Exportar por primera vez: qué debes tener en cuenta

Sin embargo, comenzar a exportar requiere algo más que encontrar un comprador en el extranjero. Las diferencias normativas, los costes de transporte, los trámites administrativos y las particularidades de cada mercado pueden influir directamente en la rentabilidad de las operaciones.

Para una empresa que se plantea exportar por primera vez, la clave está en planificar el proceso, conocer las obligaciones comerciales y avanzar de forma progresiva. Para empezar, basta con identificar un mercado adecuado y preparar correctamente las primeras operaciones, sin necesidad de vender desde el inicio en numerosos países.

Esta guía se centra principalmente en la exportación de mercancías. Si vendes servicios, revisa las reglas de localización del IVA, las licencias o habilitaciones profesionales que puedan exigirse y las condiciones para prestar el servicio en destino; en ese caso no se aplica automáticamente la documentación aduanera propia de los bienes.

Comprueba si tu empresa está preparada para exportar

Antes de buscar clientes internacionales, es importante analizar si el negocio dispone de capacidad para atender pedidos procedentes de otros mercados.

Exportar puede implicar aumentar la producción, adaptar los productos, asumir nuevos gastos o modificar los procedimientos de venta.

Para realizar una primera evaluación conviene plantearse algunas preguntas:

• ¿Existe capacidad para atender nuevos pedidos sin perjudicar a los clientes actuales?
• ¿El producto o servicio puede comercializarse en otros países?
• ¿Se dispone de recursos económicos para asumir los primeros gastos?
• ¿Será necesario adaptar el etiquetado, el embalaje o las características del producto?
• ¿Cuenta la empresa con conocimientos suficientes para gestionar operaciones internacionales?

También resulta útil analizar qué productos tienen mayor potencial de comercialización exterior. No siempre es conveniente exportar todo el catálogo: comenzar con una selección reducida puede facilitar la gestión y permitir comprobar la respuesta del mercado.

💡 Preparar la empresa antes de iniciar las ventas internacionales ayuda a reducir riesgos y evitar compromisos difíciles de asumir.

Elegir un mercado sin investigar puede salir caro

Uno de los errores más habituales al comenzar a exportar es seleccionar un país únicamente porque parece atractivo o porque existe un contacto comercial interesado.

Antes de tomar una decisión conviene estudiar la demanda, la competencia y las condiciones de acceso al mercado.

Entre los principales aspectos que deben analizarse destacan:

• Demanda potencial: conocer si existen consumidores o empresas interesados en el producto.
• Competencia: identificar qué compañías comercializan productos similares y a qué precios.
• Hábitos de consumo: comprender las preferencias y necesidades de los clientes.
• Barreras comerciales: comprobar la existencia de aranceles, restricciones o requisitos técnicos.
• Costes logísticos: calcular los gastos asociados al transporte, almacenamiento y distribución.

También es importante distinguir entre vender dentro de la Unión Europea y hacerlo en países terceros. Las ventas de bienes a clientes de otros Estados miembros son normalmente entregas intracomunitarias: las mercancías de la Unión circulan dentro de su territorio aduanero sin pagar derechos de aduana, aunque existen obligaciones fiscales y requisitos específicos. 

Ten en cuenta, además, que el territorio de la Unión y el ámbito de aplicación del IVA no coinciden plenamente: algunos territorios tienen regímenes especiales, como Canarias, Ceuta y Melilla en el caso de España o los territorios de ultramar de Francia, por lo que conviene revisar cada destino.

En materia de IVA, la orientación cambia según el tipo de cliente:

• Ventas a empresas (B2B): para aplicar la exención de las entregas intracomunitarias, comprueba que tu empresa y la del cliente están dadas de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), que el número de IVA del cliente figura en el censo VIES y que se cumplen el resto de requisitos de la exención, como acreditar el transporte de la mercancía a otro Estado miembro.
• Ventas a particulares (B2C) a distancia: analiza si la operación debe tributar en el país de destino y si te conviene utilizar la ventanilla única (OSS) para declarar el IVA. El umbral de 10.000 euros anuales para el conjunto de estas ventas en la Unión solo permite tributar en origen si se cumplen sus condiciones legales y no constituye una exención general.

Herramientas como Access2Markets, de la Comisión Europea, permiten consultar información sobre aranceles, procedimientos y condiciones de acceso a numerosos mercados internacionales.

Calcula todos los costes antes de fijar el precio

El precio de venta internacional no debería establecerse simplemente convirtiendo el precio nacional a otra moneda.

Exportar puede generar gastos adicionales que deben incorporarse al cálculo para evitar que una operación aparentemente rentable termine provocando pérdidas.

Entre los costes que conviene considerar se encuentran:

• Transporte nacional e internacional.
• Embalaje y preparación de mercancías.
• Seguros de transporte.
• Trámites y servicios aduaneros.
• Aranceles e impuestos aplicables.
• Almacenamiento y distribución.
• Comisiones bancarias y gastos de cambio de divisa.
• Adaptaciones del producto o etiquetado.

Al hacer el cálculo, distingue los costes que corren a tu cargo, los importes que asume el comprador y los impuestos recuperables. Incluye también las comisiones de los canales de venta, las devoluciones, la financiación y el riesgo de cambio, y calcula el margen después de todos estos conceptos.

También es importante determinar quién asumirá cada gasto y responsabilidad durante el transporte.

Para ello se utilizan habitualmente los Incoterms, reglas comerciales internacionales que ayudan a definir las obligaciones del vendedor y del comprador respecto a la entrega de las mercancías, determinados costes y la transmisión del riesgo. Al pactarlos, indica la regla, el lugar o punto exacto y la versión, por ejemplo: FCA, seguido de la dirección pactada, Incoterms 2020. Estas reglas se refieren a mercancías y no determinan la forma de pago, la transmisión de la propiedad ni la solución de controversias, que deben recogerse en el contrato. 

Para calcular adecuadamente los márgenes y evitar desviaciones en la fijación de tarifas, te sugerimos consultar nuestra Guía sobre cómo fijar precios en tus productos o servicios.

Por ejemplo, una empresa puede acordar entregar la mercancía en sus instalaciones o asumir el transporte hasta un destino determinado, pero las responsabilidades serán diferentes según las condiciones pactadas.

Conocer el coste total de cada operación permite establecer precios competitivos sin comprometer la rentabilidad del negocio.

Infórmate sobre los trámites y la documentación necesaria

La documentación requerida para exportar depende del país de destino, las características del producto y las condiciones de la operación.

En las exportaciones de mercancías hacia países de fuera de la Unión Europea suelen existir procedimientos aduaneros que deben cumplirse antes de que los productos puedan salir del territorio aduanero comunitario. Conviene revisar los requisitos aduaneros del país de destino y del producto antes de cerrar el contrato.

Entre los documentos y requisitos que pueden resultar necesarios destacan:

• Factura comercial: recoge los datos de la operación, las mercancías y las condiciones de venta.
• Lista de contenido o packing list: detalla los productos incluidos en cada envío.
• Documentos de transporte: acreditan las condiciones del traslado de las mercancías.
• Declaración aduanera: necesaria en las operaciones que deban someterse a este procedimiento.
• Certificados de origen: pueden exigirse en determinados mercados o para aplicar preferencias arancelarias.
• Certificaciones específicas: algunos productos necesitan autorizaciones sanitarias, técnicas o de seguridad.

Antes de preparar la documentación, identifica el código arancelario del producto, determina su origen y consulta los requisitos que se aplican a esa combinación de producto, origen y destino. Si quieres beneficiarte de una preferencia arancelaria, verifica qué prueba de origen se admite y conserva la documentación que la respalda. Acuerda también quién se encarga del despacho aduanero y conserva la prueba de salida de las mercancías cuando proceda.

Si vas a intervenir como operador económico en operaciones aduaneras, comprueba que dispones de número EORI, que identifica a las empresas ante las autoridades aduaneras de la Unión Europea, y que está activo antes de la primera operación. El EORI no sustituye al alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios cuando esta proceda.

En España, la Agencia Tributaria ofrece información sobre los procedimientos aduaneros y los requisitos relacionados con las exportaciones.

Es recomendable comprobar las obligaciones antes de cerrar la venta, especialmente cuando se trata de productos alimentarios, cosméticos, sanitarios o sujetos a regulaciones específicas.

Presta atención a las condiciones de pago

Una de las principales preocupaciones al comenzar a exportar es garantizar el cobro de las operaciones.

Vender a clientes de otros países puede introducir riesgos relacionados con la distancia, las diferencias legales, los plazos de pago o las fluctuaciones de las divisas.

Por ello, conviene establecer claramente las condiciones comerciales antes de enviar la mercancía. Antes de cerrar la operación, comprueba la identidad y la solvencia del comprador, verifica si existen restricciones comerciales aplicables al producto, al destino o a la contraparte y formaliza un contrato escrito que recoja el producto, el precio, la divisa, la entrega, el pago, las garantías y la forma de resolver las controversias. Si vendes a consumidores, revisa además las obligaciones de información y el régimen de devoluciones de cada mercado.

En las condiciones de pago conviene separar dos decisiones: en qué momento se cobra y con qué medio o instrumento se realiza el pago.

• Momento del cobro: el pago puede ser anticipado, al entregar la mercancía o aplazado. Cuanto más se retrasa el cobro respecto al envío, mayor es el riesgo que asume el vendedor.
• Transferencia bancaria: es el medio más habitual y puede utilizarse tanto para cobros anticipados como para cobros posteriores al envío.
• Crédito documentario: una entidad bancaria asume un compromiso de pago condicionado a la presentación de determinados documentos conformes. Comprueba el banco que lo emite o confirma, las condiciones y los documentos exigidos, ya que cualquier discrepancia puede retrasar o impedir el cobro.
• Cobranza documentaria: los bancos intervienen en la gestión de documentos y cobros, aunque no garantizan necesariamente el pago.

La elección dependerá de la relación comercial, el importe de la operación y el nivel de confianza entre las partes.

También puede resultar conveniente estudiar instrumentos de cobertura frente al riesgo de impago o las variaciones del tipo de cambio.

Definir las condiciones de pago desde el principio ayuda a proteger la liquidez y evitar conflictos comerciales.

Adapta tu producto y tu comunicación al mercado de destino

Un producto que funciona correctamente en España no tiene por qué responder de la misma manera a las necesidades de consumidores de otros países.

Las diferencias culturales, lingüísticas y comerciales pueden hacer necesario introducir modificaciones en su presentación o en la estrategia de venta.

Algunas adaptaciones habituales son:

• Traducir etiquetas, instrucciones y documentación comercial.
• Ajustar los formatos o tamaños de los productos.
• Revisar las características técnicas exigidas.
• Adaptar la página web y los canales de atención.
• Ofrecer métodos de pago adecuados al mercado.
• Ajustar los mensajes publicitarios a las preferencias locales.

También es importante comprobar que la marca puede utilizarse en el país de destino y valorar si necesita protección mediante los mecanismos de propiedad industrial correspondientes. Para coordinar estas acciones de promoción sin dispersar recursos, puedes revisar nuestro análisis sobre los errores más habituales al hacer marketing digital.

La adaptación no significa necesariamente transformar por completo el producto. En muchos casos, pequeños cambios pueden facilitar su comercialización y mejorar la experiencia de los clientes internacionales.

Busca apoyo antes de realizar las primeras operaciones

Las empresas que comienzan a exportar no tienen por qué afrontar todo el proceso sin asesoramiento.

Existen organismos públicos y entidades empresariales que ofrecen información, formación y servicios de acompañamiento para facilitar la internacionalización.

Entre los principales recursos destacan:

• ICEX España Exportación e Inversiones: proporciona información sobre mercados exteriores, formación y programas de apoyo a la internacionalización.
• Andalucía TRADE: ofrece información, asesoramiento y servicios de acompañamiento para impulsar la actividad internacional de las empresas andaluzas, y gestiona incentivos a la internacionalización sujetos a convocatoria.
• Cámaras de Comercio: desarrollan programas de asesoramiento y promoción comercial exterior.
• Enterprise Europe Network: facilita contactos empresariales y oportunidades de cooperación internacional.
• Agencia Tributaria: proporciona información sobre procedimientos y obligaciones aduaneras.

Ten en cuenta que los servicios de información y asesoramiento son distintos de las ayudas económicas: estas últimas están sujetas a convocatoria, con sus propios requisitos, plazos y gastos elegibles.

Participar en jornadas empresariales, encuentros comerciales o misiones internacionales también puede ayudar a conocer mejor los mercados y establecer los primeros contactos. Para conocer cómo canalizar estas sinergias profesionales, puedes consultar la Guía del Directorio de Agentes: Cómo impulsar tu proyecto en el Ecosistema Emprendedor de Andalucía y nuestro artículo sobre networking: cómo convertir contactos en oportunidades reales de negocio.

Aprovechar los recursos de apoyo disponibles puede reducir la incertidumbre y facilitar la preparación de las primeras exportaciones.

Comienza con operaciones asumibles y aprende de la experiencia

Exportar por primera vez no exige desarrollar una gran estructura internacional desde el principio.

Una estrategia gradual puede consistir en seleccionar un mercado, identificar potenciales compradores y realizar las primeras operaciones con volúmenes adaptados a la capacidad del negocio.

Durante esta etapa resulta importante evaluar aspectos como:

• Rentabilidad de las operaciones.
• Cumplimiento de los plazos de entrega.
• Costes reales de transporte y distribución.
• Incidencias administrativas o logísticas.
• Satisfacción de los clientes.
• Posibilidades de repetir las ventas.

Analizar estos resultados permite detectar dificultades, mejorar los procedimientos y valorar si existen condiciones para ampliar la actividad.

También es recomendable mantener una comunicación fluida con los compradores internacionales y conocer sus opiniones sobre el producto, el servicio y las condiciones comerciales.

Exportar es una oportunidad que requiere planificación

La internacionalización puede abrir nuevas posibilidades de crecimiento, pero sus resultados dependen de la preparación y de las decisiones que se adopten durante el proceso.

Elegir correctamente el mercado, conocer los requisitos legales, calcular los costes y establecer condiciones comerciales claras son pasos fundamentales para comenzar a exportar con mayores garantías.

Para una pequeña empresa, el objetivo inicial puede ser conseguir que las primeras operaciones internacionales sean viables, rentables y puedan mantenerse en el tiempo, antes de plantearse vender en muchos países.

Avanzar progresivamente, aprovechar los recursos de asesoramiento y aprender de cada experiencia permite construir una estrategia exportadora más sólida y adaptada a las posibilidades reales del negocio.

Iniciar la actividad exportadora con una planificación rigurosa y apoyándote en los organismos especializados es la mejor vía para diversificar ingresos y consolidar el crecimiento internacional de tu negocio.

Si quieres seguir descubriendo metodologías de negocio, estrategias de comercio exterior y herramientas de gestión empresarial, recuerda que en nuestra sección de Guías tienes a tu disposición más herramientas de utilidad.

Y cuando estés listo para dar el salto en tu proyecto, si te registras en el Portal, puedes realizar el cuestionario de autodiagnóstico, que recomienda servicios y procedimientos según la fase de tu proyecto. Para recibir orientación específica sobre exportación, puedes dirigirte a Andalucía TRADE.