Boletín Oficial de la Junta de Andalucía - Histórico del BOJA Boletín número 86 de 4/5/2004

El artículo 20.1 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, publicada en el BOE núm. 298, de 14 de diciembre, establece que la creación, modificación o supresión de los ficheros automatizados de las Administraciones Públicas deberá hacerse mediante disposición general publicada en el Boletín Oficial del Estado o diario oficial correspondiente.

Por otra parte, el artículo 39.2 de la Ley Orgánica15/1999, dispone que serán objeto de inscripción, en el Registro General de Protección de Datos, los ficheros automatizados que contengan datos personales y de los cuales sean titulares las Administraciones de las Comunidades Autónomas, así como sus entes y organismos dependientes, sin perjuicio de que se inscriban, además, en los registros a que se refiere el artículo 41.2 de la Ley Orgánica 15/1999.

Asimismo, el artículo 5 del Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio (BOE núm. 147, de 21 de junio), que desarrolla determinados aspectos de la Ley Orgánica 5/1992, en vigor de acuerdo a la Disposición Transitoria Tercera de la Ley Orgánica 15/1999, señala que todo fichero de datos de carácter personal, de titularidad pública, será notificado a la Agencia de Protección de Datos por el órgano competente de la Administración responsable del fichero para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos, mediante el traslado, a través del modelo normalizado que al efecto elabore la Agencia, de una copia de la disposición de creación del fichero.

El Instituto Andaluz de la Juventud está adscrito a la Consejería de la Presidencia, en base a la Disposición Adicional Primera de la Ley 9/1996, de 26 de diciembre, por la que se aprueban Medidas Fiscales en materia de Hacienda Pública, Contratación Administrativa, Patrimonio, Función Pública y Asistencia Jurídica a Entidades de Derecho Público (BOJA núm. 151, de 31 de diciembre).

Habiendo surgido la necesidad de crear, en el ámbito de actuación del Instituto Andaluz de la Juventud, nuevos ficheros, procede, a fin de no disgregarlos en distintas disposiciones y en aras a la claridad y seguridad jurídica, aunar los mismos en una disposición específica, acomodando su contenido a lo previsto en la citada Ley Orgánica 15/1999, de

13 de diciembre.

En su virtud, de conformidad con las facultades otorgadas por las disposiciones legales,

D I S P O N G O

Artículo 1. Creación de ficheros automatizados.

Se crean los ficheros automatizados de datos de carácter personal del Instituto Andaluz de la Juventud, incluidos en el ámbito de aplicación de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, que figuran como Anexo a la presente Orden, los cuales serán gestionados por dicho Organismo Autónomo.

Artículo 2. Adopción de medidas.

Los titulares de los Organos responsables de cada fichero automatizado de datos de carácter personal que se crea, adoptarán las medidas necesarias de gestión y organización para asegurar la confidencialidad, seguridad e integridad de dichos datos, así como las conducentes a hacer efectivas las demás garantías, obligaciones y derechos reconocidos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y en las demás normas vigentes.

Artículo 3. Cesión de datos.

1. El Instituto Andaluz de la Juventud sólo podrá ceder los datos de carácter personal contenidos en los ficheros anexos a esta Orden, en los términos previstos en los artículos 11 y 21 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

2. Igualmente, se podrán ceder al Instituto de Estadística de Andalucía, para fines estadísticos y de acuerdo con la Ley

4/1989, de 12 de diciembre, de Estadística de la Comunidad Autónoma de Andalucía, los datos contenidos en los ficheros referidos en el Anexo de esta Orden, cuando éste lo demande.

Artículo 4. Prestación de servicios de tratamiento

automatizado de datos.

1. El Instituto Andaluz de la Juventud podrá celebrar

convenios de colaboración para el tratamiento de datos con estricto cumplimiento de lo señalado en la Ley Orgánica

15/1999, respecto a las garantías y protección de los

titulares de los datos.

2. Quienes, por cuenta del Instituto Andaluz de la Juventud, presten servicios de tratamiento automatizado de datos de carácter personal realizarán las funciones encomendadas conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento y así se hará constar en el contrato que a tal fin se realice, no pudiendo aplicarlos o utilizarlos con fin distinto, ni comunicarlos, ni siquiera para su conservación, a otras personas, de conformidad con lo dispuesto en artículo 12 de la citada Ley Orgánica 15/1999.

Artículo 5. Derecho de oposición, acceso, rectificación y cancelación de datos.

Los afectados por los ficheros automatizados podrán ejercitar su derecho de oposición, acceso, rectificación y cancelación de datos, cuando proceda, ante la Unidad o Servicio que para cada fichero automatizado se determina en el Anexo de esta Orden.

Disposición Adicional Unica. Inscripción de los ficheros en el Registro General de Protección de Datos.

Los ficheros automatizados relacionados en esta Orden serán notificados a la Agencia de Protección de Datos por el

Instituto Andaluz de la Juventud, para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos, mediante el traslado, a través del modelo normalizado elaborado a tal efecto por la Agencia, de una copia de la presente disposición.

Disposición Derogatoria Unica.

Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a esta Orden.

Disposición Final Primera. Facultades de desarrollo y

ejecución.

Se faculta al Director General del Instituto Andaluz de la Juventud para que dicte las disposiciones o actos necesarios para el desarrollo, cumplimiento y ejecución de la presente Orden.

Disposición Final Segunda. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.

Sevilla, 14 de abril de 2004

GASPAR ZARRIAS AREVALO

Consejero de la Presidencia

A N E X O

Fichero 1. Agenda de Protocolo:

a) Organo responsable: Dirección General.

b) Usos y fines: Gestión de contactos y relaciones sociales del Instituto Andaluz de la Juventud.

c) Personas o colectivos afectados: Integrantes de la

Administración Pública y organismos oficiales, contactos de medios de comunicación, contactos y representantes de centros educativos, representantes de entidades y organizaciones, así como particulares, que colaboran con el Instituto Andaluz de la Juventud.

d) Procedimiento de recogida de datos: El propio interesado; fuentes accesibles al público; registros públicos.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo,

circunstancias sociales, detalle del empleo.

f) Cesiones de datos que se prevén: No se prevén.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Instituto Andaluz de la Juventud. Dirección General.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero 2. Programas:

a) Organo responsable: Subdirección.

b) Usos y fines: Gestión de las convocatorias, coordinación y ejecución de las distintas actividades enmarcadas dentro de los programas del Instituto Andaluz de la Juventud (entre otros, Campos de Trabajo, Voluntariado, Arte y Creación Joven, Campaña Nieve Joven).

c) Personas o colectivos afectados: Solicitantes y

colaboradores de las distintas actividades del Instituto Andaluz de la Juventud (representantes legales y contactos de asociaciones juveniles y de voluntariado, artistas,

profesionales y jóvenes, mayoritariamente andaluces entre 14 y

30 años).

d) Procedimiento de recogida de datos: El propio interesado; fuentes accesibles al público; registros públicos; entidades privadas; Administraciones Públicas.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo,

circunstancias sociales, académicas y profesionales, detalle del empleo, información comercial, económico-financieros y de seguros.

f) Cesiones de datos que se prevén: Instituto de la Juventud de España (INJUVE), Empresa Andaluza de Gestión de

Instalaciones y Turismo Juvenil, S.A. (Instalaciones y Turismo Joven), entidades aseguradoras y Departamentos de Juventud de las Comunidades y Ciudades Autónomas.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Instituto Andaluz de la Juventud. Subdirección.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico

Fichero 3. Asociaciones Juveniles:

a) Organo responsable: Subdirección.

b) Usos y fines: Censo, control y gestión de las Asociaciones Juveniles.

c) Personas o colectivos afectados: Representantes legales o responsables y contactos de Asociaciones Juveniles.

d) Procedimiento de recogida de datos: El propio interesado; fuentes accesibles al público; registros públicos;

Administraciones Públicas.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo,

circunstancias sociales, académicas y profesionales.

f) Cesiones de datos que se prevén: No se prevén.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Instituto Andaluz de la Juventud. Subdirección.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero 4. Información Juvenil:

a) Organo responsable: Subdirección.

b) Usos y fines: Difusión e información de actividades de interés juvenil.

c) Personas o colectivos afectados: Jóvenes que ejercen como corresponsales juveniles, representantes y contactos de Centros y Puntos de Información Juvenil, representantes legales o responsables y contactos de Asociaciones Juveniles, representantes de entidades y organizaciones que colaboran o participan en la actividad del Instituto Andaluz de la

Juventud.

d) Procedimiento de recogida de datos: El propio interesado; fuentes accesibles al público; registros

públicos;Administraciones Públicas.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo,

circunstancias sociales, académicas y profesionales, detalle del empleo, información comercial, económico-financiera y de seguros.

f) Cesiones de datos que se prevén: Administraciones Públicas de ámbito local, autonómico y estatal que desarrollan

actividades de interés juvenil y/o colaboran con el Instituto Andaluz de la Juventud, cuando los afectados hayan prestado el consentimiento.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Instituto Andaluz de la Juventud. Servicio de Programación e Información Juvenil.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero 5. Carnet Joven Euro < 26:

a) Organo responsable: Subdirección.

b) Usos y fines: Gestión y tramitación del Carnet Joven Euro <

26.

c) Personas o colectivos afectados: Jóvenes entre 14 y 25 años.

d) Procedimiento de recogida de datos: El propio interesado.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo,

características personales.

f) Cesiones de datos que se prevén: No se prevén.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Instituto Andaluz de la Juventud. Subdirección.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero 6. Subvenciones:

a) Organo responsable: Subdirección.

b) Usos y fines: Gestión y tramitación de ayudas y

subvenciones del Instituto Andaluz de la Juventud.

c) Personas o colectivos afectados: Representantes de

entidades y particulares que solicitan subvenciones y/o ayudas del Instituto Andaluz de la Juventud.

d) Procedimiento de recogida de datos: El propio interesado, Administraciones Públicas.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo,

características personales, circunstancias sociales,

económico-financieras y de seguros.

f) Cesiones de datos que se prevén: No se prevén.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Instituto Andaluz de la Juventud. Servicio de Coordinación y Relaciones Institucionales.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero 7. Cursos:

a) Organo responsable: Subdirección.

b) Usos y fines: Gestión de los solicitantes, docentes y colaboradores y de las actividades formativas del Instituto Andaluz de la Juventud.

c) Personas o colectivos afectados: Solicitantes, docentes y colaboradores de cursos y actividades de formación del

Instituto Andaluz de la Juventud.

d) Procedimiento de recogida de datos: El propio interesado; fuentes accesibles al público; Administraciones Públicas.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo,

circunstancias sociales, académicas y profesionales, detalle del empleo, económico-financieros y de seguros.

f) Cesiones de datos que se prevén: No se prevén.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Instituto Andaluz de la Juventud. Servicio de Formación, Investigación y Documentación.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero 8. Usuarios de la biblioteca:

a) Organo responsable: Subdirección.

b) Usos y fines: Gestión y control del préstamo bibliotecario del Instituto Andaluz de la Juventud.

c) Personas o colectivos afectados: Personas que solicitan préstamos de libros de las bibliotecas del Instituto Andaluz de la Juventud.

d) Procedimiento de recogida de datos: El propio interesado.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo, académicos y profesionales.

f) Cesiones de datos que se prevén: No se prevén.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Instituto Andaluz de la Juventud. Servicio de Programación e Información Juvenil.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero 9. Usuarios de Sistemas de Información:

a) Organo responsable: Secretaría General.

b) Usos y fines: Gestión de los usuarios de Sistemas de Información del Instituto Andaluz de la Juventud y de los aspectos relacionados con éstos (incidencias, recursos

asignados, permisos de acceso, etc.).

c) Personas o colectivos afectados: Usuarios de los Sistemas de Información del Instituto Andaluz de la Juventud.

d) Procedimiento de recogida de datos: El propio interesado; Administraciones Públicas.

e) Tipología de los datos: Identificativos; Características personales.

f) Cesiones de datos que se prevén: No se prevén.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Instituto Andaluz de la Juventud. Servicio de Personal y Administración General.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero 10. Facturación:

a) Organo responsable: Secretaría General.

b) Usos y fines: Gestión y facturación de proveedores.

c) Personas o colectivos afectados: Representantes y contactos de proveedores de bienes y servicios del Instituto Andaluz de la Juventud.

d) Procedimiento de recogida de datos: El propio interesado.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo,

circunstancias sociales, académicas y profesionales, detalle del empleo, información comercial, económico-financieros y de seguros, transacciones.

f) Cesiones de datos que se prevén: No se prevén.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Instituto Andaluz de la Juventud. Servicio de Personal y Administración General.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero 11. Control de Presencia:

a) Organo responsable: Secretaría General.

b) Usos y fines: Gestión del personal laboral y funcionario adscrito al Organismo, a efectos de control horario, de los permisos, de vacaciones y de asuntos e incidencias

administrativas.

c) Personas o colectivos afectados: Personal del Instituto Andaluz de la Juventud.

d) Procedimiento de recogida de datos: El propio interesado, Administraciones Públicas.

e) Tipología de los datos: Carácter identificativo,

características personales, circunstancias sociales,

académicas y profesionales.

f) Cesiones de datos que se prevén: No se prevén.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Instituto Andaluz de la Juventud. Servicio de Personal y Administración General.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero 12. Histórico de nóminas:

a) Organo responsable: Secretaría General.

b) Usos y fines: Archivo histórico de nóminas, anteriores al sistema actual de la Junta de Andalucía (SIRhUS), del personal dependiente del Instituto Andaluz de la Juventud.

c) Personas o colectivos afectados: Personal al servicio del Instituto Andaluz de la Juventud.

d) Procedimiento de recogida de datos: El propio interesado; Administraciones Públicas.

e) Tipología de los datos: Afiliación sindical, infracciones administrativas, retenciones judiciales, sanciones

disciplinarias, ayudas, carácter identificativo,

características personales, circunstancias sociales, detalles del empleo, económico-financieros y de seguros.

f) Cesiones de datos que se prevén: No se prevén.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Instituto Andaluz de la Juventud. Servicio de Presupuesto y Gestión Económica.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel alto.

Fichero 13. Retenciones en nómina:

a) Organo responsable: Secretaría General.

b) Usos y fines: Gestión y control de los descuentos

realizados en las nóminas.

c) Personas o colectivos afectados: Personal al servicio del Instituto Andaluz de la Juventud.

d) Procedimiento de recogida de datos: El propio interesado; Administraciones Públicas.

e) Tipología de los datos: Infracciones administrativas, retenciones judiciales, sanciones disciplinarias, ayudas, carácter identificativo, características personales,

transacciones.

f) Cesiones de datos que se prevén: No se prevén.

g) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Instituto Andaluz de la Juventud. Servicio de Presupuesto y Gestión Económica.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel medio.

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