Boletín Oficial de la Junta de Andalucía - Histórico del BOJA Boletín número 236 de 30/11/2007

El artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), establece que la creación, modificación o supresión de los ficheros automatizados de las Administraciones Públicas deberá hacerse mediante disposición general publicada en el Boletín Oficial del Estado o diario oficial correspondiente.

Por otra parte, el artículo 39.2 de la Ley Orgánica 15/1999 dispone que serán objeto de inscripción, en el Registro General de Protección de Datos, los ficheros automatizados que contengan datos personales y de los cuales sean titulares las Administraciones de las Comunidades Autónomas, así como sus entes y organismos dependientes, sin perjuicio de que se inscriban, además, en los registros a que se refiere el artículo 41.2 de la Ley Orgánica 15/1999.

Asimismo, el artículo 5 del Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, que desarrolla determinados aspectos de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal, el cual continúa en vigor en virtud de la Disposición transitoria tercera de la Ley Orgánica 15/1999, señala que todo fichero de datos de carácter personal, de titularidad pública, será notificado a la Agencia Española de Protección de Datos por el órgano competente de la Administración responsable del fichero para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos, mediante el traslado, a través del modelo normalizado que al efecto elabore la Agencia, de una copia de la disposición de creación del fichero.

En cumplimiento de dichos preceptos se procedió a la regulación de los ficheros automatizados de datos de carácter personal existentes en esta Consejería mediante las Órdenes de 20 de julio de 1994 y 2 de marzo de 2004.

Habiendo surgido la necesidad de incorporar nuevos ficheros automatizados, completar la información registrada de algunos de los ya existentes, así como la de suprimir aquellos que no son operativos en el ámbito de la Consejería de la Presidencia, procede aunar los mismos en una única disposición, la presente, acomodando su contenido a lo previsto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.

En su virtud, de conformidad con lo previsto en el Decreto 347/2004, de 25 de mayo, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de la Presidencia, y el artículo 44.2 de la Ley 6/2006, de 24 de octubre, del Gobierno de la Comunidad Autónoma de Andalucía,

DISPONGO

Artículo 1. Objeto.

La presente Orden tiene por objeto la regulación de los ficheros automatizados con datos de carácter personal gestionados por la Consejería de Presidencia de la Junta de Andalucía, incluidos en el ámbito de aplicación de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos (en adelante, LOPD). Así, se describen en el Anexo I de esta Orden los ficheros de nueva creación, en el Anexo II, aquellos que deben modificarse para su adecuación, y en el Anexo III, los ficheros no necesarios y que, por tanto, se procederá a su supresión.

Artículo 2. Adopción de medidas.

Los titulares de los órganos responsables de cada fichero automatizado adoptarán las medidas necesarias para asegurar la confidencialidad, seguridad e integridad de los datos, así como las conducentes a hacer efectivas las demás garantías, obligaciones y derechos reconocidos en la citada LOPD y en las demás normas vigentes.

Artículo 3. Cesiones de datos.

1. La Consejería de la Presidencia podrá ceder a otras Administraciones Públicas los datos contenidos en los ficheros anexos a esta Orden, con exclusión de los datos de identificación personal contenidos en ellos, en los términos previstos en los artículos 11 y 21 de la LOPD.

2. Igualmente se podrán ceder al Instituto de Estadística de Andalucía, para fines estadísticos y de acuerdo con la Ley 4/1989, de 12 de diciembre, de Estadística de la Comunidad Autónoma de Andalucía, los datos contenidos en los ficheros referidos en el anexo de esta Orden, cuando éste lo demande.

Artículo 4. Prestación de servicios de tratamiento automatizado de datos.

1. La Consejería de la Presidencia podrá celebrar convenios de colaboración para el tratamiento de datos con estricto cumplimiento de lo señalado en la LOPD, respecto a las garantías y protección de los titulares de los datos.

2. Quienes, por cuenta de la Consejería de la Presidencia, presten servicios de tratamiento automatizado de datos de carácter personal realizarán las funciones encomendadas conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento y así se hará constar en el contrato que a tal fin se realice, no pudiendo aplicarlos o utilizarlos con fin distinto, ni comunicarlos, ni siquiera para su conservación, a otras personas, de conformidad con lo dispuesto en artículo 12 de la citada LOPD.

Artículo 5. Derecho de oposición, acceso, rectificación y cancelación de datos.

Las personas afectadas por los ficheros automatizados podrán ejercitar su derecho de oposición, acceso, rectificación y cancelación de datos, cuando proceda, ante la Unidad o
Servicio que para cada fichero automatizado se determina en el Anexo de esta Orden.

Disposición adicional única. Inscripción, modificación y cancelación de los ficheros en el Registro General de Protección de Datos.

1. Los ficheros automatizados relacionados en el Anexo I de la presente Orden serán notificados a la Agencia Española de Protección de Datos por la Secretaría General Técnica de la Consejería de la Presidencia, para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos, mediante el traslado, a través del modelo normalizado elaborado a tal efecto por la Agencia, de una copia de la presente disposición.

2. La Secretaría General Técnica de la Consejería de la Presidencia introducirá las modificaciones de los ficheros de carácter personal inscritos con anterioridad en el Registro General de Protección de Datos, que se recogen en el Anexo ll, mediante el traslado a la Agencia Española de Protección de Datos de una copia de la presente disposición.

3. La Secretaría General Técnica de la Consejería de la Presidencia procederá a la cancelación de la inscripción en el Registro General de Protección de Datos de los ficheros automatizados de datos de carácter personal suprimidos por la presente disposición, mediante el traslado a la Agencia Española de Protección de Datos de una copia de la misma.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.

Sevilla, 21 de noviembre de 2007

GASPAR ZARRÍAS ARÉVALO

Consejero de la Presidencia

ANEXO: FICHEROS AUTOMATIZADOS CON DATOS

DE CARÁCTER PERSONAL DE LA CONSEJERÍA

DE LA PRESIDENCIA

ANEXO I

FICHEROS DE NUEVA CREACIÓN

AGENCIA ANDALUZA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL

Fichero 1: Subvenciones de Cooperación.

a) Órgano responsable: Agencia Andaluza de Cooperación Internacional.

b) Usos y fines: Gestión de subvenciones, becas o ayudas en materia de la cooperación internacional para el desarrollo.

c) Personas o colectivos afectados: Personas físicas solicitantes de becas y ayudas, y representantes legales de entidades solicitantes de subvenciones.

d) Procedimiento de recogida de datos: formularios, correo ordinario o electrónico.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo, características personales, académicos y profesionales, detalles de empleo.

f) Cesiones de datos que se prevén: No hay cesiones previstas.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Agencia Andaluza de Cooperación Internacional.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero 2: Contactos de Cooperación.

a) Órgano responsable: Agencia Andaluza de Cooperación Internacional.

b) Usos y fines: Registro del personal relacionado con el ámbito de la cooperación internacional.

c) Personas o colectivos afectados: Personas físicas del ámbito de cooperación internacional (integrantes de grupos de trabajo, colaboradores).

d) Procedimiento de recogida de datos: Entrevistas, formularios, correo ordinario o electrónico.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo, características personales, datos sociales, académicos y profesionales, detalles de empleo.

f) Cesiones de datos que se prevén: No hay cesiones previstas.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Agencia Andaluza de Cooperación Internacional.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

SECRETARÍA GENERAL DE RELACIONES CON EL PARLAMENTO

Fichero 1: Diputados Parlamento de Andalucía.

a) órgano responsable: Secretaría General de Relaciones con el Parlamento.

b) Usos y fines: Gestión y coordinación de las comunicaciones e información a las distintas Consejerías en relación con la actividad parlamentaria.

c) Personas o colectivos afectados: Diputados del Parlamento de Andalucía.

d) Procedimiento de recogida de datos: Fuentes accesibles al público.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo, datos de características personales, detalles de empleo.

f) Cesiones de datos que se prevén: No hay cesiones previstas.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Secretaría General de Relaciones con el Parlamento.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

ANEXO II

MODIFICACIÓN DE FICHEROS

Primero. Fichero «Control de visitas».

Se modifican los apartados Usos y fines, Tipología de los datos, Procedimientos de recogida, Cesiones de datos.

a) Usos y fines: Control de visitas, vehículos y paquetes que acceden a las instalaciones y dependencias de la Consejería de Presidencia.

b) Personas o colectivos afectados: Personas físicas que acceden a las instalaciones y dependencias de la Consejería de la Presidencia.

c) Procedimiento de recogida de datos: Entrevistas, formularios, solicitud del DNI, Cámaras (CCTV).

d) Tipología de los datos: Carácter identificativo, otros tipos de datos: Matrícula, marca, modelo.

e) Cesiones de datos que se prevén: Juzgados y Tribunales.

f) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Secretaría General Técnica.

g) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Segundo. Fichero «Proveedores y Facturas».

Se modifica el apartado Tipología de los datos.

a) Órgano responsable: Secretaría General Técnica.

b) Usos y fines: Gestión de los proveedores de la Consejería de la Presidencia y facturación de los servicios prestados.

c) Personas o colectivos afectados: Personas físicas proveedores de la Consejería de la Presidencia.

d) Procedimiento de recogida de datos: Recogidos mediante formularios.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo, datos económicos, financieros y de seguros, detalles de empleo.

f) Cesiones de datos que se prevén: No hay cesiones previstas.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Secretaría General Técnica.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Tercero. Fichero «Histórico de Nóminas».

Se modifica el apartado Cesiones de datos.

a) Órgano responsable: Secretaría General Técnica.

b) Usos y fines: Mantener un Histórico de Nóminas del personal de la Consejería de la Presidencia.

c) Personas o colectivos afectados: Personal que haya sido dependiente de la Consejería de la Presidencia y que haya sido percibidor de nómina.

d) Procedimiento de recogida de datos: Recogidos mediante formularios, entrevistas.

e) Tipología de los datos: Especialmente protegidos, otros datos especialmente protegidos, carácter identificativo, características personales, detalles de empleo, económico-financiero.

f) Cesiones de datos que se prevén: Consejería de Justicia y Administración Pública, Juzgados y tribunales.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Secretaría General Técnica.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel alto.

Cuarto. Fichero «Expedientes (Servicio de Legislación, Recursos y Documentación»).

Se modifica el apartado Cesiones de datos.

a) órgano responsable: Secretaría General Técnica.

b) Usos y fines: Control y seguimiento de los asuntos competencia del Servicio de Legislación, Recursos y Documentación.

c) Personas o colectivos afectados: Personas físicas que interponen recursos ante la Consejería de la Presidencia y ante los tribunales contra actos de la Consejería.

d) Procedimiento de recogida de datos: Expedientes procedentes del Defensor del Pueblo y Órganos Jurisdicción.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo.

f) Cesiones de datos que se prevén: Juzgados y Tribunales.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Secretaría General Técnica.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Quinto. Fichero «Gestión de Personal».

Se modifican los apartados Usos y fines, Típología de los datos, Cesiones de datos, Medidas de seguridad.

a) órgano responsable: Secretaría General Técnica.

b) Usos y fines: Gestión económico-administrativa del personal de la Consejería de la Presidencia.

c) Personas o colectivos afectados: Personal funcionario y laboral dependiente de la Consejería de la Presidencia.

d) Procedimiento de recogida de datos: Transmisión electrónica de datos, publicaciones en BOJA.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo, características personales, detalle de empleo, económico-financiero, datos especialmente protegidos, otros datos especialmente protegidos, relativos a la comisión de infracciones.

f) Cesiones de datos que se prevén: Agencia Tributaria, Consejería de Justicia y Administración Pública.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Secretaría General Técnica.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel alto.

Sexto. Fichero «Dietas y Comisiones de servicio».

Se modifican los apartados Personas o colectivos afectados, Cesiones de datos.

a) Órgano responsable: Secretaría de Asuntos Económicos.

b) Usos y fines: Gestión y control de las comisiones de servicio.

c) Personas o colectivos afectados: Personal adscrito a la Junta de Andalucía.

d) Procedimiento de recogida de datos: Recabados mediante formularios.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo, detalle de empleo, económico-financiero.

f) Cesiones de datos que se prevén: Consejería de Economía y Hacienda.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Secretaría de Asuntos Económicos.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Séptimo. Fichero «Agenda de Comunicación».

Se modifica el apartado Cesiones de datos.

a) Órgano responsable: Secretaría General de la Oficina de Portavoz del Gobierno.

b) Usos y fines: Facilitar las relaciones entre los medios de comunicación, las distintas administraciones y los agentes sociales y económicos de Andalucía.

c) Personas o colectivos afectados: Representantes de medios de comunicación y administraciones. Agentes sociales y económicos de Andalucía.

d) Procedimiento de recogida de datos: Recogidos mediante formularios normalizados.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo, detalle de empleo.

f) Cesiones de datos que se prevén: Usuarios del portal web de la Junta de Andalucía.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Secretaría General de la Oficina de Portavoz del Gobierno.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Octavo. Fichero «Grabaciones de ruedas de prensa».

Se modifica el apartado Cesiones de datos.

a) Órgano responsable: Secretaría General de la Oficina del Portavoz del Gobierno.

b) Usos y fines: Mantener un archivo histórico de grabaciones de vídeo de las ruedas de prensa convocadas por la Oficina del Portavoz del Gobierno.

c) Personas o colectivos afectados: Periodistas, políticos y personalidades que asisten a la sala de ruedas de prensa.

d) Procedimiento de recogida de datos: Grabaciones de vídeo.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo.

f) Cesiones de datos que se prevén: A periodistas que las soliciten.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Secretaría General de la Oficina de Portavoz del Gobierno.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Noveno. Fichero «Base de Datos de Civil».

Se modifican los apartados Usos y fines, Personas o colectivos afectados, Tipología de los datos, Medidas de Seguridad.

a) Órgano responsable: Gabinete Jurídico de la Junta de Andalucía.

b) Usos y fines: Seguimiento de los procesos judiciales civiles y también de menores en los que interviene la Junta de Andalucía.

c) Personas o colectivos afectados: Menores de edad, familiares y personas físicas civiles.

d) Procedimiento de recogida de datos: Recogidos mediante formularios normalizados.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo, Características personales, Datos de infracciones.

f) Cesiones de datos que se prevén: No se prevén.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Gabinete Jurídico de la Junta de Andalucía.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel medio.

Décimo. Fichero «Suscriptores».

Se modifican los apartados Órgano responsable, Usos y fines.

a) órgano responsable: Secretaría General de Acción Exterior.

b) Usos y fines: Distribución de las revistas editadas por la Secretaría General de Acción Exterior.

c) Personas o colectivos afectados: Particulares y representantes de entidades públicas locales y regionales.

d) Procedimiento de recogida de datos: Correo electrónico, formularios, entrevistas.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo, detalle de empleo.

f) Cesiones de datos que se prevén: No se prevén.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Secretaría General de Acción Exterior.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Undécimo. Fichero «Expedientes (Servicio de Relaciones Institucionales, Asesoramiento e lnformación)».

Se modifica el apartado Órgano responsable.

a) Órgano responsable: Secretaría General de Acción Exterior.

b) Usos y fines: Control y seguimiento de los asuntos competencia del Servicio de Relaciones Institucionales, Asesoramiento e Información.

c) Personas o colectivos afectados: Particulares y representantes de entidades públicas locales y regionales.

d) Procedimiento de recogida de datos: Recogidos mediante formularios.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo, Detalle de empleo.

f) Cesiones de datos que se prevén: No se prevén.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Secretaría General de Acción Exterior.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Duodécimo. Fichero «Comités de la Comisión Europea».

Se modifican los apartados Órgano responsable, Personas o colectivos afectados, Cesiones de datos.

a) Órgano responsable: Secretaría General de Acción Exterior.

b) Usos y fines: Contacto de los distintos representantes de los Comités de la Comisión Europea.

c) Personas o colectivos afectados: Personal funcionario de la Junta de Andalucía y otras Administraciones.

d) Procedimiento de recogida de datos: Transmisión electrónica de los datos.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo.

f) Cesiones de datos que se prevén: Ministerio de Administraciones Públicas.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Secretaría General de Acción Exterior.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Decimotercero. Fichero «Comunicaciones de Asuntos Europeos».

Se modifican los apartados Órgano responsable, Usos y fines.

a) Órgano responsable: Secretaría General de Acción Exterior.

b) Usos y fines: Seguimiento de las comunicaciones recibidas por la Oficina del Presidente, el Gabinete del Consejero o el Secretario General de Acción Exterior.

c) Personas o colectivos afectados: Personas físicas que realizan las comunicaciones a la Oficina del Presidente, al Gabinete del Consejero o al Secretario General de Acción Exterior.

d) Procedimiento de recogida de datos: Datos comunicados por Administraciones Públicas.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo, circunstancias sociales.

f) Cesiones de datos que se prevén: no se prevén.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Secretaría General de Acción Exterior.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Decimocuarto. Fichero «Consejo del Foro “Andalucía y el futuro de Europa”».

Se modifica el apartado Órgano responsable.

a) Órgano responsable: Secretaría General de Acción Exterior.

b) Usos y fines: Mantener el contacto de los distintos miembros del foro de Andalucía y futuro de Europa.

c) Personas o colectivos afectados: Personal funcionario de la Junta de Andalucía, profesores universitarios y personalidades relevantes en Andalucía.

d) Procedimiento de recogida de datos: Datos comunicados por Administraciones Públicas.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo.

f) Cesiones de datos que se prevén: No se prevén.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Secretaría General de Acción Exterior.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Decimoquinto. Fichero «Subvenciones en Asuntos Europeos».

Se modifican los apartados Órgano responsable, Usos y fines.

a) Órgano responsable: Secretaría General de Acción Exterior.

b) Usos y fines: Gestión de subvenciones o ayudas públicas en materia de Asuntos Europeos.

c) Personas o colectivos afectados: Representantes legales de las entidades solicitantes de subvenciones y personas físicas solicitantes de becas en materia de Asuntos Europeos.

d) Procedimiento de recogida de datos: Formularios normalizados, correo electrónico u ordinario.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo, características personales, circunstancias sociales, académicos y profesionales, detalles de empleo.

f) Cesiones de datos que se prevén: No se prevén.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Secretaría General de Acción Exterior.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Decimosexto. Fichero «Contactos de Asuntos Europeos».

Se modifican los apartados Órgano responsable, Usos y fines.

a) Órgano responsable: Secretaría General de Acción Exterior.

b) Usos y fines: Disponer de los datos de contacto de las personas relacionadas con el ámbito de la Secretaría General de Acción Exterior.

c) Personas o colectivos afectados: Personas físicas del ámbito de Asuntos Europeos.

d) Procedimiento de recogida de datos: Transmisión electrónica de los datos o comunicados personalmente por el interesado.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo, académicos y profesionales.

f) Cesiones de datos que se prevén: No se prevén.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Secretaría General de Acción Exterior.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

ANEXO IIII

SUPRESIÓN DE FICHEROS

Primero. Fichero «LIBFPRES. GPECO LIBFPRES. GPDIF».

- Motivos de la supresión: Cese de la actividad para la que fue creado.

- Destino de los datos contenidos en el fichero y previsiones adoptadas para su destrucción: Borrado físico de los soportes.

Segundo. Fichero «AGENTES DF».

- Motivos de la supresión: Duplicidad en el Registro General de Protección de Datos.

- Destino de los datos contenidos en el fichero y previsiones adoptadas para su destrucción: Datos contenidos en el fichero de nombre «Agentes y Empresas de Publicidad» del mismo responsable.

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