Boletín Oficial de la Junta de Andalucía - Histórico del BOJA Boletín número 30 de 11/03/1997

La Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal, que desarrolla el artículo

18.4 de la Constitución española, establece un régimen especial de limitación del uso de la informática y otras técnicas y medios de tratamiento automatizado de los datos de carácter personal y familiar de las personas físicas y el pleno ejercicio de sus derechos.

La Disposición Adicional Segunda, apartado 2, de la referida Ley, establece la obligación de adaptar los ficheros públicos existentes, a su entrada en vigor, mediante la adopción de una disposición que los regule o los adecue a la misma.

En consecuencia, y en el uso de las facultades que le otorga la Ley 9/83, de

1 de diciembre, reguladora del Defensor del Pueblo Andaluz, y el artículo

11.n) del Reglamento de Organización y Funcionamiento de esta Institución, el Defensor del Pueblo Andaluz, oída la Junta de Coordinación y Régimen Interior reunida en sesión del día de febrero de 1997, ha resuelto:

Primero. De conformidad con lo previsto en la Disposición Adicional Segunda, número 2, de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, y a los efectos previstos en la misma, se relacionan y describen los siguientes ficheros automatizados a cargo de la Institución del Defensor del Pueblo Andaluz, en los que se contienen y procesan datos de carácter personal:

a) Registro General.

b) Registro de gestión de expedientes de queja.

c) Registro de consultas.

d) Fichero de gestión de personal.

Segundo.

2.1. El Registro General tiene por finalidad el control de la entrada y salida de documentos para uso interno y de acreditación de plazos.

2.2. Estarán afectadas por su contenido las personas físicas o jurídicas que presenten o se les remitan documentos, siendo los propios interesados quienes suministran los datos.

2.3. El fichero responde a la estructura de base de datos relacional e incluye datos de carácter personal sobre nombre y apellidos, domicilio, población, código postal y número de expediente de queja.

2.4. Los usos que se darán a estos datos serán los derivados de la gestión del registro de entradas y salidas de documentos.

2.5. No está prevista la cesión de datos del Registro General.

Tercero.

3.1. El Registro de quejas tiene por finalidad ordenar los diferentes escritos de queja que se dirigen al Defensor del Pueblo Andaluz, establecer relaciones entre ellos y entre los expedientes a que den lugar, de forma que permita el seguimiento de los trámites realizados en cada uno, asignando al expediente las entradas y salidas que se produzcan.

3.2. Estarán afectadas por el contenido del Registro las personas que presenten escritos de queja al Defensor del Pueblo Andaluz, de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 9/83, de 1 de diciembre.

3.3. El Registro, con un sistema de base de datos relacional, contiene datos de carácter personal sobre el nombre y apellidos, domicilio y municipio que necesariamente deben figurar en los escritos de queja, y podrá contener otros referidos al sexo, DNI, estado civil, edad, nivel de estudios y número de teléfono si los mismos figuran en los citados escritos.

3.4. Los usos que se darán a estos datos serán los estrictamente necesarios para la tramitación de los expedientes de queja.

3.5. No está prevista la cesión de datos del Registro de quejas.

Cuarto.4.1. El Registro de consultas tiene por finalidad ordenar las diferentes visitas, llamadas telefónicas y escritos a través de los cuales se plantean consultas al Defensor del Pueblo Andaluz, acerca de las posibilidades de intervención de esta Oficina ante asuntos concretos.

4.2. Estarán afectadas por el contenido de este Registro todas las personas que acceden a la Oficina de Información del Defensor del Pueblo Andaluz para plantear consultas, de acuerdo con lo previsto en el artículo 22.3 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de esta Institución.

4.3. El Registro, con un sistema de base de datos relacional, contiene aquellos datos de carácter personal, facilitados de forma voluntaria por los consultantes, y referidos al nombre y apellidos, municipio y número de teléfono. Asimismo, podrán figurar otros datos sobre sexo, estado civil, nivel económico, nivel intelectual y asunto, cuando los mismos se declaran con ocasión de la consulta.

4.4. Los usos que se darán a los datos contenidos en este fichero son los estrictamente necesarios para la tramitación de las consultas.

4.5. No está prevista la cesión de los datos contenidos en el Registro de consultas.

Quinto.5.1. El fichero de gestión de personal tiene por finalidad la elaboración, confección y control de las nóminas del personal al servicio del Defensor del Pueblo Andaluz.

5.2. Están afectadas por el contenido del fichero todas las personas que se encuentran al servicio del Defensor del Pueblo Andaluz.

5.3. Los datos de carácter personal contenidos en este fichero o base de datos son los siguientes:

a) Datos de carácter identificativo y domicilio.

b) Datos de características personales.

c) Datos académicos y profesionales.

d) Datos sobre antig?edad y retribución.

e) Datos de cuenta bancaria de percepción de haberes.

5.4. Los usos que se darán al fichero son los derivados de la emisión de la nómina contenidos en él, así como a la obtención de todos los productos derivados de la misma.

5.5. Anualmente se cederán a la Agencia Tributaria datos del fichero de gestión de personal, referidos al Impuesto de la Renta de las Personas Físicas.

Con carácter mensual, previa conformidad de los afectados, se cederán a las entidades bancarias los datos imprescindibles para el abono por transferencia bancaria de las retribuciones del personal, y a la Tesorería General de la Seguridad Social y a las correspondientes entidades de Mutualidad administrativa se cederán los necesarios a efectos de cotizaciones.

Sexto. La responsabilidad sobre los registros y ficheros corresponde, bajo la autoridad del Defensor del Pueblo Andaluz, al Secretario General, sin perjuicio de la responsabilidad directa que, en la gestión y custodia de los ficheros, corresponde al Jefe de cada servicio.

Séptimo. Los derechos de acceso, rectificación y cancelación podrán efectuarse ante la Secretaría General del Defensor del Pueblo Andaluz, en la sede de la Institución, calle Reyes Católicos, núm. 21, CP 41001, Sevilla, teléfono núm. 421.21.21.

Octavo. La presente Resolución entrará en vigor el mismo día de su publicación en el BOJA.

Sevilla, 20 de febrero de 1997.- El Defensor del Pueblo Andaluz, José Chamizo de la Rubia.

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