Boletín Oficial de la Junta de Andalucía - Histórico del BOJA Boletín número 209 de 27/10/2006

El artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, insta a las Administraciones Públicas a que promuevan la incorporación de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias.

La Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, regula en su artículo 3 la firma electrónica reconocida y establece que tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.

Por otra parte el Decreto 204/1995, de 29 de agosto, por el que se establecen medidas organizativas para los servicios administrativos de atención directa a los ciudadanos, en su artículo 21 establece dos tipos de copias de documentos, las copias auténticas de documentos administrativos, expedidas por el mismo órgano que emitió el documento original, y las copias autenticadas de documentos privados y públicos, mediante cotejo con el original y en las que se estampará si procediera la correspondiente diligencia de compulsa.

Desde la aprobación del citado Decreto 204/1995, de 29 de agosto, el desarrollo de las tecnologías de la información y comunicaciones así como la implantación en la Administración de la Junta de Andalucía de las infraestructuras tecnológicas básicas necesarias posibilita la obtención de copias autenticadas electrónicamente con las garantías, requisitos y condiciones exigidas.

El Decreto 183/2003, de 24 de junio, por el que se regula la información y atención al ciudadano y la tramitación de procedimientos administrativos por medios electrónicos (Internet), aborda el desarrollo del artículo 45 de la citada Ley 30/1992, de 26 de noviembre con la pretensión de delimitar en el ámbito de la Administración de la Junta de Andalucía las garantías, requisitos y supuestos de utilización de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas.

En este sentido, el apartado 3 del artículo 13 del Decreto 183/2003, de 24 de junio, requiere que en los documentos electrónicos producidos por la Administración de la Junta de Andalucía que se acompañen de una firma electrónica reconocida se garantice, mediante el oportuno sistema de protección de códigos, que dicha firma sólo pueda ser empleada por los signatarios o sistemas debidamente autorizados en razón de sus competencias o funciones.

Por otra parte la Consejería de Justicia y Administración Pública tiene competencias en materia de organización administrativa y procedimiento así como desarrollo de la Administración electrónica, de acuerdo con el artículo 1.2, apartados f) y g), del Decreto 200/2004, de 11 de mayo, por el que se establece la estructura orgánica de aquélla.

La presente Orden tiene por objeto la regulación de la utilización de medios electrónicos para la expedición de copias autenticadas electrónicamente de documentos originales en soporte papel, así como las copias en soporte papel o electrónicas de originales electrónicos.

En su virtud, de conformidad con la disposición final segunda del Decreto 183/2003, de 24 de junio y la disposición final primera del Decreto 204/1995, de 29 de agosto y en uso de las atribuciones conferidas por el artículo 44.4 de la Ley 6/1983, de 21 de julio, del Gobierno y la Administración de la Comunidad Autónoma,

DISPONGO

Artículo. 1. Objeto.

La presente Orden tiene por objeto regular la utilización de medios electrónicos para la expedición de copias autenticadas electrónicas de documentos originales en soporte papel, así como de copias en soporte papel y electrónicas de documentos originales electrónicos.

Artículo 2. Ambito de aplicación.

Las disposiciones establecidas en la presente Orden serán de aplicación a todos los órganos y unidades de la Administración de la Junta de Andalucía, sus Organismos Autónomos y entidades vinculadas o dependientes de aquélla, en tanto éstas últimas ejerzan potestades administrativas.

Artículo 3. Expedición y validez de las copias autenticadas electrónicas de documentos originales en soporte papel.

1.

La copia autenticada electrónica de los documentos originales en soporte papel se realizará produciendo un fichero en un formato que permita mostrar en la pantalla del ordenador la imagen obtenida y exacta del documento original a cotejar. Una vez efectuado el citado cotejo se procederá, por los órganos competentes a que se refiere el artículo 4, a la firma de la copia electrónica mediante la utilización, por éstos, de la firma electrónica reconocida, en los términos del artículo 3.3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica. La copia autenticada electrónica deberá contener un código de verificación que permita comprobar la integridad y autenticidad de la misma, accediendo por medios telemáticos al documento archivado en el sistema.

2.

Las copias autenticadas a que se refiere el apartado anterior gozan de la misma validez y eficacia que los documentos originales siempre que se garantice su autenticidad, integridad, conservación y demás garantías y requisitos exigidos por la normativa aplicable, de conformidad con los artículos 45.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, y 14.2 del Decreto 183/2003, de 24 de junio.

Artículo 4. Organos competentes para expedir copias autenticadas electrónicamente.

Los órganos competentes para expedir copias autenticadas electrónicamente, sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 13 a 17 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, son:

a) Las Jefaturas de Sección u órgano asimilado dependiente del órgano que hubiera emitido el documento original y que tenga encomendadas las funciones de tramitación o custodia del expediente a que pertenezca el documento original, de conformidad con el artículo 22.2 del Decreto 204/1995, de 29 de agosto.

b) Las Jefaturas de Sección y órganos asimilados responsables de cada Registro General o Auxiliar de Documentos de conformidad con el primer párrafo del artículo 23 del mencionado Decreto 204/1995, de 29 de agosto, sin perjuicio de los supuestos de delegación previstos en el tercer párrafo de dicho artículo.

Artículo 5. Contenido mínimo de la diligencia de autenticación electrónica.

En la copia autenticada electrónicamente a que se refiere el artículo 3 de la presente Orden se deberá consignar, como mínimo, en cada una de las páginas que conformen la copia, los siguientes datos que constituirán la diligencia de autenticación electrónica:

a) La inscripción "Es copia autenticada electrónicamente del documento original".

b) Consejería, Organismo Autónomo o entidad vinculada

o dependiente de aquélla que emite la copia autenticada electrónicamente.

c) Identificación del firmante de la copia autenticada, así como del centro directivo u órgano al que está adscrito y del cargo que ostenta dentro del mismo.

d) Indicación de la dirección y del código seguro de verificación mediante los que se podrá comprobar su autenticidad e integridad.

e) El lugar y la fecha en la que se emite la copia autenticada.

Artículo 6. Devolución de originales y desglose de documentos.

1.

La devolución de documentos originales y el desglose de documentos a que se refieren, respectivamente, el párrafo primero del artículo 23 y el apartado 1 del artículo 24 del Decreto 204/1995, de 29 de agosto, por el que se establecen medidas organizativas para los servicios administrativos de atención directa a los ciudadanos, podrán realizarse previa expedición de la copia autenticada electrónicamente, en los términos que se recogen en el artículo 3 de esta Orden.

2.

El desglose de documentos a que se refiere el apartado 2 del artículo 24 del Decreto 204/1995, de 29 de agosto podrá realizarse previa expedición de la copia autenticada electrónicamente en los términos del artículo 3 de esta Orden, devolviéndose el documento obrante en el expediente a los interesados.

Artículo 7. Almacenamiento de las copias autenticadas electrónicamente.

Las copias autenticadas electrónicas se almacenarán en los sistemas de información de la Administración de la Junta de Andalucía con las medidas de seguridad que garanticen la integridad, protección y conservación de los documentos almacenados, de acuerdo con la normativa que sea de aplicación.

Artículo 8. Expedición y validez de copias de documentos originales electrónicos.

1. De los documentos originales producidos en procedimientos electrónicos se podrán emitir copias en soporte papel

o electrónicas. Estas deberán incluir un código seguro de verificación que permita comprobar la integridad y autenticidad de las mismas, mediante el acceso por medios telemáticos al documento archivado en el sistema.

2. De conformidad con los artículos 45.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, y 14 del Decreto 183/2003, de 24 de junio, las copias de documentos originales producidos en procedimientos electrónicos gozarán de la misma validez y eficacia de los documentos originales siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación.

Disposición Adicional Unica. Habilitación.

Se habilita al Viceconsejero de Justicia y Administración Pública para dictar las Resoluciones e Instrucciones que sean necesarias para el desarrollo de la presente Orden.

Disposición Derogatoria Unica. Derogación normativa.

Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan o contradigan a la presente Orden.

Disposición Final Unica. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.

Sevilla, 11 de octubre de 2006

MARIA JOSE LOPEZ GONZALEZ Consejera de Justicia y Administración Pública

Descargar PDF