Cuando necesites hacer un trámite que requiera identificación y firma electrónica, y no cuentes con esos medios, puedes solicitar cita previa en nuestras oficinas para que te asista un funcionario habilitado, y actuar en tu nombre.
Si tienes dudas puedes consultar aquí una serie de preguntas frecuentes para resolverlas.
Finalidad de la actuación
¿Para qué sirve la actuación de un funcionario habilitado para la identificación y firma?
Para poder actuar en tu nombre cuando necesites hacer un trámite que requiere identificaión y firma electrónica y tú carezcas de esos medios. Puede darse ese caso con una presentación de documentos, notificación por comparecencia, apoderamiento “apud acta” y acceso a la Carpeta Ciudadana de la J. de A., entre otros casos.
Destinatarios
¿Quiénes pueden beneficiarse de este servicio de asistencia por funcionario habilitado para la identificación y firma?
Exclusivamente las personas físicas que no dispongan de medios electrónicos para la identificación y firma (certificado electrónico u otro sistema reconocido por las normas vigentes).
Estas personas físicas pueden actuar en su nombre, o en representación de otra persona física. Y cuando se trate de presentar un documento relacionado con un procedimiento, su norma reguladora ha de permitir la tramitación presencial y electrónica.
Si soy autónomo ¿puedo hacer uso del funcionario habilitado?
Con carácter general, un autónomo tiene la consideración de persona física, y por tanto puede hacer uso del funcionario habilitado para la identificación y firma en determinadas actuaciones electrónicas. Pero en el caso de que una norma exija que un procedimiento en concreto tenga que realizarse por medios telemáticos, entonces no podrás hacer uso de este servicio.
Si soy menor de edad ¿puedo solicitar la identificación y firma de un funcionario habilitado?
Tienen capacidad de obrar ante las Administraciones Públicas, los menores de edad para el ejercicio y defensa de aquellos de sus derechos e intereses cuya actuación esté permitida por el ordenamiento jurídico sin la asistencia de la persona que ejerza la patria potestad, tutela o curatela.
¿Puede una persona física estar obligada a relacionarse por medios electrónicos con la Administración?
Solo en aquellos casos en que una disposición reglamentaria así lo haya dispuesto para determinados colectivos y/o procedimientos, en virtud de lo establecido en el art. 14.3 de la Ley 39/2015 de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
¿Puede un gestor o un abogado solicitar la asistencia por funcionario habilitado para la identificación y firma?
No, porque son sujetos obligados a relacionarse por medios electrónicos con la Administración. Solo pueden solicitar la asistencia del funcionario habilitado las personas físicas que actúen en calidad de interesadas o personas físicas que actúen en representación de otra persona física
Pueden las comunidades de vecinos o asociaciones sin personalidad jurídica solicitar la asistencia por funcionario habilitado para la identificación y firma?
No, porque no son personas físicas aunque no tengan personalidad jurídica. Solo personas físicas que actúen en calidad de interesadas o personas físicas que actúen en representación de otra persona física.
Servicios que incluye
¿Para qué tipo de procedimientos puedo presentar documentos por medios electrónicos con la asistencia de funcionario habilitado?
Para todos aquellos procedimientos de la Junta de Andalucía que tengan como destinatarios a personas físicas y cuyo modo de presentación pueda ser presencial y electrónico .
¿Cómo puedo saber si el procedimiento que me interesa permite la asistencia del funcionario habilitado para la identificación y firma?
Consulta el Catálogo de Procedimientos y Servicios en el Portal Institucional de la Junta de Andalucía (Servicios y si el procedimiento de tu interés tiene como “Destinatarios: Ciudadanía” y en “Cómo realizar el trámite” es posible realizar la “solicitud en línea”, además de presencialmente, podrás solicitar la asistencia para ese procedimiento.
Si soy una persona física ¿Para qué servicios puedo solicitar la asistencia del funcionario habilitado para la identificación y firma por medios electrónicos?
Para una Presentación Electrónica General; para la presentación electrónica de documentos para cualquier procedimiento que no sea exclusivamente presencial o exclusivamente telemático; para la presentación electrónica de una sugerencia o reclamación; para la recogida de una notificación electrónica o para el acceso a Carpeta Ciudadana. El ámbito de actuación del funcionario habilitado es exclusivamente en la Junta de Andalucía.
¿Puedo solicitar que un funcionario habilitado de la Junta de Andalucía realice una presentación electrónica general o una presentación para un procedimiento concreto que tenga como destinatario el Estado u otra Administración Pública?
No. Para realizar cualquier actuación por medios electrónicos en otra Administración Pública, si no cuentas con los medios electrónicos necesarios, debes solicitar la asistencia de un funcionario habilitado de esa Administración.
¿Puede actuar un funcionario habilitado como mi representante?
No, el funcionario habilitado solamente firma en tu nombre cuando prestas tu consentimiento pero no actúa como representante.
¿Puede informarme el funcionario habilitado del estado de tramitación en que se encuentra mi expediente?
Solo en el caso de que esta información esté disponible en Carpeta Ciudadana y tú solicites el acceso a través de un funcionario habilitado.
Si no sé cómo rellenar una solicitud o no sé la documentación que debo aportar para un determinado procedimiento ¿puedo solicitar la asistencia del funcionario habilitado?
No. El funcionario habilitado de una oficina de asistencia en materia de registros tiene como función la de prestar su firma para un trámite que requiere tu identificación y firma electrónica cuando tú no cuentas con esos medios.
La obtención de ayuda sobre la documentación a presentar o el formulario a rellenar depende del organismo que haya puesto en marcha el procedimiento
¿Puedo otorgar un apoderamiento “apud acta” ante funcionario habilitado de la Junta de Andalucía?
Actualmente no es posible pero puedes acudir a una oficina de asistencia en materia de registros del Estado o comparecer en la Sede Electrónica del Estado para realizarlo electrónicamente si dispones de tu Cl@ve personal o de un certificado electrónico para identificación y firma.
Requisitos y limitaciones
¿Qué documentación debo presentar para solicitar la identificación y firma por funcionario habilitado?
Tanto si actúas en tu nombre, como en representación de otra persona física, debes presentar la documentación necesaria para tu identificación: DNI en vigor o documento identificativo válido en derecho (NIE o equivalente en país de origen, o pasaporte).
Si actúas en calidad de representante, debes presentar la documentación acreditativa de la representación y el DNI o documento equivalente de la persona física a la que representes.
Si actúo como representante de una persona física, ¿qué documentación debo presentar para solicitar la identificación y firma por funcionario habilitado?
Si la representación es voluntaria, debes presentar la documentación que acredite la capacidad de obrar en nombre de tu representado para la realización del trámite o actuación que necesitas. Y además deberás presentar el poder notarial o el apoderamiento “apud acta” que acredite que representas al interesado y que puedes hacerlo precisamente para el trámite solicitado.
Si la representación proviene de un mandato legal, la documentación presentada debe acreditar la patria potestad o la tutela del menor o de la persona incapacitada.
En ambos casos, si no puedes aportar la documentación acreditativa de la representación o resulta insuficiente, el funcionario NO realizará la actuación solicitada, pero te permitirá presentar presencialmente la solicitud en el registro y aportar la mencionada documentación con posterioridad, dentro del plazo establecido.
¿Cómo debo llevar la documentación que quiera aportar a una presentación electrónica por funcionario habilitado?
Debes llevarla en papel, ordenada y libre de clips y grapas, para que pueda ser escaneada y adjuntada a la presentación electrónica.
¿Qué documentos debe facilitarme el funcionario habilitado una vez que ha realizado la asistencia?
El consentimiento firmado por tí y validado por el sistema y, dependiendo del servicio solicitado, la notificación o el justificante de la presentación realizada.
Si recibo un aviso por correo electrónico de que tengo una notificación de la Junta de Andalucía y no tengo certificado digital, ¿puedo recogerla en una oficina de asistencia en materia de registros?
Si eres una persona física, solo tienes que solicitar cita previa y cuando llegues a la oficina de registro mostrar el aviso y dar tu consentimiento al funcionario habilitado para recoger la notificación electrónica por comparecencia.
¿Quién tiene la responsabilidad de la veracidad de los datos introducidos en la Presentación Electrónica General o en la presentación electrónica de cualquier documento asociado a un procedimiento?
Aunque la firma que figure en la solicitud presentada sea la del funcionario habilitada, la responsabilidad de que la información y datos aportados sean ciertos son siempre del interesado. Por esta razón es muy importante que siempre revises el borrador antes de que el funcionario habilitado firme la solicitud en tu nombre.
Condiciones de la actuación
¿Cómo se lleva a cabo esa actuación del funcionario?
En primer lugar, requiere tu comparecencia en una oficina de asistencia en materia de registros, cuando necesites hacer unos de esos trámites por medios electrónicos, sin tener tu propio certificado identificativo ni firma electrónica.
Una vez allí, debes identificarte ante el funcionario, solicitar el servicio y prestar tu consentimiento expreso a la actuación que quieres que se haga en tu nombre.
¿Adónde debo dirigirme para solicitar la actuación por funcionario habilitado?
Si se trata de un trámite relacionado con la Junta de Andalucía, puedes acudir a cualquiera de sus oficinas de asistencia en materia de registros .
Como la atención en las oficinas de registro requiere cita previa, dependiendo del servicio que necesites, deberás solicitar cita previa para:
- Registro. Presentación de documentos” si se trata de una Presentación Electrónica General o de una presentación electrónica de documentos asociada a un procedimiento
- Registro. Presentación de reclamación o sugerencia” si deseas presentar una reclamación o sugerencia por medios electrónicos
- Actuación por comparecencia. Notificación por comparecencia” si deseas recoger una notificación electrónica
- Actuación por comparecencia. Acceso a Carpeta Ciudadana”, si deseas acceder a la información particular contenida en tu Carpeta Ciudadana
¿Cómo puedo solicitar cita para presentar un documento por funcionario habilitado?
Una vez que has accedido a la aplicación para solicitar la cita, si lo que necesitas es presentar un documento en el registro, no existe un requisito específico sino que basta con seleccionar la opción “Registro. Presentación de documentos". Si necesitas presentar una sugerencia o reclamación, deberás elegir la segunda opción del servicio de Registro: “Presentación de reclamación o sugerencia”.
En ambos casos, si lo deseas, una vez en la oficina, podrás aportar documentación anexa, para que el funcionario habilitado la adjunte a la presentación que realice en tu nombre.
¿Qué datos personales puede solicitarme el funcionario habilitado para realizar la asistencia?
Para la firma del consentimiento solo es necesario facilitar el número del DNI, nombre y apellidos y el sexo. Para la asistencia, dependerá de lo que requiera la norma que regule el procedimiento o servicio que te interese tramitar.
¿Cómo autorizo al funcionario para que actúe en mi nombre?
Cuando hayas solicitado el servicio y te identifiques ante el funcionario habilitado, este te preparará el documento con tu consentimiento expreso para que lo firmes en el momento. Una vez firmado y validado, te entregará un justificante con constancia de la actuación.
¿Puedo solicitar que me asista un funcionario habilitado telefónicamente o por videollamada?
No, es obligatoria la comparecencia física de la persona interesada en una Oficina de Asistencia en Materia de Registros de la Junta de Andalucía.
¿Qué puedo hacer si me informan en la oficina de que, por diversas razones, no puedo realizar la presentación electrónica de documentos con la firma del funcionario habilitado?
Siempre tienes la opción de realizar la presentación, de manera presencial, en ese mismo momento, entregando tus documentos en soporte papel para digitalización y registro por el funcionario. A continuación, se te entregará un justificante de la actuación.
¿Como puedo conseguir el certificado electrónico o Cl@ve de firma para relacionarme con la Administración por mis propios medios?
Acudiendo a nuestras oficinas de asistencia en materia de registros para lo cual es precisa cita previa. En el siguiente enlace , cuando accedas a la plataforma de Cita previa, mediante identificación con tu DNI, deberás seleccionar tu provincia, una oficina que te resulte conveniente por cercanía o disponibilidad de horarios y seleccionar la cita con el servicio “Para identificación y firma”.