La realización de la evaluación psicopedagógica, tal como se contempla en el artículo 4, de la Orden de 19 de septiembre de 2002, por la que se regula la realización de la evaluación psicopedagógica y el dictamen de escolarización  es competencia de los equipos de orientación educativa (en adelante EOE), en los centros de educación infantil y primaria, de los departamentos de orientación (en adelante DO) en los Institutos de educación secundaria y de los profesionales de la orientación en los centros concertados. Aunque tanto los EOE y los DO están constituidos por personas con diferentes perfiles profesionales adoptando el carácter interdisciplinar que la atribuye la normativa a la realización del evaluación psicopedagógica, la competencia para coordinar el proceso y realizar el informe es exclusiva, según lo establecido  en el mismo artículo 4 de la citada Orden, del profesional con la titulación de psicología, pedagogía o psicopedagogía, que en la actualidad sería el profesional con la especialidad de orientación educativa. Por tanto, es este profesional el único que cumplimenta este informe en el Sistema de Información Séneca, integrando la información proporcionada por todos los agentes que han participado en el proceso de evaluación, y es el único que lo firma electrónicamente con certificado digital o con el Documento de identificación del Docente Andaluz (tarjeta DIPA) tal como se recoge en el apartado 3.4.5 del Protocolo NEAE.

En el apartado 3.4.4 del Protocolo NEAE, sobre evaluación del informe de evaluación psicopedagógica, indica que todo alumnado que haya sido objeto de evaluación psicopedagógica debe contar con un informe. Por tanto, aunque el alumno o alumna no presente necesidades especificas de apoyo educativo se debe elaborar el mismo informe que se cumplimenta en el sistema de información Séneca cuando el alumno o alumna presenta necesidades especificas de apoyo educativo. La única diferencia es que en el apartado de determinación de la necesidades específicas de apoyo educativo se consignará “No presenta”.

El artículo 6 de la Orden de 19 de septiembre de 2002, por la que se regula la realización de la evaluación psicopedagógica y el dictamen de escolarización y el apartado 3.4.6 del Protocolo NEAE, sobre información del contenido del informe de evaluación psicopedagógica, se recoge que tendrán acceso al contenido del informe, los representantes legales del alumno o alumna, o éste en su caso, el tutor o tutora que trasladará la información al equipo docente que lo atiende, el equipo de orientación del centro, el equipo directivo y el Servicio de Inspección.  Si los representantes legales desean obtener copia del informe deberán solicitarlo por escrito a la dirección del centro. El resto pueden acceder al informe en el sistema de información Séneca con el perfil de sólo lectura, es decir podrán ver su contenido pero no modificarlo.

La evaluación psicopedagógica forma parte del procedimiento de escolarización del alumnado con necesidades especificas de apoyo educativo, y de la organización de una atención educativa equitativa. Es por tanto, una actuación que realiza la  Administración en el ejercicio de las potestades que tiene conferidas (arts 71 de la LOE y art. 7 de la Ley 9/1999, de 18 de noviembre, de Solidaridad en la Educación) no siendo necesario pedir la autorización de los padres, madres o representantes legales para su realización. No obstante, la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de Protección de Datos, de Carácter Personal en su artículo 4, recoge que cuando se recaba información de carácter personal, como es el caso de la evaluación psicopedagógica, es necesario informar a los afectados. Asimismo, en su articulo 6 determina que no es necesario pedir el consentimiento para recoger datos de carácter personal en el ejercicio propio de las funciones de la administración. Por ello, en en el apartado 3.4.1 del Protocolo NEAE, se específica la obligación de informar a la familia antes del inicio de la evaluación psicopedagógica pero no de pedir su autorización o consentimiento.

 Si la familia detecta indicios de necesidades específicas de apoyo educativo en su hijo o hija o dispone de de diagnósticos y/o informes externos debe ser comunicado al centro educativo. Para ello, el apartado 2.3.1.2 del Protocolo NEAE, define el siguiente procedimiento:

1. La familia solicitará una entrevista al tutor o tutora con objeto de informar que ha observado que su hijo o hija manifiesta indicios de NEAE.
2. Cuando la familia presente diagnósticos y/o informes externos al centro, el tutor o tutora, le indicará que esta documentación deberá ser presentada en la secretaria del centro para su registro y posterior archivo y custodia en el expediente académico del alumno o alumna por parte del centro.  Asimismo le informará que estos informes de carácter externo son una fuente de información complementaria y no serán sustitutivos de la evaluación psicopedagógica que se realice, si se estima oportuno, desde el centro escolar.
3. En cualquiera de los casos, el tutor o tutora informará a la familia que el equipo docente analizará los indicios detectados y determinará la respuesta educativa más adecuada.
4. Tras esta entrevista, el tutor o tutora convocará la reunión al equipo docente. En esta reunión se realizará un análisis de los indicios de necesidades específicos de apoyo educativo detectados, se valorará la eficacia de las medidas que se vienen aplicando o, en el caso de no haber aplicado aún ninguna medida se decidirán estrategias de intervención para atender a sus necesidades educativas y se concretará un cronograma de seguimiento de las medidas adoptadas.
5. Tras esta reunión el tutor o tutora mantendrá una entrevista con la familia del alumno o alumna con objeto de informarles de las decisiones y acuerdos adoptados. Así mismo en esta entrevista también se establecerán los mecanismos y actuaciones para la participación de la familia.
6. Si tras la aplicación de las medidas referidas en el apartado anterior, durante un período no inferior a tres meses, y según el cronograma de seguimiento establecido, se evidencie que las medidas aplicadas no han resultado suficientes o no se apreciase una mejora de las circunstancias que dieron lugar a la aplicación de las mismas, el tutor realizará el procedimiento de solicitud para la realización de la evaluación psicopedagógica.

En el apartado 3.4.6 del Protocolo NEAE se establece que los padres, madres tutores o guardadores legales podrán solicitar copia del informe de evaluación psicopedagógica mediante escrito dirigido a la dirección del centro en el que se encuentre escolarizado el alumno o la alumna. El equipo directivo entregará la copio del citado informe dejando constancia de la recepción por parte de la familia.

El apartado 3.4.1 del Protocolo NEAE concreta que en caso de progenitores divorciados o separados se actuará según el Protocolo de actuación de los centros docentes en caso de progenitores divorciados o separados, de Viceconsejería de Educación de 6 de junio de 2012, según el cual, ante la ausencia de una notificación, verbal o escrita, de cualquiera de los progenitores sobre la existencia de separación (legal o de derecho, divorcio o cualquiera otra situación que suponga conflicto familiar), toda actuación de ambos progenitores, realizada tanto de forma conjunta como individual, debe ser atendida por el centro presumiendo que obran de manera consensuada en beneficio del menor. Por lo tanto, en este caso, para informar sobre el inicio del proceso de evaluación psicopedagógica debe ser suficiente la presencia y la firma de uno de ellos. Para el alumnado perteneciente a una unidad familiar en la que los progenitores están separados (legalmente o de hecho), o divorciados, manteniendo sólo uno de ellos la patria potestad, la información sobre el inicio del proceso de evaluación psicopedagógica se dará al progenitor que ostenta la patria potestad. En el caso de alumnado perteneciente a una unidad familiar en la que los progenitores están separados (legalmente o de hecho) o divorciados, manteniendo los dos la patria potestad, recayendo la guarda y custodia en ambos o sólo en uno de ellos, se debe informar a ambos progenitores. Todo ello, previa presentación de la copia fehaciente de la última sentencia o auto con las medidas, provisionales o definitivas que regulen las relaciones familiares con posterioridad al divorcio, separación, nulidad o ruptura del vínculo preexistente y siempre que ésta no contenga declaración expresa sobre el particular, a lo que ,en su caso, habría que atenerse estrictamente.

Todas las administraciones tienen la obligación de impulsar, en base a la Ley  9/2007 de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía el uso de los medios electrónicos y telemáticos en la gestión de la información. En el caso de la Consejería de Educación, el Decreto 285/2010, de 11 de mayo, por el que se regula el Sistema de Información Séneca y se establece su utilización para la gestión del sistema educativo andaluz regula que es éste el entorno seguro donde los centros gestionan su información. En el caso de los Informes de evaluación psicopedagógica que contienen información de carácter personal altamente sensible la cumplimentación, archivo y custodia lo constituye el propio sistema Séneca ya que como recoge en el artículo 6 de este Decreto, esta provisto de las medidas técnicas y organizativas que garantizan la confidencialidad y autenticidad, ya que solo las personas autorizadas pueden acceder a la información y tienen que hacerlo mediante contraseña y clave.  Ademas garantiza la disponibilidad y conservación de los datos ya que planifica actuaciones para recuperar la información en caso de avería o fallo del Sistema. Por tanto, los informes de evaluación psicopedagógica deben cumplimentarse y archivarse exclusivamente en sistema de información Séneca.
 
Con respecto a las hojas de respuestas y toda la documentación que se ha generado a lo largo del proceso de evaluación psicopedagógica no es necesario escanearlas y adjuntarlas al informe ya que se consideran instrumentos de trabajo del profesional de la orientación, siendo éste el responsable de la seguridad de estos datos de carácter personal. De acuerdo con el artículo 9 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal el responsable deberá adoptar las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los datos, evitando su alteración, pérdida o acceso no autorizado. Por tanto, es necesario que esta documentación quede archivada en la sede de los EOE y Departamentos de Orientación bajo llave y será necesario elaborar un registro de qué personas y con qué finalidad se consulta dicha información.