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Boletín Oficial de la Junta de Andalucía - Histórico del BOJA Boletín número 94 de 24/11/1989

1. Disposiciones generales

Consejería de Cultura

DECRETO 233/1989, de 7 de noviembre de 1989, por el que se establece el funcionamiento de los archivos centrales de las Consejerías, Organismos Autónomos y Empresas de la Junta de Andalucía y su coordinación con el Archivo General de Andalucía.

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EXPOSICION DE MOTIVOS

Con el presente Decreto, la Consejería de Cultura quiere as gurar la tutela del patrimonio documental de Andalucía, ya que éste también comprende las fuentes documentales de los órganos legislativos y administrativos de los servicios públicos de la Comunidad Autónoma. Los archivos constituyen una memoria permanente y segura de la historia. Crearlos y conservarlos es, hoy en día, una muestra de desarrollo y promoción cultural. Por lo tanto, los documentos se conservan como prueba de los hechos y derechos, como fuentes de las informaciones necesarias para la gestión de los asuntos colectivos e individuales, sin olvidar que, con el paso de los años, tal contenido se convierte en materia de interés cultural.

El Decreto 323/1987, de creación del Archivo General de Andalucía, establece en su artículo quinto, la aparición de un archivo central en cada Consejería. El importante volumen de documentación generado por los Organismos Autónomos y Empresas de la Junta de Andalucía, a que se refieren los artículos 4 y 6 de la Ley General 5/1983, de la Hacienda Pública de la Comunidad Autónoma, aconseja extender a dichos organismos la existencia de su correspondiente archivo central. La función de estos archivos y su relación con el Archivo General de Andalucía, que conservará el caudal documental de esos archivos centrales, se ha de determinar para que exista una uniformidad de criterios en el tratamiento archivístico de los fondos documentales, el flujo de la documentación sea continuo y ordenado, la accesibilidad semejante para documentos similares y el servicio sea adecuado.

El apoyo técnico, las directrices para el funcionamiento, la satisfacción de las demandas de coordinación y unidad de planteamientos de los procesos archivísticos en centros semejantes es función de la Consejería de Cultura, en desarrollo de sus competencias. Así pues, el presente Decreto establece el funcionamiento de los archivos centrales de las Consejerías, Organismos Autónomos y Empresas de la Junta de Andalucía y su relación con el Archivo General de Andalucía en pro de una racional actuación y tratamiento de los fondos documentales. Por todo ello, los archivos se configuran como instituciones de apoyo a la Administración Pública y como sevicio de investigación científica, facilitando la conservación, organización y servicio de documentos. Así pues, en virtud de lo establecido en el artículo 5 del Decreto

323/1987, por el que se crea el Archivo General de Andalucía, a propuesta de la Consejería de Cultura, con informe de las Consejerías de Hacienda y Planificación y de Gobernación y previa la deliberación del Consejo de Gobierno en su reunión del día 7 de noviembre de 1989,

D I S P O N G O :

Primero.

Cada Consejería, Organismo Autónomo y Empresa de la Junta de Andalucía ha de tener un archivo central que cuidará y conservará los documentos desde su creación hasta su eliminación o transferencia al Archivo General de Andalucía, ejerciendo, en los límites de su competencia, las actividades archivísticas necesarias a tal fin. Sólo podrán eliminarse los documentos que reglamentariamente se determinen en desarrollo de la Ley

3/1984, de 9 de enero, de Archivos.

Cada Consejería, Organismo Autónomo y Empresa de la Junta de Andalucía es responsable de la custodia y conservación de la documentación que produce sin perjuicio de las funciones de planificación, coordinación y tutela que corresponden a la Consejería de Cultura según el artículo 8º de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.

Segundo.

Los archivos centrales estarán adscritos a la Secretaría General Técnica u órgano equivalente de los Organismos Autónomos y Empresas de la Junta de Andalucía, dependiendo funcionalmente, a través del Archivo General de Andalucía, de la Consejería de Cultura, que tendrá las competencias establecidas en el presente Decreto y en sus normas de desarrollo.

Tercero.

El Archivo General de Andalucía organizará y coordinará la actuación de los archivos centrales en cada una de las funciones archivísticas, ya que será, en último término, el destino de la documentación procedente de los archivos centrales.

La Consejería de Cultura facilitará y coordinará la labor técnica de organización y defensa del patrimonio documental de las Consejerías, Organismos Autónomos y Empresas de la Junta de Andalucía.

Cuarto.

Los archivos centrales dependerán orgánicamente de la Consejería, Organismo Autónomo y Empresa de la Junta de Andalucía en que radiquen, quienes deberán proveerlos de los locales, material y suministros necesarios para su adecuado funcionamiento, previo informe de la Consejería de Cultura, correspondiéndoles, asimismo, en el marco de la normativa vigente, el desarrollo y la dotación de su estructura orgánica.

Quinto.

La dirección de los archivos centrales será desempeñada por personal con Titulación Superior especializado en materia archivística. Los directores de los archivos centrales dependerán funcionalmente de la Consejería de Cultura y orgánicamente de la Consejería, Organismo Autónomo en la que realicen sus funciones.

En cuanto a las Empresas de la Junta de Andalucía se atendrán a los criterios y normas dictados por el Archivo General de Andalucía.

Sexto.

El archivo central ha de recoger y seleccionar anualmente la documentación, cualquiera que sea su fecha, su forma o soporte material, producida o recibida por la Consejería, Organismo Autónomo o Empresa de la Junta de Andalucía, o por alguno de sus órganos o por las personas físicas al servicio de los mismos en el desempeño de su cargo hasta su transferencia regular al Archivo General de Andalucía, así como conservar, organizar, describir y facilitar esos documentos para el uso administrativo.

Séptimo.

Corresponde a los directores de los archivos centrales la dirección científica, técnica y administrativa de los archivos a su cargo con arreglo a las disposiciones sobre su régimen, organización y funcionamiento y a las resoluciones que se acuerden por la Consejería de Cultura.

Los directores velarán por la adecuación archivística de la conservación y organización de los documentos, tanto en los archivos de cada oficina como en el archivo central, para una mejor preparación de la selección, eliminación, transferencia y servicio de esos fondos documentales.

Octavo.

Los trabajos de organización de los fondos documentales, su descripción y su instalación se atendrán a las normas que se dicten al efecto por la Consejería de Cultura, con el objeto de que todas las funciones archivísticas que de ellos se deriven sean uniformes y semejantes.

Noveno.

Las transferencias anuales de documentación desde las oficinas y departamentos productores al archivo central se deberán realizar mediante relaciones de inventario, distintas para los libros, legajos y otros soportes materiales, en las que se especifique claramente la procedencia de la documentación; asimismo, cada unidad de instalación tendrá consignado su número de inventario. Estas relaciones deberán estar firmadas por el responsable de la oficina o departamento remisor. En el archivo central se cotejarán esos inventarios con la documentación, tras lo cual el Director del Archivo firmará el recibí.

Cuando un Departamento, Servicio, Dirección General o equivalente desaparezca, la documentación generada por ese órgano-documentación que corresponda a competencias no asumidas por los organismos que pasen a desempeñar sus funciones se transferirá inmediatamente al archivo central.

Décimo.

Los archivos centrales de cada Consejería, Organismo Autónomo y Empresa de la Junta de Andalucía realizarán transferencias anuales de documentación al Archivo General de Andalucía. Estas transferencias se harán mediante relaciones de inventario, distintas para los libros y legajos y otros soportes materiales, en los que se especifique claramente la procedencia de la documentación. Asimismo, cada unidad de instalación tendrá consignado su número de inventario. Estas relaciones deberán estar firmadas por el Director del Archivo remisor. En el Archivo General de Andalucía se cotejarán esos inventarios con la documentación, tras lo cual, el Director del Archivo firmará el recibí.

Los gastos derivados de las operaciones de transferencia estarán a cargo del Archivo General de Andalucía, cuya dirección coordinará la acción de las remisiones.

Undécimo.

La documentación conservada en los archivos centrales, al igual que la custodiada en el Archivo General de Andalucía, se considerará, en todo momento, al servicio de los Departamentos y Organismos que la hubieran generado.

Los archivos centrales y el Archivo General de Andalucía facilitarán cualquier información, copia y certificación que sea solicitada por el Organismo remisor del documento. Los archivos centrales podrán, con el oportuno control, prestar la documentación original a las dependencias remisoras. El Archivo General de Andalucía sólo podrá prestar los documentos originales previa autorización del Director General de Bienes Culturales con el precedente informe del Director del Archivo.

Duodécimo.

Los locales de los archivos centrales deberán reunir las condiciones de seguridad y las instalaciones y equipamiento específico y necesario para la conservación de los documentos y para el correcto desarrollo de las funciones de trabajo y servicio de los mismos, instalación y equipamiento que deberá contar con el informe favorable de la Consejería de Cultura.

Decimotercero.

Los Archivos Históricos Provinciales cumplirán la finalidad de archivo general de los Servicios Periféricos de la Administración Autonómica, por lo que realizarán funciones de asesoramiento con respecto a esos servicios en materia archivística y de conservación y protección del patrimonio documental y se encargarán de recoger, seleccionar, conservar y organizar la documentación producida o recibida por dichos Servicios Periféricos; por tanto, el presente Decreto será de aplicación a los Archivos Históricos Provinciales en el cumplimiento de las funciones que les atribuye el artículo 6 del Decreto 323/1987 sobre la documentación generada por los Servicios Periféricos de la Administración Autonómica.

DISPOSICIONES ADICIONALES

Primera.

No podrán realizarse eliminaciones de documentos hasta tanto se apruebe el desarrollo reglamentario del artículo 19 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.

Segunda.

En el plazo de ocho meses desde la entrada en vigor del presente Decreto, cada Consejería, Organismo Autónomo y Empresa de la Junta de Andalucía, deberá dotar a su Archivo Central, previo informe favorable de la Consejería de Cultura, de los medios personales y materiales que, en el marco de la normativa vigente, sean necesarios para su adecuado funcionamiento y conservación de su patrimonio documental.

Tercera.

Se faculta al Consejero de Cultura para el desarrollo de lo establecido en el presente Decreto.

DISPOSICION FINAL

El presente Decreto entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.

Sevilla, 7 de noviembre de 1989

JOSE RODRIGUEZ DE LA BORBOLLA

Y CAMOYAN

Presidente de la Junta de

JAVIER TORRES VELA

Consejero de Cultura

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