pica en Siguiente.

Aparecerá el contenido del portapapeles. En el cuadro de diálogo se crea una línea, poniendo el cursor al principio del texto y pulsando intro. En la nueva línea creada se escribe  "LDR".

Por ejemplo, debe quedar así:

LDR
001   ES-MaREB01517583-1
003   ES-MaREB
005   20160212:01113600
007   ta
008   160212s2015 sp ||| 000 1|spa c
017    $aB 19972-2015
020    $a978-84-16259-35-9
035    $aES-VlRAB001825349
080    $a821.133.1(494)-31"19"
100 1  $aArditi, Metin.$d1945-)
245 13 $aEl concierto / $cMetin Arditi ; traducción de Susana Peralta.
250    $a1ª ed.
260    $aBarcelona : $bNavona, $c2015.
300    $a186 p. ; $c23 cm.
490 0  $aNavona ficciones
594    $aTítulo original: Victoria-Hall.

Después, se pica en Siguiente. En Tipo del documento, se selecciona el tipo de documento que se está importando y se pica en Siguiente. Se procederá a la importación. Cuando termine, picar en el botón Finalizar.

Desde fichero

Importar desde Rebeca 

Este mensaje puede aparecer por diversos motivos:

• se capturan más de un registro a la vez, y Abies solo admite un registro;
• se está cogiendo alguna línea de más o de menos; hay que ser muy cuidadoso/a y coger desde el primer carácter de la primera línea del registro bibliográfico, hasta el último carácter de la última línea. (si tienes en el navegador habilitadas las ventanas emergentes, es mejor utilizar dicha ventana; realizar la secuencia CTRL+E (seleccionar todo, y CTRL+C (copiar el contenido de la ventana);
• alguna de las líneas que conforman el registro es muy larga, y ocupa una segunda línea generada con un retorno de carro/salto de línea;
• alguna de las líneas del registro no comienzan en el margen izquierdo de la ventana.

Si has habilitado el control de acceso en Abies y no te acuerdas de la contraseña de administrador que has puesto, puedes descargarte la aplicación BackDoor, un programa te da acceso durante 24 horas como administrador a Abies y te permite cambiar la contraseña de Abies de administrador. Puedes descargarlo desde aquí:

• Backdoor.exe
• Backdoor.txt

Cuando entres en Abies como administrador, ve a Herramientas/Control de acceso y pon nuevos los 3 niveles de acceso a Abies (administrador, bibliotecario y encargado).

Hay un programa complementario a Abies 2, denominado Asistente para unificación de auxiliares, Unificar2, que se encarga de quitar elementos duplicados del programa, como pueden ser autores, descriptores, aplicaciones pedagógicas, editoriales, ubicaciones y procedencias. Puedes descargarlo desde aquí:

• Unificar2.exe

• Abies. Unificar
• Instalación utilidades Unificar
• Unificar Auxiliares 

a) Supongamos que se han importado datos desde una base de datos y se incluyen estas dos editoriales, que en realidad son la misma:

Alianza

Alianza Editorial

b) Supongamos que en el proceso de catalogación se han creado las siguientes entradas para el mismo autor:

Tolstoi, León

Tolstoy, Conde

Tolstoy, Lev

En ambos casos se produce una duplicidad de valores para identificar una única entidad o persona, y por lo tanto es necesario determinar la forma correcta y unificar en ella todos los fondos asociados a las entradas incorrectas.

Puede ocurrir que al generar los inversos aparezca el siguiente error: "No se ha podido compactar la base de datos. La base de datos ya existe".

Este error puede estar provocado por una inconsistencia en la base de datos, es decir, que algunos datos tengan valores que no corresponden a lo que la aplicación espera.

En el menú Archivo activar la opción Compactar y reparar. En caso de utilizar esta acción se recomienda realizar previamente una copia de seguridad con el fin de evitar cualquier pérdida o daño en la base de datos. Por otra parte, es muy importante que los inversos estén actualizados para que no haya problemas en las búsquedas.

Es un problema mínimo y que no afecta a la bases de datos ni a su uso. En la mayoría de los casos se soluciona buscando y borrando un archivo llamado tmp.mdb, que se encuentra en la carpeta C:/Archivos de Programas/Abies2/

Es importante que Abies esté cerrado cuando borremos el archivo.

Efectivamente existe una versión de ese manual de usuario editada en marzo de 2011. Lo puede descargar desde aquí:

Manual de usario Abies 2.0