Boletín Oficial de la Junta de Andalucía - Histórico del BOJA Boletín número 213 de 29/10/2007

La denominada "administración electrónica" se está configurando como uno de los elementos claves en la relación del ciudadano con la Administración Pública. No sólo desde el punto de vista normativo, como se deduce de la reciente Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, sino también desde el punto de vista social, se asiste a la configuración y percepción, respectivamente, como un auténtico derecho del ciudadano del uso de los medios y técnicas telemáticos en las comunicaciones con las diversas administraciones públicas, de donde surge la correspondiente obligación de éstas de regular los instrumentos y cauces que vayan haciendo realidad ese derecho. Se trata de instaurar los cauces que permitan un mejor servicio al ciudadano en términos de rapidez, comodidad, eficacia y eficiencia, redundando en una mayor calidad en el acceso a la información y los servicios de las administraciones públicas.

La creación y puesta en funcionamiento de los registros telemáticos de las Administraciones Públicas es uno de los medios que se han configurado legal y reglamentariamente para incorporar el uso de las nuevas tecnologías a los procedimientos administrativos, de manera que a través de dichos registros se permita la recepción y salida de solicitudes, escritos y comunicaciones en el inicio, tramitación y resolución de los procedimientos que se vayan habilitando para ello.

La propia Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, desde su redacción originaria y a través de sucesivas reformas, ha puesto las bases para que las Administraciones Públicas promuevan la incorporación de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, de manera que en la actualidad prevé de forma expresa la posibilidad de creación de registros telemáticos, la regulación de las notificaciones mediante técnicas informáticas y la presentación telemática de solicitudes y comunicaciones. Diversas disposiciones reglamentarias del Estado y de las Comunidades Autónomas han ido desarrollando esas previsiones.

La decidida apuesta de la Universidad Pablo de Olavide, de Sevilla, en materia de Tecnologías de la Información y la Comunicación y su aplicación en todos los ámbitos universitarios, se plasma en su Plan Estratégico 2005-2010, aprobado por su Claustro, y en el que se determina como uno de sus objetivos "adaptar el sistema de administración para conseguir una gestión ágil y de calidad para la comunidad universitaria", estableciéndose una línea de actuación consistente en implantar un sistema de administración electrónica que abarque a la creación de un registro telemático, desarrollar un programa para la implementación de la firma y certificación electrónica, así como identificar y adaptar a procesos virtuales los procedimientos administrativos.

El presente Reglamento se ocupa de establecer el marco jurídico, los requisitos, y las condiciones técnicas del registro telemático de la Universidad Pablo de Olavide, así como los procedimientos administrativos en los que puede utilizarse dicho registro, sin perjuicio de los que en un futuro puedan ir añadiéndose. Sobre la base de que la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones por vía telemática se establece en esta norma como una vía voluntaria para el interesado, se establecen las condiciones básicas para la presentación de los mismos, así como los requerimientos técnicos mínimos para acceder al registro telemático y utilizarlo, incluido los sistemas de firma electrónica que admite. También se abordan los aspectos referidos a las garantías y los requerimientos de seguridad, así como los requerimientos de difusión pública de esta normativa.

En consecuencia, el Consejo de Gobierno de la Universidad Pablo de Olavide, de Sevilla, en sesión celebrada el 24 de septiembre de 2007, acuerda aprobar las siguientes normas reguladoras de la creación y funcionamiento del Registro Telemático de dicha Universidad.

Artículo 1. Objeto.

1. Se crea en la Universidad Pablo de Olavide, de Sevilla, un registro telemático para la recepción o salida de solicitudes, escritos y comunicaciones que se transmitan por medios telemáticos, mediante firma electrónica avanzada, de acuerdo con lo previsto en los artículos 24 y siguientes de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

2. El registro telemático se configura como parte del Registro General con carácter auxiliar de éste y su utilización tendrá carácter voluntario.

Artículo 2. Adscripción orgánica y funcional del registro telemático.

1. El Registro Telemático de la Universidad Pablo de Olavide queda bajo la dirección de la Secretaría General.

2. Las funciones del Registro Telemático serán desempeñadas por la unidad administrativa correspondiente de acuerdo con las previsiones de la correspondiente Relación de Puestos de Trabajo, y con lo previsto en el manual de funciones y la estructura administrativa de la Universidad.

Artículo 3. Ambito de aplicación.

El Registro Telemático de la Universidad Pablo de Olavide tiene como función exclusiva la recepción y remisión, y la anotación de los correspondientes asientos de entrada y salida, cuya transmisión se efectúe por vía telemática mediante firma electrónica avanzada, en relación a:

a) Solicitudes, escritos y comunicaciones relacionados con los procedimientos que se indican en el Anexo I a la presente cuya resolución corresponde a órganos de la Universidad Pablo de Olavide.

b) Solicitudes, escritos y comunicaciones que contengan actuaciones de órganos de la Universidad Pablo de Olavide, correspondientes a procedimientos cuya Resolución no sea competencia de dicha Universidad, y cuyas normas reguladoras contemplen de forma expresa tal posibilidad de emisión y transmisión por medios telemáticos.

c) Las notificaciones correspondientes a todos aquellos otros procedimientos en los que los correspondientes interesados hayan señalado la utilización de medios telemáticos como forma preferente de comunicación, o consentido expresamente su utilización, identificando además la dirección electrónica correspondiente.

2. Corresponde al Secretario General de la Universidad Pablo de Olavide, en coordinación con el Vicerrectorado competente en materia de tecnologías de la información y la comunicación, adoptar las resoluciones que permitan incorporar al Anexo I de este reglamento nuevos procedimientos cuya resolución corresponda a órganos de la Universidad Pablo de Olavide y en cuyas normas reguladoras se recoja de forma expresa la posibilidad de utilización de medios telemáticos, o cuyo ámbito de actuación se circunscriba al personal que presta sus servicios en dicha Universidad. Estas adiciones serán difundidas a través de la página web de la Universidad mencionada en el artículo siguiente.

Artículo 4. Condiciones generales para la presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones y otros documentos.

1. El acceso al registro telemático de la Universidad Pablo de Olavide se realizará a través de la página web de dicha Universidad, http://www.upo.es. En la citada dirección electrónica figurará la relación actualizada de las solicitudes, escritos y comunicaciones que pueden presentarse en dicho registro telemático, de acuerdo con las previsiones del artículo anterior.

2. La presentación a que se refiere este artículo tendrá idénticos efectos que la realizada por los demás medios admitidos en el artículo 38.4 de la mencionada Ley 30/1992, y deberá hacerse siguiendo el correspondiente procedimiento electrónico y a través de los formularios que se integran en éste, que serán ser aprobados por la Secretaría General de la Universidad Pablo de Olavide, en coordinación con el Vicerrectorado competente en la tecnologías de la información y la comunicación. Dichos formularios figurarán publicados en la dirección electrónica de acceso al registro telemático.

3. La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a través del Registro Telemático de la Universidad Pablo de Olavide tendrá carácter voluntario para los interesados, siendo alternativa a la utilización de los lugares establecidos en las normas de la Universidad para la presentación de escritos y documentos, con la excepción de los supuestos contemplados en una norma con rango de Ley.

4. La recepción en el Registro Telemático de la Universidad Pablo de Olavide de otras solicitudes, escritos y comunicaciones que no estén incluidas en las mencionadas en el apartado anterior, no producirán ningún efecto. En estos casos, se archivarán, teniéndolas por no presentadas, comunicándose al interesado tal circunstancia, e indicándole los registros y lugares que para su presentación habilita el artículo 38.4 de la Ley 30/1992.

Artículo 5. Requerimientos técnicos mínimos necesarios para el acceso y la utilización del registro.

1. El acceso de los ciudadanos a través de Internet al Registro Telemático de la Universidad Pablo de Olavide se realizará a través de un navegador web.

2. En la dirección electrónica de acceso al registro estará disponible la relación de los sistemas operativos y navegadores que pueden ser utilizados por los interesados, así como el formato de los documentos electrónicos admisibles.

Artículo 6. Sistemas de firma electrónica admitidos por el Registro Telemático.

1. La Universidad Pablo de Olavide admitirá, en sus relaciones telemáticas con los ciudadanos y con las restantes Administraciones Públicas, los sistemas de firma electrónica avanzada y los que, en los términos que establezca el ordenamiento jurídico, resulten adecuados para garantizar la identidad, la autenticidad y la integridad de los documentos electrónicos.

2. En la dirección electrónica de acceso al registro estará disponible la información sobre la relación de prestadores de servicios de certificación y tipos de certificados electrónicos que amparen las firmas electrónicas con las que es admisible la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones.

3. Los prestadores de servicios de certificación podrán comunicar a la Universidad Pablo de Olavide la propuesta de admisión de certificados electrónicos que ellos expidan, para las relaciones que, por medios electrónicos, informáticos y telemáticos, tengan lugar entre dicha Universidad y los ciudadanos. La citada comunicación deberá aportar las normas técnicas en las que se base el certificado que pretende homologar, así como los protocolos o normas y procedimientos de seguridad y de control referidos a la creación, almacenamiento histórico, acceso y publicidad, renovación y revocación de certificados.

4. La aceptación de una firma electrónica estará condicionada a que la utilización del servicio de consulta sobre la vigencia de los certificados no deberá implicar un coste específico adicional para la Universidad Pablo de Olavide, y a que los sistemas utilizados sean compatibles con los medios técnicos de los que disponga dicha Universidad.

Artículo 7. Recepción de documentos y cómputo de plazos.

1. Sin perjuicio de los efectos sustantivos que el ordenamiento atribuye a la presentación de escritos, el registro telemático estará en funcionamiento durante las veinticuatro horas del día, todos los días del año, rigiéndose por la fecha y hora oficial española, que deberá figurar visible en la dirección electrónica de acceso al registro.

2. Sólo cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo podrá interrumpirse, por el tiempo imprescindible, la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones. La interrupción deberá anunciarse a los potenciales usuarios del registro telemático con la antelación que, en su caso, resulte posible. En supuestos de interrupción no planificada en el funcionamiento del registro telemático, y siempre que sea posible, el usuario visualizará un mensaje en que se comunique tal circunstancia.

3. Serán considerados días inhábiles para el registro telemático de la Universidad Pablo de Olavide los así declarados para todo el territorio nacional, para el territorio de la comunidad autónoma andaluza, así como los que se determinen en el propio ámbito de la citada Universidad, especialmente en relación con los términos municipales de Alcalá de Guadaíra, Dos Hermanas y Sevilla. El calendario con los días inhábiles deberá estar publicado en la página web de la Universidad, en el sitio de administración electrónica y se mantendrá actualizado permanentemente.

La entrada de solicitudes, escritos y comunicaciones recibidas en un día inhábil para el registro telemático se entenderá efectuada a las cero horas y un segundo del primer día hábil siguiente. En ningún caso la presentación telemática de documentos implicará la modificación de los plazos establecidos reglamentariamente.

4. Si se desea o se requiere, durante la tramitación del procedimiento, aportar documentación anexa a la solicitud o comunicación electrónica, que no puede ser digitalizada y remitida por el procedimiento electrónico establecido o que precisa de compulsa o debe aportarse el original, ésta deberá ser presentada a través de cualquiera de los registros administrativos previstos por las normas de la Universidad que rigen la presentación de escritos y solicitudes ante ella. En dicha documentación se hará mención al correspondiente número o código de registro individualizado al que se refiere el artículo 8 siguiente.

Artículo 8. Garantías proporcionadas por el registro telemático.

1. El sistema de información que soporte el registro telemático garantizará la constancia de los siguientes datos en cada asiento que se practique, estableciéndose un registro por asiento en el que se identifique la documentación presentada, que se asociará al número de asiento correspondiente:

a) Un número o código de registro individualizado.

b) Identificación del interesado, mediante su nombre y apellidos, documento nacional de identidad, dirección postal y, en su caso, electrónica; y en el caso de personas jurídicas, la denominación social, código de identificación fiscal y domicilio social. Cuando proceda, se hará constar el órgano administrativo remitente.

c) Fecha y hora de presentación.

d) Identidad de la persona u órgano al que se dirige el documento electrónico.

e) Procedimiento o trámite con el que se relaciona.

f) Naturaleza y contenido del documento registrado.

g) Cualquier otra información que se considere pertinente en función del procedimiento telemático origen del asiento.

2. El registro telemático emitirá automáticamente por el mismo medio un mensaje de confirmación de la recepción de la solicitud, escrito o comunicación en el que consistirá en una copia autenticada de dicha solicitud, escrito o comunicación, junto con la acreditación de la fecha y hora en que se produjo la recepción, el número de entrada de registro, y una clave de identificación de la transmisión. El mensaje de confirmación estará configurado de forma que pueda ser impreso o archivado informáticamente por el interesado, garantizará la identidad del registro y tendrá el valor de recibo de presentación. El usuario será advertido de que la no recepción del mensaje de confirmación o, en su caso, la recepción de un mensaje de indicación de error o deficiencia en la transmisión implica que no se ha producido la recepción, debiendo realizarse la presentación en otro momento o utilizando otros medios.

Artículo 9. Seguridad del Registro.

1. La Secretaría General de la Universidad Pablo de Olavide es el órgano responsable de la seguridad del Registro Telemático de dicha Universidad.

2. Los protocolos de seguridad del registro y de las transacciones telemáticas empleados pueden consultarse en la dirección electrónica indicada en el artículo 4.

3. La Universidad Pablo de Olavide no responderá del uso fraudulento que los usuarios del sistema puedan llevar a cabo de los servicios prestados mediante Administración electrónica. A estos efectos, dichos usuarios asumen con carácter exclusivo la responsabilidad de la custodia de los elementos necesarios para su autenticación en el acceso a los citados servicios de Administración electrónica, el establecimiento de conexión preciso y la utilización de la firma electrónica, así como de las consecuencias que pudieran derivarse del uso indebido, incorrecto o negligente de los mismos.

Disposición Final. Entrada en vigor.

El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.

ANEXO I

1. Solicitud de Subvención por Tesis Doctorales Defendidas.

2. Solicitud de devolución de documentación presentada para concursos de PDI.

3. Solicitud de vista de documentación y baremación concursos de PDI.

4. Solicitud de certificado de ejercicios aprobados en oposiciones PAS.

5. Solicitud de Evaluación de los Complementos por Méritos Docentes (Quinquenios).

Sevilla, 24 de septiembre de 2007.- El Rector, Juan Jiménez Martínez.

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