2.1.1. Antes del examen

• Comprobar la reserva de las aulas en el centro.

• Imprimir los documentos del procedimiento y revisarlos, teniendo presente:
  • El cronograma. Se puede consultar en el documento EXD_F04_Cronograma, así como en el apartado 2.2 del procedimiento.
  • La enumeración de documentos reflejada en el archivo PR_EXD_F_Procedimiento_ExamenesPresencialesFebrero, así como en el apartado 2.3 del procedimiento.
  • Las tareas a realizar indicadas en el archivo EXD_F02_Planificación (EXD_F es la abreviatura de exámenes febrero) así como en el apartado 2.3 del procedimiento.

• Siguiendo el cronograma previsto:
  • Rellenar la wiki del curso de coordinación con las necesidades especiales. Hay que tenerla lista en la fecha establecida en el cronograma indicando por cada ciclo la siguiente información:
    • Material complementario. Se indicarán en esta wiki aquellos módulos en los que el alumnado puede llevarse material complementario como apuntes y demás, para que el profesorado que vigila el examen no tenga problema en dejarlo.
    • Software a utilizar. Se indicarán los módulos que precisan ordenador, programas a emplear, Internet… Con respecto a la necesidad de Internet para algún examen, recordad que es importante que en los módulos cuyos exámenes requieran de conexión a internet, el profesorado piense alguna solución "alternativa" (plan B) por si ese día fallase la conexión en el centro por algún motivo. También es conveniente disponer en los centros de medios de grabación de los archivos informáticos por seguridad (por ejemplo, un pendrive) así como algunos teclados y ratones extras previamente comprobados.
    • Alumnado con Necesidades Específicas de Apoyo Educativo (NEAE). Se deberá identificar a cada alumno/a con NEAE, especificando claramente las adaptaciones requeridas como: acceso para sillas de ruedas, material adaptado, entre otras. Además, será necesario indicar los módulos en los que el estudiante se examinará y el centro educativo donde se presentará al examen. 
      En los casos en que el alumnado necesite un recurso externo, como un intérprete de lenguaje de signos o un lector de pantalla, la coordinación del centro de referencia deberá comunicar esta necesidad al Departamento de Orientación, que será responsable de gestionar y garantizar la disponibilidad del recurso el día del examen. Asimismo, será imprescindible que la coordinación del centro de referencia informe al coordinador/a del centro receptor mediante un correo electrónico, detallando las necesidades del alumnado y las adaptaciones requeridas para asegurar una atención adecuada durante el desarrollo de los exámenes 
    • Es fundamental disponer en los centros de teclados y ratones en perfecto estado para los exámenes que los precisen.
    • Si fuese preciso introducir una necesidad especial no contemplada en el curso anterior, hay que consultarlo previamente con la persona responsable de la coordinación en la Dirección General de FPyEP. Esta necesidad podrá ser tenida en cuenta si no interfiere en el normal desarrollo de los exámenes en los centros de referencia o en sus infraestructuras.
  • En los módulos en los que sea necesario habilitar un buzón para subir archivos a la plataforma, el/la coordinador/a del módulo debe dejar un aviso de esta necesidad empleando el formulario de incidencias con suficiente antelación (mínimo 10 días antes del examen), indicando claramente el nombre del ciclo y módulo y día. El servicio técnico configurará el recurso con la hora de inicio del examen y luego, una vez creados, el profesorado podrá editar el buzón (o tarea) para configurar aquello que necesite, así como para crear las preguntas para el cuestionario e insertarlas en este. Los docentes también serán los encargados de gestionar la visibilidad y disponibilidad de estos recursos.
    
    En el apartado para la solicitud de recursos en el aula virtual para el examen, del correspondiente del Procedimiento examen febrero (PR_EXD_F), se completa la información referida a esta solicitud de recursos.

• La coordinación debe pasarle al profesorado la plantilla para la elaboración de los exámenes y recordarles que:
  • Han de poner un mensaje en el foro y mandar correos con las instrucciones del examen con suficiente antelación. También es conveniente que en ese mensaje se le comente al alumnado el tipo de examen (si es tipo test, si hay parte teórica y práctica, etc.).
  • Las instrucciones en los propios exámenes deben ser claras y concisas, de forma que el alumnado disponga de toda la información necesaria para realizar la prueba. Estas instrucciones han de ir obligatoriamente en el examen. Asimismo, es conveniente indicar el valor de las preguntas para el cálculo de la calificación del examen. En caso de que el alumnado pueda emplear algún material complementario (calculadora, apuntes, etc.) se indicará también como instrucciones en el propio examen.
  • El encabezado de los exámenes debe estar relleno por completo a excepción lógicamente de los datos que ha de rellenar el alumno/a. El nombre del módulo debe estar claramente indicado evitando el empleo de abreviaturas. 
  • El profesorado debe ayudar en todo el procedimiento de examen.

• Los exámenes hay que subirlos a la plataforma en formato PDF teniendo en cuenta que no se pueden hacer cambios una vez subidos, por eso es fundamental que cada profesor/a imprima previamente sus exámenes para comprobar si existe algún error (a la hora de imprimirlos es cuando en muchas ocasiones se “descubren” los fallos).
  

  Una vez revisados se suben al punto de coordinación en formato PDF. El nombre del archivo debe indicar claramente el módulo al que se refiere pudiéndose emplear las siglas que figuran en el documento compartido de estimación de asistencia o en los horarios.

• Preparar los sobres que contendrán los exámenes. En cada sobre se pondrá:
  • IES y nombre del ciclo formativo o curso de especialización.
  • Módulo correspondiente.
  • Fecha y hora del examen.
  • Duración
  • Número de presentados (este dato se rellenará una vez terminado el examen y comprobado el número de exámenes que se guardan en el sobre junto con la hoja de firmas).

• Una vez cerrados los cuestionarios de asistencia en los cursos, la asesoría técnica procederá a su recuento y el resultado obtenido se reflejará en el documento compartido correspondiente. En el plazo indicado en el cronograma, este documento será revisado por el/la coordinador/a de cada centro quien realizará en dicho plazo las modificaciones necesarias en los módulos que impartan, basándose en la información suministrada por su alumnado. Una vez terminado el plazo de revisión, si aún fuese necesario realizar algún ajuste en la asistencia, se enviará un correo al coordinador/a del centro afectado para que lo tenga en cuenta.

• Imprimir los exámenes y/o llevarlos a una fotocopiadora (comprobando previamente la estimación de asistencia) y clasificarlos en sobres por día y hora (tened en cuenta que algunos exámenes tienen dos partes: teoría y práctica). Ojo con los exámenes de los ciclos que se imparten en distintos IES.

• Imprimir el listado de alumnos asistentes con DNI por módulo, para realizar el llamamiento o verificar la identidad.

• Preparar folios en blanco para entregar, con el sello de vuestro centro.

• Preparar los justificantes de asistencia según modelo propuesto, EXD_F09, o bien empleando modelo propio.

• Reservar y preparar el/las aula/s en el centro donde se realizarán los exámenes.

• Revisar que los ordenadores estén equipados con los programas necesarios para la realización de los exámenes prácticos que lo requieran (Microsoft Office, LibreOffice, VirtualBox,...).

• Revisar wiki de necesidades especiales.

• Actualizar la wiki de direcciones y teléfonos del curso de coordinación. Es importante un teléfono de contacto para los días de exámenes.
  

El día anterior al examen:

• Recordar al profesorado que han de estar presentes en los exámenes que vayan a vigilar con la antelación suficiente a su comienzo.

• Distribuir (siguiendo el horario establecido) en una mesa grande por ciclos y por hora los sobres con los exámenes.

• Organizar el SUM (o el aula o aulas de examen) por ciclos formativos para agilizar el reparto de exámenes.