GSuite para Educación

Al inicio del curso escolar se produce sincronización y creación de cuentas masivas. El estado final es el siguiente:

En el Sistema de Información Séneca se ha habilitado, accediendo con perfil Dirección, en la siguiente ruta: Centros > Utilidades > “Plat. Virtual Aprendizaje”.

Al pulsar, se presenta una pantalla en la que se puede elegir el alta en Google Suite o en Microsoft.

Además el usuario Codigo_Centro@g.educaand.es que tendrá rol administrador, en esta pantalla se pueden eligir otras dos personas del Claustro que también tendrán el rol de administración en la plataforma.

Las personas administradoras pueden ser sustituidas por otras en cualquier momento, basta seleccionar a otro docente en el desplegable. Los cambios se verán reflejados en Google Workspace al día siguiente.

Si el centro ya dispone del servicio Microsoft 365, no podrá seleccionar Google Suite en esta pantalla, debe solicitarlo a través de CAUCE (a Infraestructuras TIC, vía teléfono 300300/opción 1) motivando la petición.

Para ello basta acceder a Séneca: Centros > Utilidades > “Plat. Virtual Aprendizaje”, y seleccionar los nuevos docentes en los campos desplegables. Los cambios tendrán efecto en Google Workspace al día siguiente.

 Además el usuario Codigo_Centro@g.educaand.es que tendrá rol administrador.

No habrá dominios o subdominios personalizados para cada centro (del tipo @nombredelcentro.org o @iesandalucia.g.educacand.es)
Cada centro aparece como una unidad organizativa (una unidad técnica, no visible) dentro del dominio único @g.educaand.es.

Es decir, todas las cuentas tendrán la siguiente estructura: usuario_IdEA@g.educaand.es siendo usuario_IdEA el mismo que utilizamos para acceder a Seneca/Pasen.

Al activar el servicio, la creación de cuentas de alumnado y profesorado en la plataforma se realiza de manera automática, partiendo de los usuarios IdEA alojados en el Sistema de Información Séneca, el centro no tiene que realizar ninguna acción en este sentido.
Dentro del dominio g.educaand.es se crea una Unidad Organizativa (UO) asociada al código de centro y 4 grupos:

• cod_centro.admin@g.educaand.es, donde coloca a las personas administradoras.
• cod_centro.alumnado @g.educaand.es, donde coloca a todo el alumnado.
• cod_centro.profesorado@g.educaand.es, donde coloca a todo el profesorado.
• cod_centro.pas@g.educaand.es, para el personal de administración y servicio.

Estos grupos son actualizados diariamente con los datos que figuran en Séneca.

Una vez solicitado el servicio de Google Workspace, las cuentas para el profesorado y el alumnado se crean de manera automática en un máximo de tiempo de 24 horas. No se realiza una comunicación al centro solicitante de confirmación de creación de dichas cuentas.

Sí. Para ello el Equipo Directivo debe crear en Séneca una autorización a través de la ruta:

Alumnado > Alumnado > Gestión autorizaciones actividades

para que pueda ser firmada por los padres, madres, tutores legales a través de Pasen.
En caso de no disponer de dicha autorización, la persona administradora del centro puede suspender la cuenta del alumno o alumna.

Podrá acceder a los servicios iniciando sesión en cualquiera de las aplicaciones de Google con sus credenciales, siendo el correo electrónico su usuario IdEA (p.ej. abcdefg123), seguido de @g.educaand.es, y su contraseña la misma que la que utiliza para acceder a Séneca/Pasen, ya que el sistema de autenticación está sincronizado con Séneca.

Una vez se haya identificado, el usuario tendrá acceso a su correo electrónico, a Drive y al resto de servicios que le ofrece Google Workspace.

El centro, en virtud de la autonomía pedagógica, de organización y de gestión, decide en función de lo recogido en su Plan de Centro, el uso que quiere realizar de las distintas herramientas y servicios que Consejería pone a su disposición.
El centro puede seleccionar los tres servicios y disponer de cuentas en g.educaand.es y en m.educaand.es, si así queda recogido en su Plan de Acción Digital durante el mismo curso escolar. Aunque el centro haya seleccionado el curso pasado y tenga activo el servicio Microsoft 365, puede solicitar a través de CAUCE (a Infraestructuras TIC, vía teléfono 300300/opción 1) que se activen también las cuentas para Google Workspace, esta petición debe realizarla un miembro del equipo directivo o la persona que ostente el cargo de Coordinación TDE.
El servicio Moodle Centros puede ser activado al inicio de cada curso escolar por el equipo directivo del centro.

Cualquier docente de un centro educativo de titularidad pública puede solicitar una cuenta @g.educaand.es, independientemente de si su centro tiene activo o no el servicio G Suite. Para ello deberá acceder al Sistema de Información Séneca con su usuario IdEA y solicitarlo en la ruta:
Utilidades > Cuentas corporativas > Cuenta GSuite

Las personas administradoras de centro no pueden, de momento, suspender o eliminar una cuenta en Google Workspace.
Un docente que quiera eliminar o suspender su cuenta @g.educaand.es debe solicitarlo a través de CAUCE (a Infraestructuras TIC, vía teléfono 300300/opción 1).
Para las cuenta del alumnado el equipo directivo o la coordinación TDE puede solicitar la suspensión o eliminación de estas cuentas también a través de CAUCE.

La autenticación en Google Workspace está sincronizada con Séneca, por tanto, al ser la contraseña la misma que se utiliza en Séneca/Pasen, el restablecimiento de la esta se realizará por los procedimientos habituales (Séneca, autologin, etc.). La contraseña no se puede modificar en Google, ni siquiera por las personas administradoras. Esta acción deber realizarse en Séneca.

La modificación o creación de cuentas está vinculado con el Sistema de Información Séneca. Si actualizamos información en Séneca (Nombre, Apellidos, usuario IdEA o contraseña) esta se replicará en la cuenta de Google Workspace en un máximo de 24 horas.

Con motivo del proceso continuo de mejora y optimización de la gestión de la suite de Google de la Consejería, g.educaand.es, se va a configurar cuotas de almacenamiento por cada cuenta, estableciendo un límite por defecto de 50 Gb para el alumnado y de 100 Gb para el profesorado. El límite de almacenamiento afecta de forma conjunta a Google Drive, Google Fotos y Gmail.

El 24 de mayo se ha establecido como la fecha para configurar las cuotas de almacenamiento por defecto indicadas anteriormente. Hay que tener en cuenta que:

1. La cuota límite de 100 Gb para profesorado y cuentas corporativas del centro y 50 Gb para el alumnado se establece por defecto para todas las cuentas, NO ES NECESARIO SOLICITARLA.
2. El uso de la cuenta es estrictamente educativo, no debe utilizarse, por ejemplo, para almacenar la documentación personal de los usuarios y usuarias.
3. El dominio g.educaand.es tiene un espacio limitado para el conjunto de todas las cuentas por lo que es necesario que cada cuenta individual sea utilizada eficientemente.
4. Las Unidades Compartidas creadas por los administradores de los centros no tiene límite de almacenamiento, pero contribuyen a la suma del espacio total consumido en el dominio corporativo.

En caso de ser estrictamente necesario, estos límites se pueden ampliar, solicitándolo en cualquier momento a través del formulario , indicando la necesidad de ampliación en Gb y una breve descripción que justifique el uso adicional solicitado. Para ello hay que acceder con la cuenta que se quiere ampliar (personal o corporativas del centro).

Enlace al nuevo formulario de solicitud ampliación de cuota: https://forms.gle/ceFQBxyzjozkGXS3A

No hay una fecha límite para solicitar la ampliación, y debe solicitarse en el momento en el que realmente sea necesario.

Cuando se aplican límites de almacenamiento y un usuario los supera, su cuenta de Google Workspace se ve afectada de la siguiente forma:

• No puede subir imágenes ni archivos nuevos a Google Drive.
• No puede crear archivos en aplicaciones de creación de contenido en equipo, como Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos, Formularios y Jamboard. Hasta que se reduzca el uso del espacio de almacenamiento, nadie podrá editar o copiar los archivos afectados, ni enviar los formularios propiedad del usuario.
• No puede crear copias de seguridad de fotos ni de vídeos en Google Fotos.
• Todavía puede iniciar sesión y acceder a su cuenta de Google Workspace for Education, ver y descargar sus archivos, y enviar y recibir correos. Nota: Los usuarios que no tengan ninguna licencia de Google Workspace for Education no pueden enviar ni recibir correos cuando superan su límite de almacenamiento.

Los permisos de las personas administradoras a través de la consola de administración de G Suite se encuentran limitados. Algunas de la funcionalidades se están implementado para que puedan ser configuradas a través de Séneca.

¿Qué NO pueden hacer desde la consola?

1. Crear “Directorios”.
2. Crear roles o configurar permisos sobre aplicaciones.
3. Actualizar datos y contraseñas de otros usuarios. Cada usuario puede actualizar sus datos desde Séneca.
4. Suspender usuarios de su centro. (Deben realizar la petición a través de CAUCE)

¿Qué pueden hacer como admin desde la consola?

1. Crear Unidades Compartidas (en Drive) y compartir con los usuarios que quieran de su centro (UO).
2. Gestionar Grupos desde Aplicaciones de Google.
3. Crear y eliminar alias (p.ej. cod_centro.tutoria.2A@g.educaand.es) y asignarlos a cuentas.

¿Qué pueden hacer como admin desde Séneca (solo con perfil dirección)?

1. Crear la cuenta principal del centro: cod_centro@g.educaand.es (que tendrá permiso de administración)
2. Crear y eliminar cuentas secundarias (p.ej. cod_centro.secretaria@g.educaand.es)
3. Actualizar contraseñas de cuentas.
4. Crear y eliminar grupos (p.e. cod_centro.formacion@g.educaand.es).

   

Por otro lado, también serán las encargadas de comunicar las posibles incidencias de acceso a la plataforma del centro a CAUCE, de servir de enlace entre los Servicios Centrales de la Consejería de Educación y Deporte y el centro educativo y de actuar como dinamizadores del uso de la plataforma entre sus usuarios.

Para poder normalizar el nombre de los grupos que puede crear un centro es necesario que esta acción se realice a través de Séneca. Esta opción está disponible para los miembros del Equipo Directivo y para las personas administradoras de Google Workspace a través de la siguiente dirección: Utilidades > Plataforma Virtual Aprendizaje > Admin GSuite > Grupos.

Podremos crear tantos grupos como se necesiten, siempre con la estructura: codigo_centro.xxxxxxx@g.educaand.es.

Hay que tener en cuenta que no se puede compartir nombre con las cuentas del centro ya creadas, ni con los grupos incluidos los definidos automáticamente: admins, alumnado, profesorado y pas.

Puede añadir nuevos grupos o eliminar los existentes a través de esta pantalla de Séneca.

Inicialmente las personas administradoras del espacio Google Workspace del centro serán propietarias de todos los grupos creados. La administración de grupos (altas y bajas de usuarios, roles,…)  se realizará desde la aplicación Grupos en Google.
Nota: aunque las personas propietarias de los grupos pueden editar sus propiedades en Google y modificar su nombre no se recomienda realizar está acción ya que puede dar lugar a fallos posteriores en la sincronización con Séneca.

Una vez tengamos correctamente grabado nuestro horario en Séneca (compruebe que ha creado grupos  después de una actualización del horario); podremos crear las aulas Classroom asociadas a los grupos y materias que impartimos. Para ello, accedemos a Séneca con perfil profesorado, y a través de la siguiente dirección: (1) Alumnado > Seguimiento Académico > Mis Alumnos y Alumnas. Marcamos Resto del alumnado (no se puede crear un Aula del grupo de tutoría) y seleccionamos el grupo para el que queremos crear el aula (2). En ese momento aparecerá un G en la parte superior derecha (3),

al pulsarla se abrirá una ventana emergente que nos pedirá confirmación.

Una vez confirmada la creación del aula podemos acceder a https://classroom.google.com/ con nuestra cuenta de @g.educaand.es y comprobar que se han creado las aulas con el alumnado ya matriculado.

También se pueden crear las aulas directamente en Classroom y matricular manualmente en ellas a su alumnado, bien:

• Enviándoles un enlace de invitación: los alumnos tendrán que hacer clic en el enlace para unirse.
• Enviándoles una invitación por correo electrónico: los alumnos podrán unirse desde el correo electrónico o en Classroom.
• Compartiendo con ellos el código de la clase: los alumnos tendrán que introducir el código en Classroom.

Todo el profesorado, al ser dado de alta en el dominio, es incluido automáticamente en el grupo profesores_clase@g.educaand.es, que es el que otorga el permiso para crear Aulas Classroom, por tanto este error no debe afectar ya a los permisos para la creación de aulas en Classroom.
Si de todas manera no puede crear aulas debe comunicar la incidencia a través de CAUCE.

Sí, podemos crear un aula Classroom con el alumnado de nuestro centro que nos interese aunque no pertenezcan a la misma unidad. La única limitación será que no podremos crearla directamente desde Séneca y tendremos que hacerlo “manualmente” desde https://classroom.google.com > Crear una clase.

Una vez creada el aula, deberemos añadir a los participantes que nos interese insertando su su correo (usuarioIdEA@g.educaand.es) en la pestaña “Personas”.

A través de CAUCE (https://www.juntadeandalucia.es/educacion/cau/index.php?p=9) se proporcionará el soporte relacionado con las credenciales de acceso o sobre el proceso de creación de las cuentas.

Sí. Durante el curso 21/22 el centro podrá seguir utilizando también las cuentas asociadas al dominio contratado. Sin embargo, las actuaciones realizadas previas a la celebración del convenio no queda amparada por éste y solo quedan acogidos al mismo los centros docentes cuya titularidad la ejerce la Consejería de Educación y Deporte durante el periodo de vigencia del convenio.

No. Las personas titulares de los centros concertados, como responsables del tratamiento de los datos personales del alumnado y en relación al uso de plataformas educativas que prestan servicios en la nube son quienes han de celebrar los contratos para solicitar el servicio G Suite.

Las cuentas del alumnado, tras un periodo de 3 meses, se suspenderán. Las cuentas del profesorado se mantienen activas.

Sí. Tras un período de 3 meses las cuentas se eliminan. Se dispone de ese tiempo para hacer copias de los documentos que tiene almacenados en las aplicaciones de G Suite si así lo desea.

La cuenta que tiene en el G Suite del dominio corporativo g.educaand.es, al estar sincronizada con Séneca, pasara automáticamente a la Unidad Organizativa del nuevo centro.

La cuenta que tiene en el G Suite del dominio corporativo g.educaand.es, al estar sincronizada con Séneca, pasará automáticamente a la Unidad Organizativa del nuevo centro.
No perderá los permisos y la visibilidad en los grupos o unidades compartidas en los que hubiera sido incluido manualmente en el centro origen, esto debe ser modificado por la personas administradora del centro origen.

Las cuentas permanecerán activas mientras el docente tenga destino en un centro educativo y por tanto credenciales IdEA activas. En los periodos en los que el profesorado interino no tenga destino las cuentas quedarán temporalmente suspendidas. Cuando el docente tenga un nuevo destino se trasladará la cuenta a la Unidad Organizativa del nuevo centro. Los contenidos asociados a la cuenta se mantienen en cualquier caso.

Para poder añadir aplicaciones de terceros de Google Workspace Marketplace, estas deben figura en la la lista de aplicaciones permitidas para el dominio g.educaand.es. Este listado es administrado por los Servicios Centrales de la Consejería de Educación y Deporte. Para solicitar aplicaciones que no están en la lista, una de las personas administradoras del centro debe escribir un correo al Srv de Innovación Educativa (innovacion.ced@juntadeandalucia.es) motivando la petición.
Posteriormente, los usuarios y usuarias deben aceptar individualmente los términos de uso de las aplicaciones en el momento en que vayan a instalarlas.
Actualmente (07/10/2021) están disponibles para su instalación los siguientes complementos:

Cualquier aplicación de terceros de Google Workspace Marketplace puede ser instalada ya por cualquier usuario con cuenta @g.educaand.es.
Los usuarios y usuarias deben aceptar individualmente los términos de uso de las aplicaciones en el momento en que vayan a instalarlas.

Los servicios adicionales de G Suite no están incluidos en el convenio. Por esa razón, de momento, no se pueden activar. Está pendiente la celebración de la primera comisión de seguimiento entre Google y la Consejería para valorar la experiencia de uso en los primeros meses y el estudio de propuestas de mejora del servicio en este sentido.