Archivos de Andalucía
El documento del mes
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Junio 2018
“¿Y USTÉ QUÉ EH? -ARCHIVERO. -DESDE LUEGO, HAY GENTE PA TO”
No hay ninguna duda al comentar que todo el mundo ha utilizado alguna vez la palabra archivo. Lo que también es cierto es que el uso de este término es muy variado y se ha empleado para definir múltiples conceptos, objetos e ideas. Valgan dos ejemplos: desde un contenedor de cartón o plástico, entiéndase caja, tal como aparece en los catálogos de productos de papelería, a un conjunto de bits que se almacenan en un dispositivo electrónico.
En nuestro ámbito profesional, la palabra archivo no representa ningún misterio. Aún así, como ocurre en todas las disciplinas científicas, no son pocos los diccionarios y manuales que han tratado y tratan de definir el concepto de archivo y de buscar las equivalencias del concepto entre los vocabularios profesionales de diferentes países. Lo mismo ocurre con la palabra archivero, el que se ocupa o tiene a su cargo el archivo. De ahí el título de este Documento del mes, empleando la famosa anécdota atribuida a Ortega y Gasset, y adaptada al mundo “archivero” y torero según convenga en la ocasión y el lugar.
Y toda esta introducción se justifica por un motivo claro y es que en el mes de junio, el día 9, se celebra internacionalmente el Día de los Archivos.
Sin caer en el victimismo y en las lamentaciones en las que con cierta asiduidad nos posicionamos cuando hablamos de nuestra profesión y de nuestro lugar de trabajo, lo cierto y verdad es que gran parte de la sociedad desconoce nuestra profesión o la conoce de una manera insuficiente. Para contribuir a despejar estas dudas queremos dedicar el Documento del mes de Junio a homenajear a nuestra profesión, haciendo un recorrido por las referencias al Archivo, al archivero o a la gestión documental que hemos localizado en los documentos de los diversos fondos y colecciones documentales que conservamos.
Podemos afirmar que la función del archivo y del archivero existe desde la antigüedad, protegida incluso por la divinidad, y encomendada siempre a altos funcionarios la responsabilidad de la custodia de los documentos. La dispersión de la función y profesión en la Edad Media se va recuperando con la conformación de los Estados modernos, pues los gobernantes son conscientes de la importancia de los documentos para el gobierno y la administración.
En este recorrido documental que vamos a hacer se podrá ver como, consciente o inconscientemente el archivo y el archivero han ido evolucionando dentro de la estructura y las funciones de las propias instituciones. También podremos apreciar lo contrario, que los problemas de los archivos se han repetido a lo largo de los años y en las diferentes organizaciones, publicas y privadas se han planteado los mismos problemas por la ausencia, en la mayoría de los casos, de un archivero responsable de la gestión archivística y documental.
Hemos seleccionado ejemplos del ejercicio de la profesión, como solicitudes para ocupar el puesto de archivero, instrumentos de descripción elaborados en algunos archivos, procedimientos de eliminación de documentos, pérdidas de documentos por plagas de insectos, o por inundaciones, etc.
Desde la implantación del notariado de tradición romana en la Corona de Castilla, a partir del siglo XIII, serán numerosas las disposiciones normativas que regularán el funcionamiento de la institución, tocantes, entre otros aspectos, a la conservación de los documentos que escrituran, y a la transmisión de los mismos de un escribano a otro.
La documentación de la Fábrica de Tabacos de Sevilla y sus registros contables se contienen en el denominado por la propia institución Archivo Histórico. El fondo documental de este Archivo se inicia en 1636, fecha en que se estableció la Renta del Tabaco en los reinos de Castilla y León. Las fuentes documentales se clasifican en dos grandes grupos. El primero, denominado Archivo Histórico, que comprende el periodo 1636-1887. El segundo, llamado Archivo Intermedio, que contiene los documentos producidos en la Fábrica desde 1887, año en el que se creó la Compañía Arrendataria del Tabaco, hasta su privatización. Hoy día se puede consultar esta documentación en el Archivo Histórico Provincial de Sevilla
- 12 de junio de 1755-31 de enero de 1777. Sevilla. Auto de los señores del Real Acuerdo para que los propietarios de las cuatro escribanías de cámara de lo civil de la Real Audiencia nombren archiveros para elaborar inventarios e instalar adecuadamente el Archivo. ES.41003.AHPS/1.1.1//Real Audiencia, 29451/8 (en vitrina)
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Los tres ejemplos que exponemos en relación con el archivo de la Real Audiencia de Sevilla son un reflejo de la importancia que para la Administración de Justicia ha tenido siempre la conservación de los documentos, recayendo la responsabilidad de la custodia en un magistrado.
En 1755 se inicia en la Real Audiencia un auto para comenzar con la organización del archivo de la institución. Uno de los encargados de este trabajo, el escribano Fernando de Zafra, nombrado para realizar la visita de los archivos de las escribanías de Cámara y para la elaboración de los inventarios de las mismas, hace una relación muy detallada de todo este proceso, que le llevó tres años.
Hoy se denomina procedimiento de identificación y valoración de documentos, el que la Administración competente en materia de Archivos lleva a cabo para determinar, tras el análisis de los diferentes valores administrativos, jurídicos, informativos e históricos, la conservación o eliminación de los documentos producidos por la Administración. Uno de los numerosos ejemplos que reflejan esta actuación por parte de la Administración de Justicia en el antiguo régimen es el que mostramos, en el que se relacionan más de 70 expedientes, entre autos civiles y causas criminales, eliminados por un criterio de utilidad, para convertirlos en cartuchos para las balas que utilizaría el ejército.
Por último, presentamos la solicitud de Simón Míguez para que le nombren archivero de la institución judicial sevillana, en la que consta la certificación del acuerdo del pleno de la Real Audiencia de tal nombramiento, pendiente de que el nuevo registrador-archivero acredite su condición de Notario del reino.
- 1860. Sevilla. Inventario del archivo de la sección de Patronatos de la Casa de la Misericordia. ES.41003.AHPS/1.1.3//Junta Provincial de Beneficencia, 5452 (en vitrina)
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Otras instituciones públicas fueron conscientes de la importancia de controlar y gestionar el archivo, como se puede observar de los ejemplos que mostramos de la Junta Provincial de Beneficencia, aunque faltaría estudiar más detalladamente entre sus documentos si a lo largo de toda su existencia se reguló el régimen de funcionamiento del Archivo y del personal a su cargo.
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Conservamos en el Archivo los fondos documentales de varias empresas privadas, que en los años de desarrollo de su actividad fueron conscientes de la necesidad de guardar los documentos, para la llevanza de sus negocios, y para la salvaguarda de sus derechos patrimoniales y mercantiles. Nos han llegado los archivos de las empresas sevillanas Fábrica de loza Pickman, la Naviera Ybarra y Cª, la Fábrica de Vidrios La Trinidad, o la Fábrica de sombreros La Sombrerera Española. Pero en ninguno de estos casos conocemos por sus documentos que en algún momento estuviera como responsable del archivo un archivero, o algún empleado con dichos conocimientos técnicos. Como es habitual, se encargaría el personal de los departamentos de Administración de dichas empresas. Lo que mostramos como ejemplo del ámbito privado es un inventario de la Fábrica de Loza, y un acta notarial de la destrucción de documentos en la Naviera Ybarra, por una inundación, consecuencia lógica de instalar el archivo en un sótano.
Para terminar otro ejemplo desgraciadamente habitual, de pérdidas documentales en los archivos, en este caso producidas por una plaga de termitas, en el Juzgado de Primera Instancia e Instrucción n.º 1 de Sevilla. Curiosamente, como anécdota, decir que en esos años los Juzgados de Sevilla se encontraban ubicados en el edificio que actualmente ocupa este Archivo Histórico Provincial de Sevilla. Afortunadamente hoy sin termitas (que sepamos...)
