Boletín Oficial de la Junta de Andalucía - Histórico del BOJA Boletín número 117 de 10/12/1985

El artículo 305 de la Ley de Régimen Local, de 24 de junio de 1985, establece que "los libros de actas, instrumento público solemne, llevarán en todas sus hojas las rúbrica del presidente y el Sello de la Corporación", "los cuales deberán estar foliados". Estas exigencias están complementadas por el artículo 233 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Corporaciones Locales, que establece que han de estar foliados y encuadernados, y que habrán de expresar, mediante diligencia de apertura firmada por el Secretario, el número de folios y la fecha en que se inicia la transcripción.

En el mismo sentido se manifiesta el artículo 265 y ss. del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Corporaciones Locales respecto a los libros de entrada y salida de documentos. El contenido de los artículos anteriormente citados, no ha sido objeto de regulación por la Ley 7/1985, de 2 de abril, por lo que aquéllos continúan vigentes, a tenor de lo previsto en las Disposiciones Derogatorias y Final Primera de la citada Ley. Los preceptos anteriores han inducido a considerar que los libros de actas, de resoluciones y de entrada y salida de documentos, deben estar previamente encuadernados, lo que conlleva la transcripción manuscrita de los textos, o mediante el empleo de máquinas especiales para escribir libros, de difícil adquisición para las Corporaciones modestas. Sin embargo, ni la Ley ni el Reglamento, cuando se refieren a la encuadernación de los Libros, determinan que dicha encuadernación se realice con carácter previo, lo que, por otra parte, no es deducible del conjunto del ordenamiento jurídico. Una interpretación no literal, sino finalista de los preceptos anteriormente citados, permite la posibilidad de diferir a un momento último la encuadernación de estos Libros, sin pérdida alguna de carácter público y solemne de los mismos. En base a estas consideraciones, y siendo notorio el mayor volumen y complejidad de gestión de las Corporaciones Locales, con el consiguiente aumento del número de sesiones y extensión de sus actas, así como de los asientos en los Registros de entrada y salida, se requiere adoptar una fórmula que, superando el antiguo sistema de transcripción manual, permita que ésta se realice por medios mecánicos, respondiendo así a los principios de economía, celeridad y eficacia que postulan tanto nuestra Constitución, como el artículo 25 de Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Corporaciones Locales, artículos 29 y 30 de la Ley de Procedimiento Administrativo, así como el artículo 6 de la Ley 7/1985, de 2 de abril. Corresponde a esta Comunidad Autónoma la competencia sobre esta especialidad del procedimiento al venirle atribuida expresamente por el Artículo 13.3 de su Estatuto de Autonomía la materia de Régimen Local, y no figurar incluida entre las que se reserva el Estado en el artículo

149.1.18 de la Constitución.

En su virtud, a propuesta del Consejero de Gobernación y previa deliberación del Consejo de Gobierno en su reunión del día 20 de noviembre de 1985,

DISPONGO:

Artículo primero. Las Entidades Locales andaluzas podrán, mediante acuerdo del Pleno adoptado por mayoría absoluta, utilizar medios mecánicos para la transcripción de las actas de las sesiones de sus órganos colegiados y resoluciones de la Presidencia, así como para anotar los asientos en los Libros de entrada y salida de documentos.

Artículo segundo. 1. Los Libros de Actas y resoluciones de la Presidencia previstos en la legislación de Régimen Local, podrán estar compuestos de hojas móviles, siempre que se utilicen a tal fin pliegos de las características previstas en el apartado 3.

2. En la primera hoja se extenderá la diligencia de apertura suscrita por el Secretario con el visto bueno del Presidente. En ella se hará constar el destino del Libro, el número, tipo o clase de folios de que consta, y la identificación numérica del papel timbrado a utilizar, acreditándose que se cumplan las formalidades previstas en el apartado siguiente.

3. Los pliegos a utilizar estarán foliados y numerados correlativamente a partir del número uno, serán de papel timbrado numerado de la Comunidad Autónoma, o en su defecto del Estado, legalizados con la rúbrica del Presidente y del Secretario y estampados con el Sello de la Corporación en la parte superior izquierda del anverso en todas sus hojas.

Artículo tercero. Aprobada el Acta, el Secretario la hará transcribir mecanográficamente, por impresora de ordenador o el medio mecánico que se estime más adecuado.

Las Resoluciones del Presidente de la Corporación se transcribirán por procedimiento mecánico en el libro correspondiente, con carácter inmediato a su adopción.

La transcripción se realizará siguiendo estrictamente las numeraciones correlativas de los libros, sin enmiendas ni tachaduras, salvando al final las que involuntariamente se produjeren, se hará constar al término de cada acta, mediante diligencia, el número, clase y numeración de todos y cada uno de los folios de papel numerado en que ha quedado extendida, firmándola el Presidente y el Secretario.

Artículo cuarto. 1. Los Libros de entrada y salida del registro de documentos previstos en la legislación de Régimen Local podrán estar compuestos de hojas móviles, siempre que contengan los requisitos establecidos en el apartado 4.

2. Recibido un documento, el encargado del Registro lo hará transcribir mecanográficamente, por impresión de ordenador o el medio mecánico que se estime más adecuado.

3. Los asientos de los Libros de entrada y salida contendrán referencia exacta de cada uno de los documentos que se remitan desde las oficinas locales o que en ellas se reciban.

4. Los Pliegos a utilizar contendrán las casillas suficientes para hacer constar los extremos siguientes:

En los Libros de entrada:

a). Número de orden correlativo del asiento.

b). Fecha del documento, con expresión del día, mes y año.

c). Fecha de ingreso del documento en Secretaría.

d). Procedencia del documento, con indicación de Autoridad, Corporación o persona que lo suscribe.

e). Extracto, reseña o breve referencia del asunto comprendido en el cuerpo del escrito registrado.

f). Negociado, Sección o Dependencia a que corresponda su conocimiento.

g). Resolución del asunto, fecha y Autoridad que la haya dictado.

h). Observaciones, para cualquier anotación que en caso determinado pudiera convenir.

En los Libros de salida:

a). Número de orden.

b). Fecha del documento.

c). Fecha de salida.

d). Autoridad, Negociado, Sección o Dependencia de donde procede.

e). Autoridad, Corporación o particular a quien se dirige.

f). Extracto de su contenido.

g). Referencia, en su caso, al asiento de entrada.

h). Observaciones.

5. Los asientos han de practicarse sin enmiendas ni tachaduras, salvando al final las que involuntariamente se produzcan.

Artículo quinto. Las Entidades Locales, que opten por otros sistemas mecánicos de transcripción deberán solicitar conformidad a la Consejería de Gobernación, con envío del papel que pretenden utilizar para su sellado y anotación numérica de los folios.

Artículo sexto. Las Entidades Locales que acuerden utilizar el sistema de transcripción de actas o resoluciones previsto en el presente Decreto, lo comunicarán a la Dirección General de Administración Local de la Consejería de Gobernación, con indicación expresa de si se aplica en los acuerdos del Pleno, Comisión de Gobierno o cualquier otro Organo complementario que se establezca conforme a las previsiones del artículo

20 de la Ley 7/1985, y a las Resoluciones de la Presidencia.

Artículo séptimo. En el caso de que las Entidades Locales decidieran acogerse al sistema de transcripción mecánica en las anotaciones de los asientos de los Libros de entrada y salida de documentos previstos en este Decreto, lo pondrán igualmente en conocimiento de la Dirección General de Administración Local.

Artículo octavo. El cierre de los Libros a que se refiere el presente Decreto, se hará mediante diligencia suscrita por el Secretario con el visto bueno del Presidente, en la que expresará la fecha de la primera y la salida de la última acta o anotación transcrita. Simultáneamente se hará la apertura del siguiente Libro.

Si el número de folios disponibles no resulta previsiblemente suficiente para la transcripción completa de un acta, resolución o anotación, se procederá al cierre, inutilizando los sobrantes mediante raya de izquierda a derecha y de arriba abajo por ambas caras, haciéndose constar este particular en la diligencia de cierre.

Cerrado un Libro, se procederá sin demora a la encuadernación del mismo, en presencia del Secretario o funcionario en quien delegue, con la adopción de las medidas que se estimen oportunas para garantizar su integridad y fidelidad.

Artículo noveno. En ningún caso podrán expedirse fotocopias de la totalidad de los Libros a que se refiere este Decreto, sin perjuicio de que se puedan realizar reproducciones por los medios mecánicos apropiados para la preparación de las certificaciones, notificaciones y demás actuaciones legalmente establecida, sin que se vulneren las formalidades y garantías previstas en las presentes normas.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Primera. Las Entidades Locales que vengan utilizando el sistema tradicional de transcripción manual, podrán cerrar los Libros en cualquier momento sin necesidad de agotar los folios disponibles que resten, haciendo constar esta circunstancia mediante la oportuna diligencia, con los requisitos establecidos en las disposiciones legales y prodecer simultáneamente a la apertura de nuevos Libros ajustados a esta normativa.

Segunda. Las Entidades Locales que a la publicación de este Decreto viniesen utilizando cualquier sistema mecánico de transcripción, lo pondrán en conocimiento de la Dirección General de Administración Local de la Consejería de Gobernación, para su convalidación a los efectos del presente Decreto.

DISPOSICIONES FINALES

Primera. Queda facultado el Consejero de Gobernación para dictar cuantos actos y disposiciones estime precisos en orden al desarrollo, ejecución e interpretación de las presentes normas.

Segunda. El presente Decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.

Sevilla, 20 de noviembre de 1985

JOSE RODRIGUEZ DE LA BORBOLLA Y CAMOYAN

Presidente de la Junta de Andalucía

ENRIQUE LINDE CIRUJANO

Consejero de Gobernación

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