Boletín Oficial de la Junta de Andalucía - Histórico del BOJA Boletín número 32 de 14/02/2008

P R E Á M B U L O

El Decreto 206/2004, de 11 de mayo, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Medio Ambiente, en su artículo 12 de atribución de competencias a la persona titular de la Dirección General de Participación e Información Ambiental determina, entre otras, el desempeño de las siguientes funciones: El estudio y elaboración de anteproyectos normativos dentro del ámbito de su competencia y la dirección y coordinación de las actuaciones relativas a la difusión y divulgación ambiental, siendo para ello un instrumento esencial la edición de publicaciones y la comunicación de los trabajos realizados por todos los órganos y entidades que integran la Consejería de Medio Ambiente.

La gestión de las publicaciones de la Consejería de Medio Ambiente tiene sus antecedentes normativos en la Orden de 28 de marzo de 1995 de creación de la Comisión Asesora de Publicaciones, modificada por Orden del 12 de febrero de 1997 y que tenía por objeto orientar las actividades editoras y difusoras de la Consejería de Medio Ambiente y el asesoramiento en cuantos temas tengan relación con aquellas, así como para la adecuación y coordinación de las distintas áreas de publicaciones a los fines y programas de la Consejería, garantizando su conformidad con el Manual de Normas de Publicaciones.

La Ley 27/2006 de 18 de julio, de Acceso a la Información en materia medio ambiental, recoge la participación del público en la toma de decisiones y el acceso a la justicia en materia de medio ambiente, que traspone la directivas europeas derivadas del Convenio de Aarhus, estableciendo la obligatoriedad de las Administraciones Públicas de poner a disposición del público cuanta información conste en materia de medio ambiente. Tras la entrada en vigor de la mencionada Ley, y en consonancia con los principios de apertura y servicio a la ciudadanía que explicita el Plan Andaluz de Medio Ambiente 2004-2010, resulta necesario establecer un sistema que garantice la accesibilidad de las publicaciones elaboradas por los distintos órganos y entidades adscritas a la Consejería, y el máximo conocimiento y difusión de las mismas.

La presente Orden actualiza la gestión de las publicaciones a las grandes transformaciones tecnológicas surgidas en el sector editorial y facilita el mejor cumplimiento de las funciones derivadas de las competencias y estructura orgánica de la Consejería con un sistema normativo de gestión, coordinación, difusión y distribución de las publicaciones editadas por la Consejería o realizadas en colaboración con otras editoriales, que confiera unidad y coherencia a las publicaciones, optimice los recursos existentes y obtenga una amplia divulgación que facilite un mayor conocimiento y accesibilidad a las mismas por parte de la ciudadanía. Para tal fin, la presente Orden, establece un procedimiento común de tramitación denominado Sistema Gestor Documental, la Comisión Asesora de Publicaciones, el Plan Anual de Publicaciones, la regulación de la colaboración en las publicaciones externas y la información documental de los estudios, informes o resultados de investigaciones realizados por dicha Consejería.

Por ello, de conformidad con lo establecido en el artículo 44.2 de la Ley 6/2006, de 24 de octubre, de Gobierno y Administración de la Comunidad Autónoma,

D I S P O N G O

Artículo 1. Objeto.

1. El objetivo de la presente es la regulación general de la gestión, coordinación, difusión y distribución de las publicaciones y de los estudios, informes o resultados de investigaciones, realizadas por la Consejería de Medio Ambiente, y de los órganos y entidades dependientes de la misma, facilitando las tareas de edición y distribución, mejorando la eficacia en la prestación de los servicios que tiene encomendados y la mayor accesibilidad a la ciudadanía de las publicaciones propias o externas de la Consejería.

2. Se considera publicación propia la realizada por la Consejería de Medio Ambiente en calidad de editor o coeditor.

3. Se califica como publicación externa aquel título que no tiene por editorial la Consejería de Medio Ambiente, cualquiera que sea su índole, formato y finalidad, pero que haya recibido una colaboración significativa para su publicación de un Órgano y Entidad Responsable de los previstos en el artículo 2 de la presente Orden y, en cualquier caso, el título que tenga el siguiente origen:

a) Subvención de un Órgano y Entidad Responsable.

b) Contrato de suministro, consultoría, asistencia o servicio con un Órgano y Entidad Responsable, para una publicación realizada total o parcialmente con medios económicos, técnicos o profesionales pertenecientes a los Órganos y Entidades Responsables y sobre las que éstos hayan cedido los correspondientes derechos de propiedad intelectual de la Consejería de Medio Ambiente.

c) En cualquier caso, tendrán también la consideración de publicación externa aquella originada por un contrato de suministro, cuando el número de ejemplares adquiridos sea igual o superior a 200 ejemplares o suponga más del 50% de la tirada de la edición correspondiente.

4. De acuerdo con la clasificación realizada por el Manual de Diseño Gráfico para su utilización por el Gobierno y la Administración de la Junta de Andalucía, aprobado por el Decreto 245/1997, de 15 de octubre, y adaptado y actualizado por el Decreto 126/2002, de 17 de abril, y modificado por el Decreto 149/2007, de 15 de mayo, se considerará objeto de esta Orden toda publicación, en versión papel o en forma electrónica, grabación sonora, visual o audiovisual, que se incluya dentro de los siguientes productos editoriales:

a) Publicaciones oficiales de carácter institucional.

b) Publicaciones oficiales de carácter genérico.

c) Publicaciones de autor.

d) Publicaciones en coproducción y patrocinio.

e) Publicaciones periódicas.

f) Folletos, dípticos y trípticos con contenido técnico y valor documental que no sean convocatorias puntuales de eventos o publicitarias.

g) Aquellas otras publicaciones que tengan su origen en proyectos financiados por fondos de la Unión Europea.

Artículo 2. Órganos y Entidades Responsables.

Serán responsables de la financiación, contenido, formato y distribución de aquellas publicaciones propuestas, conforme a lo establecido en la presente Orden, los siguientes órganos y entidades:

a) Titular de la Consejería.

b) Viceconsejería.

c) Secretaría General de Políticas Ambientales.

d) Secretaría General de Sostenibilidad.

e) Agencia Andaluza del Agua.

f) Secretaría General Técnica.

g) Direcciones Generales.

h) Empresas y entidades públicas dependientes de la Consejería de Medio Ambiente.

Artículo 3. Creación del Sistema Gestor Documental.

Para dar cumplimiento al objetivo general de la presente Orden, se crea el Sistema Gestor Documental, instrumento de gestión para la tramitación de las publicaciones, mejora de su gestión y coordinación de los trabajos realizados por las personas responsables de publicaciones de la Consejería de Medio Ambiente y de la gestión y difusión de las publicaciones y de los estudios, informes o resultados de investigaciones de la Consejería de Medio Ambiente.

Artículo 4. Estructura y funciones del Sistema Gestor Documental.

El Sistema Gestor Documental, dependiente de la Dirección General de Participación e Información Ambiental, estará integrado por el Sistema Informático de Gestión de Publicaciones y por el Repositorio Andaluz de Medio Ambiente:

1. El Sistema Informático de Gestión de Publicaciones articulará el Plan Anual de Publicaciones y la labor editorial de los diferentes Órganos y Entidades Responsables de publicaciones, su gestión y difusión.

2. El Repositorio Andaluz de Medio Ambiente, instrumento informático de conservación, catalogación y depósito de las publicaciones y de los estudios, informes o resultados de investigaciones generados por la Consejería de Medio Ambiente, en el contexto de la Red de Información Ambiental de Andalucía y de los centros asociados a dicha Red.

Artículo 5. Objeto y Competencias de la Comisión Asesora de Publicaciones.

1. La Comisión Asesora de Publicaciones, adscrita a la Dirección General de Participación e Información Ambiental, de acuerdo con el artículo 12. h del Decreto de Estructura de la Consejería 206/2004, de 11 de mayo, tiene como objetivo coordinar la actividad editora y la difusión de la documentación técnica y científica producida por la Consejería de Medio Ambiente.

2. Esta Comisión es el foro de participación de los Órganos y Entidades Responsables en la mejora de la política editorial de esta Consejería teniendo asignadas las siguientes competencias:

a) Dar conformidad al Plan Anual de Publicaciones previo a la aprobación definitiva por la persona Titular de la Consejería de Medio Ambiente.

b) Evaluar el cumplimiento del Plan Anual y la propuesta de Orden de Precios de Publicaciones.

c) Velar por los equilibrios temáticos de los títulos editados y su adecuación a la demanda institucional y pública.

d) Aprobar las cláusulas referentes a edición de publicaciones que deban de incluirse en los modelos de pliegos de contratación.

e) Aprobar las directrices, normas de diseño, colecciones y criterios básicos en materia de publicaciones elaborados por la Dirección General de Participación e Información Ambiental.

f) Pronunciarse sobre la política editorial, la estrategia de distribución institucional y comercial, o sobre cualquier otro asunto o actividad que, por su conexión con las materias relativas a las publicaciones y de difusión de la documentación técnica y científica, se considere conveniente tratar.

3. La Comisión elevará sus conclusiones al Consejo de Dirección de la Consejería de Medio Ambiente, teniendo como régimen de funcionamiento la regulación básica y supletoria que constituye el Capítulo II del Título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

Artículo 6. Composición de la Comisión Asesora de Publicaciones.

La Comisión Asesora de Publicaciones tendrá la siguiente composición:

1. Presidencia: la presidencia de la Comisión Asesora corresponderá a la persona titular de la Dirección General de Participación e Información Ambiental.

2. Vocales: formarán la vocalía las personas que detenten la coordinación de las publicaciones en cada Órgano o Entidad Responsable enumerada en el artículo 2 de la presente Orden o en su defecto aquellas designadas por la persona Titular de dicho Órgano o Entidad.

3. Secretaría: con voz y sin voto, actuará como tal la persona titular del Servicio del que dependa el área de publicaciones y biblioteca o el designado por la persona Titular de la Dirección General de Participación e Información Ambiental.

4. La composición del Órgano deberá de respetar una representación equilibrada de mujeres y hombres.

Artículo 7. Objetivo y contenido del Plan Anual de Publicaciones.

1. El Plan Anual de Publicaciones de la Consejería de Medio Ambiente es el documento en el que se recogen todas las publicaciones propias y externas que los Órganos y Entidades Responsables consideren oportuno editar a lo largo del año.

2. Dicho Plan incluirá la actividad de editar, reeditar, coeditar o colaborar técnica, personal o financieramente en títulos de publicaciones impresas y audiovisuales desarrolladas por los Órganos y Entidades Responsables, y que tengan su origen en trabajos propios, convenios de colaboración, subvenciones o trabajos de consultorías y asistencias técnicas realizados o dirigidos por los mismos, así como en los proyectos financiados por fondos de la Unión Europea.

Artículo 8. Tramitación del Plan Anual de Publicaciones.

1. Antes del día 1 de noviembre de cada año, cada Órgano o Entidad mencionado en el artículo 2, cumplimentará el alta de las publicaciones previstas en el Sistema Informático de Gestión de Publicaciones.

2. Dicho Plan será elaborado con las publicaciones registradas a esa fecha y aprobado de forma definitiva por la persona titular de la Consejería, a propuesta de la Dirección General de Participación e Información Ambiental, previa conformidad de la Comisión Asesora de Publicaciones y del Consejo de Dirección de esta Consejería.

3. El plazo de vigencia del Plan se extiende desde el 1 de enero al 31 de diciembre del año correspondiente.

4. La propuesta de publicación que surja con posterioridad a la aprobación del Plan Anual de Publicaciones se incluirá en el Sistema Informático de Gestión Documental junto con una breve memoria justificativa que refleje la necesidad de su realización. Dicha modificación del Plan Anual deberá ser aprobada en Consejo de Dirección a propuesta de la Dirección General de Participación e Información Ambiental.

5. Una vez aprobado el Plan será publicado en la web de la Consejería de Medio Ambiente, así como sus sucesivas modificaciones.

Artículo 9. Distribución de publicaciones.

1. La distribución será realizada materialmente y con cargo a los presupuestos de los Órganos y Entidades Responsables.

2. La Dirección General de Participación e Información Ambiental podrá asumir la distribución inicial protocolaria de carácter normal correspondiente a cada publicación, siempre que exista dotación presupuestaria específica para tal fin y esté previsto en el Plan Anual de Publicaciones.

3. Los Órganos y Entidades Responsables podrán ceder a la Dirección General de Participación e Información Ambiental:

a) La responsabilidad de la distribución total de la publicación o de los remanentes de la distribución propia.

b) El almacenamiento y manipulación de las publicaciones en los Servicios externos contratados para este fin.

En cualquier caso dicha cesión deberá contar con el acuerdo previo financiero que dicha distribución, manipulación y almacenamiento confiera a la Dirección General de Participación e Información Ambiental.

Artículo 10. Control y difusión de las publicaciones externas.

Las publicaciones externas aparecerán como tales en el Plan Anual de Publicaciones y en las acciones de difusión e información al público de la actividad editorial realizada y apoyada por la Consejería de Medio Ambiente, en consecuencia:

1. El Órgano o Entidad Responsable deberá cumplimentar la ficha correspondiente de alta con las principales características de la publicación externa, disponible a tales efectos en el Sistema Gestor Documental.

2. Se remitirá a la Dirección General de Participación e Información Ambiental una cantidad de ejemplares suficientes para su difusión, promoción y distribución inicial y los ficheros digitales de las artes finales conforme a los requisitos técnicos para su inclusión en la web de la Consejería de Medio Ambiente, en la Biblioteca Virtual de la Consejería de Medio Ambiente y en los diferentes medios de comunicación digital con los que la Consejería mantenga acuerdo de difusión de las Publicaciones propias y externas.

Artículo 11. Depósito, catalogación y difusión de los Estudios, Informes y Resultados de Investigaciones.

1. Los estudios, informes o resultados de investigaciones que se realicen o dirijan por los Órganos y Entidades Responsables y que presenten un alto interés para su consulta y divulgación entre personas y colectivos interesados por el medio ambiente, deberán en un plazo no superior a un mes de su finalización, ser depositados y catalogados por dichos Órganos y Entidades Responsables en el Repositorio Andaluz de Medio Ambiente para su consulta y conservación, de acuerdo a las normas técnicas de catalogación documental que establezca la Dirección General de Participación e Información Ambiental.

2. Con objeto de recuperar la documentación histórica de carácter medioambiental realizada por la Consejería de Medio Ambiente y ponerla a disposición de la ciudadanía, los Órganos y Entidades Responsables, de acuerdo a su disponibilidad de medios, procederán al depósito y catalogación en el Repositorio Andaluz de Medio Ambiente de los documentos originados por anteriores estudios, informes o resultados de investigaciones realizados por la Consejería de Medio Ambiente.

3. La Dirección General de Participación e Información Ambiental desarrollará las acciones convenientes para dar la máxima difusión pública a los Estudios, Informes o Resultados de Investigaciones, en su Biblioteca e incluso podrán ser objeto de publicación impresa o digital, total o parcial.

Disposición Derogatoria Única. Derogación normativa.

Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango contradigan lo regulado en la presente Orden y, expresamente, la Orden del 12 de febrero de 1997, por la que se modifica la de 28 de marzo de 1995, de creación de la Comisión Asesora de Publicaciones.

Disposición Final Primera. Aplicación y desarrollo.

Se autoriza a la persona titular de la Dirección General de Participación e Información Ambiental de la Consejería de Medio Ambiente para adoptar cuantas instrucciones y actuaciones sean precisas para la aplicación y desarrollo de la presente Orden.

Disposición Final Segunda. Publicación y entrada en vigor.

La presente Orden, entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.

Sevilla, 21 de enero 2008.

FUENSANTA COVES BOTELLA

Consejera de Medio Ambiente

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