El Consejo de Gobierno ha acordado iniciar la tramitación del anteproyecto de la Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía. El texto sustituirá al vigente desde 1984 con el fin de adaptar la legislación en esta materia a las necesidades de adaptación a las nuevas tecnologías, promoción de un mayor acceso a los documentos y desarrollo de nuevos instrumentos de protección.
La futura ley será de aplicación tanto a los documentos públicos, históricos y de interés para la comunidad como a los archivos del Sistema Archivístico de Andalucía (más 1.300 públicos y cuatro privados).
Como novedad destacada, el borrador incorpora disposiciones para integrar en el patrimonio documental de Andalucía los documentos de titularidad privada en razón de su interés para la comunidad autónoma, no sólo de su antigüedad.
En cuanto a la adaptación a las nuevas tecnologías, el anteproyecto de ley prevé la creación del denominado Archivo Electrónico de la Junta de Andalucía, que unificará la custodia, conservación y control de los fondos en este formato. Su objetivo principal es garantizar la permanencia de los documentos que ya no se originan en papel, para que puedan recuperarse en cualquier momento en la defensa de los derechos y obligaciones de los ciudadanos. Este instrumento conllevará la creación del denominado Registro General de Sistemas de Información, que permitirá controlar y poner en conexión todas las redes informáticas de la Junta en el ámbito archivístico.
El texo fija unos criterios mínimos en materia de personal, infraestructuras y elementos básicos para garantizar la seguridad y el acceso a los documentos en el Sistema Archivístico de Andalucía. En el caso de los archivos de titularidad privada, se regulan de forma más precisa las obligaciones de los propietarios, entre ellas, permitir la inspección de los fondos por parte de la Consejería de Cultura, notificar la transmisión de los documentos y mantener las condiciones adecuadas de conservación y consulta pública.
En la misma línea de reforzar los instrumentos de protección, el anteproyecto establece el requerimiento de la autorización de la Junta para los traslados de documentos de titularidad privada, incluidos los de carácter temporal, así como el depósito provisional y la expropiación forzosa de todos aquellos bienes que no tengan garantizadas las condiciones de conservación, seguridad o acceso.
Para el control, tutela y conocimiento de los documentos se creará el Inventario del Patrimonio Documental Andaluz, configurado como una sección especial del Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz junto con los actuales de bienes de interés cultural, bienes de catalogación general y bienes muebles.
Igualmente novedosa es la incorporación de la posibilidad de contratación de servicios externos para la custodia y gestión de los documentos públicos. Esta fórmula, de carácter excepcional, será limitada en el tiempo y nunca podrá suponer una transmisión del ejercicio de potestades públicas.
Modelo de gestión
En líneas generales, todas las disposiciones del anteproyecto se dirigen a crear un modelo común de gestión que se aplica con carácter transversal a lo largo de la vida de los documentos, sea cual sea su soporte. Dentro de este modelo, se prevé la creación de un archivo único en cada provincia para todos los documentos de la Administración territorial de la Junta de Andalucía.
Respecto a la regulación del acceso público, el anteproyecto revierte el planteamiento actual que considera excepcional la consulta de los documentos de menos de 30 años para pasar a adoptar como norma la posibilidad general de consulta, a la que sólo como excepciones podrán aplicarse plazos de reserva teniendo en cuenta los criterios recogidos en la legislación vigente (entre ellos, los constitucionales relativos al derecho a la intimidad y a los condicionantes de seguridad y defensa del Estado).
Finalmente, el texto sistematiza el régimen disciplinario y actualiza las cuantías económicas de las multas. Como infracciones muy graves, sancionables con cantidades de entre 150.001 y 600.000 euros, se consideran, entre otras, la extracción de documentos públicos de sus correspondientes unidades administrativas, el impedimento al derecho de acceso de la ciudadanía y la omisión del deber de conservación con las consecuencias de pérdida, destrucción o deterioro irreparable de los bienes.
Como infracciones graves, con multas de 60.001 a 150.000 euros, se catalogan acciones como el traslado de documentos privados integrantes del Patrimonio Documental Andaluz sin la autorización de la Consejería de Cultura o la no comunicación de la transmisión onerosa de la propiedad o de los derechos sobre los documentos. Por su parte, las infracciones leves se sancionarán con multas de hasta 60.000 euros.
Con carácter accesorio, también se podrán imponer sanciones no pecuniarias como el depósito provisional, la expropiación total o parcial de los documentos o la inhabilitación del técnico infractor para el ejercicio de su profesión en actividades vinculadas a la Consejería de Cultura.
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